Praxishandbuch digitale Betriebsprüfung

Anforderungen der neuen GoBD an Buchführung, Datenspeicherung und Datenzugriff

Autor	Michael Goldshteyn, Stefan Thelen
Verlag	Schäffer-Poeschel Verlag
Erscheinungsjahr	2016
Seitenanzahl	230 Seiten
ISBN	9783799269896
Format	PDF/ePUB
Kopierschutz	Wasserzeichen/DRM
Geräte	PC/MAC/eReader/Tablet
Preis	52,99 EUR

Die neuen 'Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)' ersetzen die bisherigen GoBS und die GDPdU. Ziel ist, den Rahmen für die Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form dem technischen Fortschritt anzupassen und die Regelungen zum Datenzugriff der Finanzverwaltung darauf auszurichten. Das Buch gibt einen Überblick über den Anwendungsbereich der GoBD, informiert umfassend über Anforderungen an Belegwesen, Buchhaltung und Datenhaltung, liefert eine detaillierte Anleitung für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und erläutert den Umfang des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung.

Michael Goldshteyn Michael Goldshteyn ist als Senior Manager bei der Baker Tilly Roelfs AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Düsseldorf tätig. Schwerpunkte seiner Tätigkeit bilden die Durchführung von IT-Systemprüfungen, die Vornahme von Datenanalysen sowie die Beratung von Mandanten bei der Umsetzung der Anforderungen an die Ordnungs-mäßigkeit der Buchführung. Stefan Thelen Stefan Thelen ist als IT-Revisor bei der Curacon GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, tätig; als Certified Information Systems Auditor (CISA) gehören insbesondere die Durchführung von IT-Systemprüfungen, Datenanalysen, Migrationsprüfungen sowie Beratungsprojekte zu seinem Aufgabengebiet; er ist er Co-Autor des Buches 'Massendatenanalysen in der Jahresabschlussprüfung', Referent auf Fachveranstaltungen sowie Mitglied der Fachgruppe Datenanalyse der ISACA (Berufsverband der IT-Revisoren, IT-Sicherheitsmanager sowie der IT-Governance-Beauftragten).

