Möglichkeiten, Grenzen und Szenarien für den Einsatz des Cloud-Speicherplatzes

OneDrive for Business

Fabian Moritz

Mit der Umbenennung von „SkyDrive Pro“ in „OneDrive for Business“ hat Microsofts Cloud-und Synchronisationsdienst nicht nur einen neuen Namen, sondern auch zahlreiche neue Möglichkeiten und Funktionen bekommen. Die Technologie ermöglicht es Unternehmen, komplett neue Strategien für den digitalen Arbeitsplatz zu adressieren. Dabei eröffnet der Dienst neue Wege für die Cloud-Kunden und bietet zudem auch die Option von Hybridszenarien, bei denen eine On-Premises-Farm mit dem Cloud-Dienst gekoppelt wird. Dieser Artikel stellt Ihnen den neuen Funktionsumfang von OneDrive for Business sowie die unterschiedlichen Möglichkeiten der Integration vor.

OneDrive for Business ist in erster Linie ein Onlinespeicher, auf dem Mitarbeiter von Unternehmen ihre persönlichen und geschäftlichen Dokumente speichern, verteilen, synchronisieren und bearbeiten können. Der webbasierte Dienst ist für den Zugriff von unterschiedlichen Geräten aus optimiert, so können Nutzer nicht nur über ihren bevorzugten Browser, sondern auch über diverse mobile Apps (Windows Phone, iOS oder Android) auf den Dienst zugreifen. Durch die Verfügbarkeit von Office Online lassen sich die in OneDrive for Business gespeicherten Dokumente schnell öffnen und ggf. auch webbasiert bearbeiten. OneDrive for Business steht allen Office-365-Kunden zur Verfügung, kann aber auch als Standalone-Abonnement erworben werden.

Die vielen Bedeutungen des Begriffs „OneDrive“

Dieser Artikel konzentriert sich auf OneDrive for Business als persönlichen Cloud-Speicher für Mitarbeiter eines Unternehmens. Der Begriff „OneDrive“ wird von Microsoft jedoch häufiger genutzt, weshalb diese unterschiedlichen Bedeutungen genauer erläutert werden sollen.

„OneDrive“ ohne den „for Business“-Zusatz ist ein Onlinespeicher für Privatanwender. Ähnlich wie beim Enterprise-Service können Anwender – in diesem Fall Privatpersonen – ihre Daten über unterschiedliche Geräte hinweg abspeichern und mit Freunden teilen.

Zu Verwirrung führt oftmals der verwendete Begriff „OneDrive“ innerhalb der SharePoint-On-Premises- oder Office-365-Oberfläche. Dieser Link in der obersten Navigationsleiste leitet die Nutzer zur Dokumentenbibliothek innerhalb der „My Site“ weiter, die als OneDrive-for-Business-Speicherort fungiert.

Zu guter Letzt ist OneDrive bzw. OneDrive for Business auch ein Synchronisationsdienst, mit dem Dokumente aus einer On-Premises- oder Onlineumgebung mit einem Windows-Client synchronisiert werden können. Hier taucht der Link dann auch in der Windows-Umgebung unterhalb der Favoriten auf. Der Dienst ist Bestandteil von Office 2013, kann aber auch als Standalone-Installation bezogen werden.

Diese vielen Bedeutungen stiften in der Praxis oftmals Verwirrung bei einigen Nutzern. Um nicht gleich die Akzeptanz für den Dienst zu verlieren, sollte hierauf im Rahmen der Einführung von SharePoint oder OneDrive for Business in Form von Schulungen oder anderen Hilfestellungen auf jeden Fall eingegangen werden.

Die neue Art der (Zusammen)Arbeit

Die Speicherung von Daten in Unternehmen ist ein altes, aber auch stets relevantes Thema. Wo sollen Mitarbeiter ihre eigenen Files ablegen? Im User-Home-Verzeichnis? Lokal auf dem PC des Mitarbeiters oder in einer SharePoint My Site? Mit OneDrive for Business liefert Microsoft eine Lösung, die auf der einen Seite mit derzeit maximal einem Terabyte einen vergleichbar günstigen Speicherplatz für Mitarbeiterdokumente bietet, auf der anderen Seite aber auch das „Look and Feel“ eines gewohnten Mediums. Wer es gewohnt ist, mit lokalen oder Netzlaufwerken zu arbeiten, muss durch die Nutzung von OneDrive for Business nicht sofort seine Arbeitsweise umstellen. Der Dienst lässt sich spielend einfach mit dem PC synchronisieren, sodass der Zugriff dem auf einen lokalen Ordner gleicht (Abb. 1).

Abb. 1: OneDrive for Business integriert sich nahtlos in den Windows Explorer

Und nicht nur das. Wer auch von unterwegs Zugriff auf seine Daten haben möchte, kann dies mit der Verwendung einer der zahlreichen Apps erreichen. So steht OneDrive for Business zum Beispiel als Windows-8-, Windows-Phone-, iOS- oder Andoid-Anwendung für Office-365-Abonnenten kostenlos zur Verfügung (Abb. 2). Über die mobilen Apps erhalten die Nutzer mit der gewohnten Touch Experience die Möglichkeit, Dokumente an ihrem OneDrive-for-Business-Speicherort zu suchen, zu öffnen oder auch zu bearbeiten.

