Syrgenstein – Die lernende Erfassungssoftware AutoClick von der One Click Solutions GmbH ist ein vielseitiges Erfassungstool, einsetzbar für unterschiedliche Anwendungen. Dazu zeigt der Hersteller auf der CeBIT 2011 am Stand der windream GmbH (Halle 3/ Stand J20) in Hannover in verschiedenen Szenarien, wie AutoClick Erfassungsprozesse in Unternehmen optimieren kann. Angefangen von der automatischen Belegtrennung über die Einbindung von LookUp-Daten bis hin zur Positionsdatenerfassung in Rechnungen, um detaillierte Werte für die Rechnungseingangsprüfung zu generieren.
Die vielseitige Einsetzbarkeit macht die lernende und modulare Erfassungssoftware AutoClick zu einem Standardwerkzeug im Capturing-Bereich. Sowohl strukturierte Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge als auch unstrukturierte wie Korrespondenz, Bewerbungen oder Reklamationen sind mit diesem Werkzeug effizient verarbeitbar. Die dazu notwendigen Erfassungs-Layouts lassen sich schnell und einfach über eine grafische Benutzeroberfläche erstellen. Die Anbindung an Back-Office-Systeme wie z.B. das ECM-System windream erfolgt über vorhandene XML-, CSV- oder SQL-Schnittstellen.
Bereits bei der Belegtrennung zeigt sich die Vielseitigkeit. AutoClick erkennt alle üblichen Barcodes und kann sie auswerten. Des Weiteren können aber auch Trennblätter, Patch Codes, Schlüsselwörter oder „schwarze „Ecken“ zur Belegtrennung verwendet werden. Unterschiedliche Belegtrennungen können auch parallel verarbeitet werden, denn AutoClick kann jede einzelne Queue, in der die Belege zugeführt werden, individuell behandeln. Das bietet ein hohes Maß an Flexibilität.
Gerade bei größeren Belegvolumina ist das stapelweise Verarbeiten von Belegen ein grundsätzlich notwendiges Feature, das AutoClick beherrscht. Zudem bietet das Tool noch die Möglichkeit, die zugeführten Stapel zu verwalten. Dabei können einzelne Stapel direkt angewählt und analysiert werden. So gibt AutoClick z.B. darüber Auskunft, welche Belege noch nicht automatisch gelesen wurden bzw. wo noch Validierungsbedarf besteht. Stapel, die abschließend an ein Back-Office-System übergeben wurden, werden automatisch gelöscht.
Typische LookUp-Daten wie Lieferantennummer oder Lieferanteneckdaten werden automatisch beim Auslesen ergänzt oder mit den Belegdaten abgeglichen. Abweichungen können dann manuell oder – je nach Konfiguration – automatisch behandelt werden.
Insbesondere bei Rechnungen kann AutoClick die erfassten Informationen vorab automatisiert validieren. So wird z.B. überprüft, ob die erfassten Brutto-, Netto- und Mehrtwertsteuer-Beträge zueinander passen sind. Ebenso kann automatisch überprüft werden, ob eine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Umsatz-ID-Nummer etc.).
Auch beim Auslesen von Positionsdaten in Lieferscheinen, Rechnungen oder Avisen zeigt sich die Leistungsfähigkeit von AutoClick. Einmal in wenigen Schritten antrainiert, liest das Tool sogar mehrseitige Belege zuverlässig aus. Dies wird vor allem dann erforderlich, wenn anschließend in Workflows wie z.B. dem windream BPM die Rechnungsprüfung auf Positionsdaten-Ebene durchgeführt werden soll.
Bei unstrukturierten Dokumenten wie z.B. Korrespondenzschreiben oder Bewerbungen lassen sich die Feldinformationen einfach per manuellem Anklicken auf dem Beleg erfassen. Ohne „drag & drop“ oder „copy & paste“; einfach die Begriffe anklicken, und sie werden automatisch sicher, zuverlässig und sehr schnell übernommen. Was dabei vor allem beeindruckt, ist die intuitive und einfache Bedienung der Software. So werden z.B. alle relevanten Funktionen direkt über Buttons angewählt.
Damit ist AutoClick ein echter Allrounder, der den Erfassungsprozess optimiert und damit die Erfassungskosten signifikant reduziert.
One Click Solutions GmbH
Die One Click Solutions GmbH ist Hersteller von Produkten und Software-Lösungen rund um den Bereich Belegerfassung. Im Fokus stehen dabei die eigenen Produkte ClickWizard, ClickReader und AutoClick, deren Verfahren patentiert sind. Zudem ist One Click Solutions ein Systemhaus mit den Lösungsschwerpunkten ECM, EIMS, Workflow und Capturing.
Das Unternehmen wurde im März 2006 gegründet. Der Vertrieb erfolgt direkt und über Vertriebspartner europaweit. Im Juli 2006 wurde eine Partnerschaft mit der windream GmbH vereinbart. Zum Kundenkreis zählen u.a. E.ON Ruhrgas, MAN Ferrostaal Automotive GmbH, SÜDWÄRME Gesellschaft für Energielieferung AG, Watt Deutschland GmbH, Hans Henglein & Sohn GmbH, FleetCompany GmbH, Deutscher Tierschutzbund e.V. und die Freckenhorster Werkstätten (Caritas).
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Über die windream GmbH
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das ECM-System windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit rund 60 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika sowie in Australien und Neuseeland. Zum Kundenkreis zählen renommierte und auch internatio¬nal operierende Unternehmen wie zum Beispiel die John-Deere-Werke, die Deutz AG, die Dürr AG, die Bayer AG, die Koenig & Bauer AG sowie die Deutsche Bundesbank.
Über das Enterprise-Content-Management-System windream
windream, seit 2003 auch weltweit patentgeschützt, gilt als technologisch führende Lösung für die Erfas¬sung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office-Bereich als auch im SAP-Umfeld. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein Dokumenten-Management-System in ein Betriebssystem integriert.
windream wird in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen und in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt. Zahlreiche Integrationen in Produkte von Drittanbietern runden das Portfolio ab. Zu den verfügbaren Produkten zählen Anbindungen an ERP-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme ebenso wie Integrationen in Knowledge-Management-, Groupware- und Imaging/ Data-Capturing-Lösungen sowie in verschiedenste branchenspezifische Anwendungen. windream hat als Teilnehmer an der BARC-Studie „Enterprise Content Management“ ein überragendes Ergebnis in allen Testdisziplinen erzielt.
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