Im ersten Kapitel haben wir bereits darauf hingewiesen, dass Sie von Ihrem Vorgesetzten grundlegende Informationen benötigen, bevor Sie mit der eigentlichen Planung Ihrer Veranstaltung beginnen können.

Welche Daten Gegenstand in der nun folgenden Phase der Veranstaltungsplanung sind und was Sie dabei im Einzelnen unbedingt berücksichtigen sollten, erfahren Sie im Folgenden:

Bei der Planung ist das Festlegen von Veranstaltungszielen von zentraler Bedeutung. Als Organisator muss Ihnen bekannt sein, warum eine Veranstaltung durchgeführt wird bzw. was damit bei den Teilnehmern erreicht werden soll.

Aber: Welche Ziele können Sie mit einer Veranstaltung überhaupt erreichen? Die Antwort bietet Ihnen die folgende Übersicht:

Bedenken Sie, dass das Ziel einer Veranstaltung für die Auswahl des Veranstaltungstyps immer entscheidend ist. Welche Veranstaltungstypen es gibt und wie sich diese unterscheiden, haben Sie bereits im ersten Kapitel kennen gelernt. Bedenken Sie, dass die Zieldefinition außerdem ausschlaggebend ist für den ausgewählten Teilnehmerkreis und somit die Anzahl der Teilnehmer.

Aus den vorangegangenen Ausführungen wird ersichtlich, dass das Festlegen von Zielen deshalb von so großer Bedeutung ist, weil daraus weitere wesentliche Plandaten abgeleitet werden. Ziele stellen angestrebte Sollgrößen dar und legen fest, was im Rahmen der Veranstaltung erreicht werden soll. Sie geben Ihnen als Organisator folglich »Orientierung« bei der eigentlichen Veranstaltungsplanung und -durchführung.

Dass dem Setzen und Verfolgen von Zielen eine große Bedeutung zukommt, belegt eine »Langzeit-Untersuchung«, die in den 1960er-Jahren an der Yale-Universität startete.

Damals führte die Yale-Universität eine mündliche Befragung von Studenten im letzten Semester durch. Thema der Befragung war die »persönliche Zukunftsplanung«. Die Yale-Universität untersuchte, ob die Studenten bei ihrer Zukunftsplanung ein klares, konkretes Ziel niedergeschrieben hatten und darüber hinaus einen schriftlichen Zukunftsplan erstellt hatten. Das Ergebnis der mündlichen Befragung ergab, dass eine Zielsetzung und Planerstellung nur 3 Prozent der Befragten vorweisen konnten.

20 Jahre später interviewten die Forscher die überlebenden Teilnehmer der Studie von damals noch einmal. Das Ergebnis war erstaunlich. Die 3 Prozent von damals, die sich schriftlich Ziele gesetzt und einen schriftlichen Plan erstellt hatten, waren erfolgreicher als die restlichen 97 Prozent. (Obermann + Schiel 2000, S. 132)

Übertragen auf die Veranstaltungsplanung bedeutet dies, dass Sie als Organisator von vornherein den Erfolg einer Veranstaltung maßgeblich durch Ihre Vorgehens- und Arbeitsweise beeinflussen können. Setzen Sie Ziele und schreiben Sie diese schriftlich nieder!

Das schriftliche Formulieren von Veranstaltungszielen hat noch einen weiteren Vorteil: Es ermöglicht eine nachträgliche Kontrolle des Veranstaltungserfolgs im Vergleich zu den Vorgaben.

Ein häufiges Problem besteht bei Veranstaltungen, bei denen weder Ziele noch sonstige Plandaten schriftlich formuliert werden, darin, dass die Organisatoren ihr Bestes geben, aber die Vorgesetzten mit dem Ergebnis der Veranstaltung dennoch unzufrieden sind. Die Ursache liegt häufig darin, dass die Vorstellungen des Vorgesetzten nicht konkretisiert wurden und der Organisator die Veranstaltung nach bestem Wissen umsetzt, aber eben nicht den Vorstellungen entsprechend. Bedauerlicherweise werden die Organisatoren trotz ihres überdurchschnittlichen Einsatzes zur Verantwortung gezogen, was wiederum zu einer großen Frustration führt.

Halten Sie aus Gründen der besseren Orientierung und der Absicherung die Ziele und alle weiteren Plandaten der Veranstaltung schriftlich fest. Lassen Sie sich diese Plandaten schriftlich bestätigen, um Abweichungen bereits im Vorfeld zu vermeiden. Sie gewährleisten damit, nur für solche Planabweichungen zur Verantwortung gezogen zu werden, von denen Sie tatsächlich Kenntnis hatten.

