Behördenkonforme X-Rechnungen erzeugen, dies erledigt die Unternehmensgruppe Pneuhage über ihre neue Plattform für digitale Kommunikation, das MailCenter von munich enterprise software. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform aber auch eine bessere Kundenpflege: Statt anonymer, gesichtsloser Rechnungs-Mails aus SAP her-aus erhalten die Debitoren von Pneuhage personalisierte E-Mails mit Kontaktperson und direkter Rückkopplungsmöglichkeit.
Rechnungsversand aus SAP heraus ist eine schmucklose Angelegenheit: Per E-Mail erhält der Empfänger sein Rechnungsdokument; ein Betreff ist noch möglich, aber sonst: keine ordentliche Signatur, kein Begleittext im Corporate Design. Anhänge beifügen funktioniert auch nicht. Dafür ist immer eine gesonderte E-Mail erforderlich, und das bedeutet zusätzlichen Aufwand für die Beschäftigten der Pneuhage Service GmbH, welche die Key-Accounts (Leasinggesellschaften, größere Firmen-Fuhrparks, Speditionen) der Pneuhage-Gruppe betreut. Mit anonymen, gesichtslosen Mails von einem Massen-Server möchte man dort seine Kunden eigentlich nicht abfertigen.
Die Notwendigkeit, künftig XRechnungen erstellen zu müssen, war Anlass für den Groß- und Einzelhändler, technologisch aufzurüsten. Seit April 2020 müssen öffentliche Auftraggeber gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU (sowie Gesetzen und Verordnungen von Bund und Ländern zu deren Umsetzung) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Pneuhage zählt rund 60 Kunden aus dem öffentlichen Sektor. Der Betrieb einer neuen, SAP-integrierten Plattform für digitale Kommunikation, dem MailCenter der munich enter-prise software gmbh aus München, eröffnet dem Unternehmen ganz neue Kommunikationsmöglichkeiten aus SAP heraus – für sämtliche Faktura, aber auch Aufträge, Lieferscheine und weitere Dokumentarten.
Keine gesichtslosen E-Mails mehr
Statt leere Rechnungs-E-Mails aus SAP heraus erstellt die Software PDF-Rechnungen im erforderlichen Format (ZUGFeRD, XRechnung bis zur jüngsten Version 2.1). Per E-Mail gehen diese an den Kunden und bieten dabei gleichzeitig Möglichkeiten des Dialogs. Über das MailCenter kann der Kunde direkt auf die Rechnung reagieren und Fragen stellen – mit Signatur und Textfeld. Es gibt eine „richtige“ E-Mailadresse (kein no-reply) mit echten Menschen dahinter. Die Antwort wird damit von der entsprechenden Abteilung bei Pneuhage sogleich bearbeitet und beantwortet. „Früher gingen solche Fragen in´s Nirvana“, erzählt Luigi Borella, Projektbetreuer im Bereich Warenwirtschaft/ERP und Berater für SAP-Themen bei der Pneuhage Gruppe.
Für die Geschäftspartner ist diese Möglichkeit des direkten Dialogs eine deutliche Verbesse-rung des Kundenservice. Sie fühlen sich gut betreut, wenn sie ihre Rechnung nicht von einem Server bekommen, mit dem sie nicht kommunizieren können. Und auch die Beschäftigten in den Abteilungen bei Pneuhage sind zufriedener. Viele Fragen betreffen nämlich nicht die Rechnung direkt, sondern auch Adressänderungen, neue E-Mail-Adressen und dergleichen. Solche Informationen lassen sich dem Lieferanten über das MailCenter einfach mitteilen. Luigi Borella: „So sorgt die Software gleichzeitig für eine bessere Debitorenverwaltung und saubere, stets aktuelle Stammdaten in unserer Buchhaltung.“
Vollständige Einbettung in SAP
Drei Hersteller hatte Pneuhage geladen, ihre Lösungen für eine Kommunikation aus SAP her-aus zu präsentieren. „Bei munich enterprise software war die Produktvorstellung mit Abstand am besten“, berichtet Luigi Borella. „Deren Fachleute denken sich in die Situation des Kunden hinein und haben für jede Fachfrage eine fundierte Antwort. Wir wurden hier einfach sehr gut abgeholt.“ Als Vorteil der Lösung erachtet das IT-Team auch die vollständige Einbettung des Mailcenters in SAP. Dies macht es bei Customizingaufgaben einfach, sich schnell zurechtzufinden. „Wer sich mit SAP auskennt, weiß, wo er im MailCenter klicken muss. Es ist wie das eigentliche SAP-ERP.“
Mit einem Probekunden testete das Unternehmen die neue Kommunikationsplattform zunächst, anschließend wurden Versorger wie Stadtwerke oder Müllabfuhren hinzugenommen, die von Pneuhage XRechnungen erhalten – im ersten Schritt 30 der insgesamt 60 Kunden im öffentlichen Sektor. „Kurioserweise waren die meisten anfangs technisch noch gar nicht in der Lage, das neue Rechnungsformat anzunehmen“, schmunzelt Luigi Borella. Mittlerweile sind viele Behörden nachgezogen; die neueste Version XRechnung 2.1 können dennoch erst nur wenige verarbeiten.
Zehn Verkaufsorganisationen (Einzelhandel und Großhandel) mit über 190 Niederlassungen der Pneuhage Gruppe verschicken mittlerweile XRechnungen mit dem MailCenter, insgesamt sind es rund 7.500 Dokumente monatlich. Privatkunden erhalten normale PDF-Rechnungen; hier kommen mehrere Tausend Faktura-Belege (Rechnungen, Gutschriften, Stornos) zusammen, in guten Monaten oft in fünfstelliger Höhe. Für den internen Rechnungsversand zwischen den Verkaufsorganisationen kommt das MailCenter ebenfalls zum Einsatz.
Auch Mahnungen wollen schöngemacht werden
Auftrag, Lieferschein, Faktura – die komplette Dreifaltigkeit im SAP-Kosmos lässt sich über die neue Kommunikationsplattform abdecken. Nach den Faktura will Pneuhage demnächst auch den Versand von Lieferscheinen sowie Mahnungen darüber organisieren. Auch letztere werden traditionell gesichtslos old-school aus SAP heraus verschickt. Das MailCenter sorgt für die notwendige Kosmetik. Wer weiß? So mancher säumige Zahler kommt der nachträglichen Aufforderung womöglich sogar eher nach, wenn sie nicht von einer gesichtslosen Maschine kommt, sondern personalisiert und interaktiv.
Pneuhage-Gruppe
Die 1953 gegründete inhabergeführte Pneuhage-Gruppe (2.300 Beschäftigte, Jahresumsatz 2020: rd. 660 Mio. Euro) betreibt mehr als 170 eigene Reifendienste in Deutschland. Mit über 600 Nfz-Reifenpartnern leistet man über das Netzwerk PNEUNET europaweit Flottenservice. Der firmeneigene Großhandel Interpneu sorgt für ein vielfältiges Sortiment und schnelle Verfügbarkeit. Neben 1,3 Millionen Reifen für Pkw und Transporter sind 50.000 Lkw-Reifen sowie mehrere Tausend Reifen für Ackerschlepper, Baumaschinen und Transportern auf Lager. Da-runter sind auch die exklusiv vertriebenen Lkw-Reifenmarken Westlake und Yokohma sowie Industriereifen von GRI, die auf der NUFAM gezeigt werden.