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis	8
Autoren	6
Abkürzungsverzeichnis	14
1 Einleitung	16
2 Buchführung	20
2.1 Buchführungspflichten	21
2.1.1 Außersteuerliche bzw. derivative Pflichten	22
2.1.2 Steuerliche bzw. originäre Pflichten	23
2.1.3 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung	23
2.2 Form	25
3 Aufbewahrung	28
3.1 Aufzubewahrende Unterlagen	29
3.1.1 Bücher und Aufzeichnungen	29
3.1.2 Inventare	30
3.1.3 Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz	31
3.1.4 Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen	32
3.1.5 Empfangene und abgesandte Handelsoder Geschäftsbriefe	32
3.1.6 Buchungsbelege	33
3.1.7 Zollanmeldungen	34
3.1.8 Sonstige Unterlagen	34
3.2 Aufbewahrungsfristen	35
3.3 Elektronische Aufbewahrung	35
3.3.1 Bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung	38
3.3.2 Jederzeitige Verfügbarkeit und Lesbarmachung	39
3.3.3 Maschinelle Auswertbarkeit	40
3.4 Scannen von Papierdokumenten	42
3.5 Auslagerung von Daten und Systemwechsel	44
4 Buchführungsverlagerung	46
4.1 Voraussetzungen für die Verlagerung	46
4.1.1 Standort des Datenverarbeitungssystems	47
4.1.1.1 Anforderungen an die Beschlagnahme	47
4.1.1.2 Relevanz der Standortangabe für die Beschlagnahme	48
4.1.2 Benennung des beauftragten Dritten	50
4.1.3 Erfüllung der Mitwirkungspflichten	51
4.1.4 Ermöglichung des Datenzugriffs	52
4.1.4.1 Prüfungsort	54
4.1.4.2 Aufbewahrungsort	55
4.2 Verlagerung bei fehlenden Voraussetzungen	56
4.2.1 Ermessensausübung	57
4.2.2 Nichtelektronische Bücher und Aufzeichnungen	58
4.2.3 Verlagerung aufgrund sachlicher Härten	59
5 Allgemeine Anforderungen	62
5.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit	63
5.1.1 Progressive und retrograde Prüfbarkeit	65
5.1.2 Der sachverständige Dritte	66
5.1.3 Angemessene Zeit	68
5.1.4 Sprache	68
5.1.5 Währung	70
5.1.6 Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole	70
5.2 Grundsatz der Vollständigkeit	71
5.2.1 Erleichterungen und Ausnahmen	74
5.2.2 Aufzeichnung im Ausland und bei Dritten	75
5.2.3 Einrichtung von Kontrollen	76
5.2.4 Verbot der mehrfachen Aufzeichnung	77
5.2.5 Verdichtete Positionen	77
5.2.6 Unterdrückung der Erfassung	78
5.2.7 Verstoß gegen das Vollständigkeitsgebot	79
5.3 Grundsatz der Richtigkeit	79
5.3.1 Materielle Richtigkeit	80
5.3.2 Formelle Richtigkeit	81
5.3.3 Einsatz von DV-Systemen	82
5.3.4 Verstoß gegen den Grundsatz der Richtigkeit	83
5.4 Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen	83
5.4.1 Laufende Verbuchung	86
5.4.2 Unbare Geschäfte	87
5.4.3 Bargeschäfte	88
5.4.4 Sicherungsmaßnahmen	90
5.4.5 Verstoß gegen den Grundsatz der Zeitgerechtheit	91
5.5 Grundsatz der Ordnung	91
5.5.1 Kontenfunktion	93
5.5.2 Übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen	94
5.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit	95
5.6.1 Protokollierungen	98
5.6.2 Nachweis von Kontrollen	99
5.6.3 Rechtsfolge	100
6 Belegfunktion	104
6.1 Belegsicherung	107
6.2 Zuordnung zwischen Beleg und Grund(buch) aufzeichnung oder Buchung	108
6.3 Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege	109
6.3.1 Eindeutige Belegnummer	110
6.3.2 Belegaussteller und -empfänger	111
6.3.3 Zu buchender Betrag	111
6.3.4 Währungsangaben	111
6.3.5 Erläuterung des Geschäftsvorfalls	111
6.3.6 Belegdatum	112
6.3.7 Verantwortlicher Aussteller	112
6.3.8 Buchungsperiode oder Voranmeldungszeitraum	112
6.3.9 Umsatzsteuersatz	113
6.3.10 Umsatzsteuerbetrag	113
6.3.11 Steuerschlüssel	113
6.3.12 Umsatzsteuerkonto	113
6.3.13 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. Steuernummer	113
6.3.14 Weitere Angaben	114
6.4 Verfahrensnachweis	114
7 Journal- und Kontenfunktion	116
7.1 Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen	116
7.2 Verbuchung im Journal — Journalfunktion	118
7.2.1 Buchungsdatum	119
7.2.2 Autorisierung	120
7.2.3 Konto und Gegenkonto	120
7.2.4 Sollund Haben-Betrag	120