Um in Erfahrung zu bringen, ob die zuvor festgelegten Ziele nach Beendigung der Veranstaltung auch tatsächlich erreicht wurden, sollten Sie die Veranstaltungsziele nach bestimmten Kriterien festlegen.

Wie Sie Veranstaltungsziele definieren sollten

Mit der beschriebenen Art der Zieldefinition legen Sie den Grundstein, um nachträglich eine Erfolgskontrolle überhaupt durchführen zu können. Sie erhalten damit die Möglichkeit, festzustellen, ob Sie die zuvor festgelegten Ziele tatsächlich erreicht haben und in welchem Umfang.

Im direkten Zusammenhang mit der Definition von Veranstaltungszielen steht die Festlegung des Teilnehmerkreises, für den Sie die Veranstaltung ausrichten sollen.

Als Veranstaltungsmanager ist es Ihre Aufgabe, eine Veranstaltung zu planen, durch die zuvor festlegte Veranstaltungsziele bei einem »exakt bestimmten Teilnehmerkreis« realisiert werden. Je präziser Ihre Kenntnis über diesen Teilnehmerkreis ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, eine erfolgreiche Veranstaltung umzusetzen.

Beherzigen Sie das »Gebot der Teilnehmerorientierung«, d.h., stellen Sie stets die Bedürfnisse und Wünsche der jeweiligen Teilnehmer in den Mittelpunkt.

Planen Sie keine Veranstaltung, die nur den Vorstellungen Ihres Vorgesetzten oder den Ihren entspricht. Dies könnte zum Scheitern der gesamten Veranstaltung führen.

Die Frage lautet deshalb: Wer soll an der Veranstaltung teilnehmen und mit wem haben Sie es zu tun?

Soll die Veranstaltung für einen »internen Teilnehmerkreis«, wie z.B. die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, ausgerichtet werden, dann haben Sie einen Vorteil, denn Sie kennen einen Großteil der Belegschaft und können diesen Teilnehmerkreis sehr gut einschätzen. Außerdem kann die Personalabteilung Ihnen eine große Unterstützung sein. Sie kann Ihnen wichtige Informationen liefern, über die Sie vielleicht noch nicht verfügen. Wie hoch ist der Frauen- bzw. Männeranteil in der Belegschaft und wie sieht die Altersstruktur aus? Mit welchen Nationalitäten und mit welchen unterschiedlichen Religionen haben Sie es zu tun?

Berücksichtigen Sie, dass beispielsweise in Sachen »Bewirtung« zwischen den Geschlechtern unterschiedliche Vorlieben existieren. Das weibliche Geschlecht bevorzugt vielfach eher leichte Speisen. Das männliche Geschlecht hingegen zieht häufig deftige Gerichte der eher feinen Küche vor. Auch bei den Getränken sind die Geschmäcker verschieden; Frauen trinken lieber ein Glas Prosecco oder Wein und alkoholfreie Getränke, Männer hingegen trinken lieber ein frisches Pils oder ein Bier vom Fass.

Bedenken Sie außerdem, dass bei Mitarbeitern moslemischen Glaubens der Genuss von Alkohol und Schweinefleisch auf Grund der Religion nicht zulässig ist. Außerdem können auch Vegetarier in Ihrer Belegschaft vertreten sein. Achten Sie bei der Bewirtung deshalb darauf, auch für diesen Personenkreis ein Angebot an Speisen bereitzuhalten.

Häufig wird die Überlegung angestellt, auch die Partner der Mitarbeiter und deren Kinder beispielsweise bei einem »Tag der offen Tür« mit einzuladen. Anzuraten ist eine Einbeziehung der Partner der Teilnehmer immer dann, wenn eine Veranstaltung am Wochenende stattfinden soll. Dies gilt für interne wie für externe Veranstaltungen gleichermaßen. Bei der Tendenz zu immer mehr Arbeitsstunden im Berufsleben wird die Freizeit für Paare und Familien zu einem immer wertvolleren Gut. Legen Sie den Veranstaltungstermin auf ein Wochenende und laden die Angehörigen nicht mit ein, müssen Sie ggf. mit einer geringen Teilnahme der Belegschaft rechnen.

Was müssen Sie als Organisator bedenken, wenn nicht nur die Partner Ihrer Mitarbeiter, sondern auch...