Praktisch ist die Digitalisierung für Prozessabläufe schon seit vielen Jahren. So richtig als Chance für Geschäftserfolg wurde sie erst mit dem Trend zum Home-Office wahrgenommen. Selbst kleinste Unternehmen können damit Freiraum in der Ressourcenplanung und Leistungsfähigkeit schaffen.

Planbarer Kostenfaktor durch smarte Bürotechnik

Telefonanlagen, Drucker, Fax, PC und weitere Bürotechnik müssen gleich bei Firmengründung angeschafft werden. Kleine Firmen beschränken sich wegen knapper Budgets auf Einzelanschaffungen und erweitern diese nach und nach. Das kann teuer werden und führt oft dazu, dass sich die Technik untereinander nicht oder nur mit teuren Erweiterungen vernetzen lässt. Dabei ist die Digitalisierung bereits hier ein Sparfaktor. Wenn alle Technik miteinander verknüpft ist, arbeiten alle Geräte effizient zusammen. Ein einzelnes Ansteuern erfolgt vom Hauptgerät aus statt vorher einzeln. Verbindungsstörungen sind nahezu ausgeschlossen, da die Rufe über WLAN und nicht mehr über fest installierte Kabel drahtlos ankommen.

Bessere Mobilität bei optimaler Erreichbarkeit

Im Zuge der Digitalisierung ist es nötig, von überall in jeder Arbeitssituation für Chef und Kollegen, eventuell auch für Kunden und Geschäftspartner erreichbar zu sein. Eine digitale Lösung dafür ist die cloud-basierte Kommunikation. Bisher genutzte ISDN-Technik kann dafür ohne Extraanschaffung über Verträge deutscher Telefonanbieter in eine IP-Telefonie-Infrastruktur integriert werden. Eine komplette Umstellung lohnt sich für Firmen, die gleichzeitig mit Filialen oder Standorten aktiv sind und entsprechend räumlich übergreifend miteinander kommunizieren müssen. Selbst für Einzelunternehmer mit häufiger Reisetätigkeit ist Cloud-Telefonie die Kommunikationslösung der Zukunft.

Mehr organisatorischer Freiraum

Vertriebsautomatisierung, Aktenpflege oder verschlüsselter Datenaustausch laufen mit digitaler Bürotechnik unsichtbar und sicher ab. Allein durch die Automatisierung fallen Fehlerquellen bei der Dateneingabe und Befehlsansteuerung weg. Mögliche Fehlprozesse erkennt die smarte Technik und meldet sie. Viele Geschäftsprozesse müssen nicht länger in Archiven voller Papierkram gelagert werden. Jetzt sind sie sicher auf digitalen Speichermedien verwahrt, gerne in der gewohnten Chronologie oder alphabetisch, passend zum jeweiligen Geschäftsmodell.

Neue, digitale Geschäftszentrale

Das einstige »Fräulein vom Amt« ist im digitalen Zeitalter mit anderen Tätigkeiten beschäftigt. Denn eine IP-Telefonanlage verbindet automatisch, parkt Anrufer in der Warteschleife, zeichnet Telefonansagen auf und sorgt für klare Sprachverständlichkeit selbst bei Anrufen in schlechter Qualität. Kontaktnummern werden chronologisch gespeichert, Kontakte bei Anruf angezeigt. Auch im kleinen Unternehmen oder gar beim Einzelunternehmer beschleunigt das kommunikative Geschäftsabläufe deutlich. Frei gewordene menschliche Ressourcen bedeuten bei lohnenswerter Investition gleichzeitig mehr Handlungsfreiheit.

Digitale Telefonlösungen für kleine Firmen

Ein kleines Unternehmen muss sich bei einer digitalen Telefonanlage auf Grundfunktionen verlassen können. Einfache Installation, leichte Konfiguration und zeitsparende Verwaltung müssen gewährleistet sein. Praktischer Nebeneffekt der digitalen Kommunikation ist die Erweiterungsfähigkeit ohne nötige Neuanschaffungen von Hardware. Mehr Nebenstellen, mehr Anschlüsse oder künftige integrierte Business-Anwendungen sind mit wenigen Klicks eingerichtet und in wenigen Minuten betriebsbereit. Es lässt sich durchaus feststellen, dass ein kleines Unternehmen mit der Digitalisierung wächst und sein Wachstum mit der Digitalisierung schnell möglich wird.

Fazit:

Kleine Firmen sind teilweise aus Mangel an Kenntnissen noch nicht bereit zur Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Kosten für nötige Hardware und Umstellungen wirken erheblich. Doch ermöglicht dieser neue Schritt viel mehr Freiraum bei modernen Kommunikationslösungen, technischer Vernetzung und smarter Aktenpflege.

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