7.2.5 Buchungsschlüssel	121
7.2.6 Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls	121
7.3 Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung — Kontenfunktion	121
8 Internes Kontrollsystem	124
8.1 Grundlagen	125
8.1.1 Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen	127
8.1.2 Funktionstrennung	128
8.1.3 Erfassungskontrolle	129
8.1.4 Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe	130
8.1.5 Verarbeitungskontrollen	130
8.1.6 Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten	131
8.2 IKS nach COSO 2013	131
8.2.1 Kontrollumfeld	133
8.2.2 Risikobeurteilung	135
8.2.3 Kontrollaktivitäten	137
8.2.4 Information und Kommunikation	138
8.2.5 Überwachung des IKS	139
8.3 Three Lines of Defense Modell zur Verbesserung des IKS	141
9 Datensicherheit	146
9.1 Grundlagen	148
9.1.1 Datensicherheit	149
9.1.2 Datensicherung	150
9.2 Informationssicherheit	150
9.2.1 Standards zur Umsetzung von Informationssicherheit	150
9.2.2 ISO/IEC 27001 auf Basis von IT-Grundschutz	152
9.2.2.1 ISMS	153
9.2.2.2 Der Informationssicherheitsprozess	156
9.2.2.3 Sicherheitskonzept	157
9.3 Datensicherung	159
9.3.1 Planung, Konzeption und Beschaffung	160
9.3.2 Umsetzung	162
9.3.3 Betrieb und Notfallvorsorge	163
9.4 Notfallmanagement	163
9.4.1 Notfallmanagement — Prozess	164
9.4.2 Konzeption	165
9.4.3 Umsetzung	166
9.4.4 Notfallbewältigung	167
9.4.5 Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung	167
10 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit	168
10.1 Verfahrensdokumentation	169
10.1.1 Grundlagen und Aufbau einer Verfahrensdokumentation	170
10.1.2 Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation	172
10.1.3 Hierarchisch aufgebaute Verfahrensdokumentation	173
10.1.3.1 Allgemeine Beschreibung des Verfahrens	178
10.1.3.2 Anwenderdokumentation	179
10.1.3.3 Technische Systemdokumentation	180
10.1.3.4 Betriebsdokumentation	183
10.1.4 Kritik an der Verfahrensdokumentation	185
11 Datenzugriff	188
11.1 Einleitung	188
11.2 Rahmenbedingungen	189
11.2.1 Im Rahmen einer Außenprüfung	189
11.2.2 Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen	191
11.2.3 Mithilfe des DV-Systems erstellt	192
11.3 Prüfungsmodalitäten	194
11.3.1 Verfahrensprüfung	194
11.3.2 Erstqualifikationsrecht	196
11.3.3 Verwertungsverbot	198
11.4 Datenzugriffsformen	200
11.4.1 Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)	200
11.4.1.1 Hardund Software des Steuerpflichtigen	200
11.4.1.2 Analysesoftware und Dateidownload	201
11.4.1.3 Meta-, Stammund Bewegungsdaten	202
11.4.1.4 Veränderung der Daten	203
11.4.1.5 Lesen und Analysieren	203
11.4.1.6 Vorhandene Auswertungsmöglichkeiten	205
11.4.2 Mittelbarer Datenzugriff (Z2)	207
11.4.3 Datenträgerüberlassung (Z3)	208
11.4.3.1 Datenumfang	209
11.4.3.2 Exportmodalitäten	211
11.4.3.3 Datenformate	212
11.4.3.4 Beschreibungsstandard	213
11.4.3.5 Datenträger	214
11.4.3.6 Eingriffsverbot	214
11.4.3.7 Prüfungsort	215
11.4.3.8 Rückgabe des Datenträgers	215
11.4.3.9 Vorgehensweise der Finanzverwaltung bei der Datenträgerüberlassung	216
11.5 Umfang der Mitwirkungspflicht	218
11.5.1 Mitwirkungspflichten bei Z1	219
11.5.2 Mitwirkungspflichten bei Z2	220
11.5.3 Mitwirkungspflichten bei Z3	222
12 Zertifikate und Softwarebescheinigungen	224
12.1 Verbindliche Auskunft nach 89 Abs. 2 AO und Auskünfte im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung	224
12.2 Softwarebescheinigung nach IDW PS 880	225
12.3 Projektbegleitende Prüfung nach IDW PS 850	226
12.4 Prüfung des IKS für ausgelagerte Funktionen nach IDW PS 951	227
12.5 Zertifizierung der Informationssicherheit	229
12.6 Fazit	229
13 Sanktionen	232
13.1 Schätzung der Besteuerungsgrundlagen	232
13.2 Verlust steuerlicher Vergünstigungen	233
13.3 Verzögerungsgeld	234
13.4 Zwangsmaßnahmen	235
13.5 Straf- und Bußgelder	235
Literaturverzeichnis	236
Stichwortverzeichnis	242

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