Abb. 2: Zugriff von (fast) jedem Gerät aus (Quelle: [2])

Mit einem aktuellen Update hat die Websiteoberfläche auf der einen Seite einen konsistenten Aufbau der Funktionen und Schaltflächen erhalten, zum anderen aber auch eine leistungsstarke Suche. Das Update vereinfacht die Schaltflächen oberhalb der Dokumentenbibliothek, indem die wichtigsten Aktionen (New, Upload, Sync und Share) mit einem Klick verfügbar gemacht wurden (Abb. 3). Außerdem wurden die Suchvorschläge überarbeitet, sodass man nun schnell zu seinem gesuchten Dokument findet (Abb. 4).

Abb. 3: Die neue Menüleiste macht das Auffinden wichtiger Funktionen einfacher (Quelle: [2])

Abb. 4: Dank Suchvorschlägen schneller zum gewünschten Dokument (Quelle: [2])

Dazu liefert OneDrive for Business eine Übersicht der zuletzt bearbeiteten Dokumente, was ebenso der Gebrauchstauglichkeit des Diensts zugutekommt. Mit nur einem Klick erhält der Nutzer eine Übersicht seiner persönlichen Dokumente, ebenso wie eine Liste der gefolgten oder von anderen Nutzern bereitgestellten Dokumente.

Wer nicht über einen Office-Client verfügt, kann Dokumente über Office Online direkt im Browser lesen oder bearbeiten. Die Integration von Yammer in Office 365 bietet dem Anwender die Möglichkeit, über einen Yammer Feed direkt innerhalb eines Dokuments zu kommentieren oder Fragen zu stellen. Diese neue Funktion liefert vor allem im Bereich der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten einen spürbaren Mehrwert für alle Anwender. iPad-Liebhaber können sich darauf freuen, dass sie mit der neuen Office-App nun auch über das Apple-Tablet Office-Dokumente aus OneDrive for Business lesen und bearbeiten können. Bereits in den ersten Wochen nach der Veröffentlichung reagierte der Markt durchweg positiv auf diese Neuerung.

E-Mail, USB-Stick oder eine einfache geschützte Verteilung?

Die Bereitstellung vertraulicher Daten über sichere Kommunikationswege ist eine der ältesten Herausforderungen vieler IT-Abteilungen. Vermutlich verschickt annähernd jeder von uns regelmäßig Dokumente über eine unverschlüsselte E-Mail. Andere Unternehmen behelfen sich mit dem Versand von Datenträgern wie USB-Sticks oder Ähnlichem – ein Weg, der nicht unbedingt als modern und flexibel bezeichnet werden kann. Sollten Sie bereits eine SharePoint-Plattform nutzen, die externe Akteure zulässt, stehen Ihnen schon deutlich mehr Möglichkeiten für den sicheren Datenaustausch zur Verfügung. Problematisch zeigen sich hierbei oft fehlende oder schwerfällige Prozesse, einen neuen Kunden, Lieferanten oder Partner mit einem Benutzerkonto auszustatten. Nicht selten vergehen hierfür in Organisationen einige Tage. Und genau bei diesem Missstand setzt OneDrive for Business mit der Möglichkeit des „External Sharing“ an. Dieses kürzlich verfügbar gemachte Feature ermöglicht es Office-365-Kunden, Dokumente mit externen Nutzern bequem auszutauschen. Externe können hierbei als Gäste (keine Authentifizierung erforderlich) oder explizit über eine Microsoft-ID bzw. einen Office-365-Account eingeladen werden. Der Vorteil daran ist, dass diese Nutzer nicht mehr über den Office Tenant verwaltet werden müssen. Das spart dem Betrieb Zeit und Kosten. Für die externen Nutzer selbst ist diese Option deutlich bequemer, da sie mit ihrem bekannten Account auf die benötigten Informationen zugreifen können. Bei der anonymen Variante wird zum Zugriff eine Art kryptischer Link erzeugt, der dann an den Kommunikationspartner weitergeleitet werden kann (Abb. 5).

Abb. 5: Dokumente lassen sich in OneDrive for Business einfach verteilen

Diese Funktion stellt gegenüber der On-Premises-Variante von OneDrive for Business einen spürbaren Mehrwert für Unternehmen dar, da die Kosten für die Abbildung von Provisionierungsprozessen sowie den allgemeinen Betrieb und Support deutlich geringer sind. Hinzu kommt, dass dieses Feature für den Nutzer eine Erleichterung des Arbeitsalltags darstellt.

Wie kann ich OneDrive for Business erwerben und was kostet es mich?

OneDrive for Business kann entweder als Service von Office 365 mitverwendet oder alternativ als Standalone-Dienst abonniert werden. Die zweite Variante ergibt dann Sinn, wenn OneDrive for Business in einem hybriden Ansatz (SharePoint On-Premises + OneDrive for Business in der Cloud) eingesetzt werden soll. Die Standalone-Variante unterscheidet sich funktional und technisch nicht von der in SharePoint Online integrierten Version. Derzeit stehen allen OneDrive-for-Business-Nutzern 25 Gigabyte Speichervolumen zur Verfügung, Microsoft hat jedoch bereits angekündigt, diese Kapazität auf 1 Terabyte zu erhöhen. Bei Bedarf kann der Speicherplatz gegen eine Gebühr aufgestockt werden.

Die Standalone-Version von OneDrive for Business kann derzeit zum Aktionspreis für 2,5 US-Dollar monatlich pro Nutzer erworben werden. Später soll der Service für 5 US-Dollar erhältlich sein. Office-Anwender mit Software-Assurance und Abonnenten von Office 365 ProPlus zahlen monatlich 1,50...