(Berlin) Besucher der CeBIT haben auch in diesem Jahr Gelegenheit, sich umfassend über Einsatzgebiete, Nutzen und Weiterentwicklungen des PDF/A-Formates zu informieren. Anlaufstelle dafür ist der Messestand des PDF/A Competence Center, der beim Kooperationspartner VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (Halle 3, Stand D34) zu finden ist. Vertreter der Mitgliedsfirmen actino, callas software, Four Pees, intarsys, LuraTech sowie Zöller & Partner zeigen die erweiterten Nutzungsmöglichkeiten des ISO-Standards für Langzeitarchivierung im PDF-Format, die sich durch den bevorstehenden Normteil PDF/A-2 ergeben. Darüber hinaus stehen sie zu Fragen rund um die wachsende Familie von PDF-Standards im DMS/ECM-Umfeld zur Verfügung. Das PDF/A Competence Center ist in diesem Jahr bereits zum fünften Mal auf der CeBIT vertreten.

Seit seiner ISO-Zertifizierung 2005 hat sich PDF/A sukzessiv als bevorzugtes Archivierungsformat etabliert. Immer mehr Unternehmen und Behörden nutzen die Vorteile des von der ISO standardisierten Formates und profitieren damit unter anderem von Layouttreue und Volltextdurchsuchbarkeit ihrer PDF/A-Dokumente. In diesem Jahr steht die Veröffentlichung des Normteils PDF/A-2 an. Dieser beinhaltet Funktionen, die erst mit PDF ab der Version 1.5 verfügbar wurden. Hierzu zählen die Aufnahme des leistungsfähigen Kompressionsverfahrens JPEG2000, das Zusammenfügen von PDF/A-Dateien via Collections und die Verwendung von elektronischen Signaturen gemäß dem PadES-Standard, den das European Telecommunications Standards Institute herausgegeben hat. „PDF/A existiert als ISO-Standard bereits mehr als fünf Jahre. Seitdem hat sich PDF massiv weiterwickelt“, erläutert Olaf Drümmer Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center. „Basierte PDF/A-1 auf der Version 1.4 von PDF, so dient bei PDF/A-2 die Version 1.7 mit ihren funktionalen Erweiterungen als Grundlage. „Es hängt alleinig von individuellen Anforderungen des Projekts ab, ob PDF/A-1 oder PDF/A-2 eingesetzt werden sollte.“

Darüber hinaus haben sich zahlreiche weitere PDF-Standards im DMS/ECM-Bereich entwickelt, über die der internationale Verband ebenfalls auf der CeBIT informiert. Von besonderem Interesse dürften hierbei vor allem PDF/VT und PDF/UA sein.

PDF/VT – V steht für variablen Datendruck und T für Transaktionsdruck –adressiert insbesondere den Prepress- und Print-Bereich und definiert ein interoperables Datenformat für den hochvolumigen Druck variabler Daten.
PDF/UA – UA steht für Universal Accessibility, also Barrierefreiheit –hingegen soll dafür sorgen, dass Inhalte von PDF-Dateien so strukturiert sind, dass sie mittels technischer Hilfsmittel, etwa in Form von Sprachausgabe, zugänglich werden. Der barrierefreie Zugang zu Dokumentinhalten gewinnt gerade im amerikanischen und europäischen Behörden- und Verwaltungsbereich zunehmend an Bedeutung.

Weitere Standards sind PDF/X, PDF/E und nicht zuletzt das PDF-Format als solches, das mit der Version 1.7 als ISO-Standard 32000-1 ratifiziert wurde. PDF/X – X steht für eXchange – wurde als erster PDF-Standard bereits 2001 veröffentlicht und sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch in der Druckindustrie. PDF/E – E steht für Engineering – ist insbesondere für technische Dokumente relevant. Es gewährleistet die Zusammenführung komplexer Engineering-Daten in einem einzigen PDF-Dokument sowie die Unterstützung des sicheren Austauschs von Kommentaren.
In sogenannten Special Interest Groups (SIGs), die jeweils über eine technische und eine Marketing-Arbeitsgruppe verfügen, engagieren sich die Mitglieder des PDF/A Competence Center, um den Informations- und Erfahrungsaustausch rund um diese Standards voranzutreiben.

Neben der thematischen Erweiterung dehnt das PDF/A Competence Center auch seine internationalen Aktivitäten aus. In BeNeLux, Frankreich, Italien, Großbritannien und den USA bestehen jetzt aktive Ländergruppen. Darüber hinaus sind seit dem vergangenen Jahr mit Duff Johnson und Stewart Rogers zwei Repräsentanten aus den USA und Großbritannien im Vorstand vertreten, was den internationalen Anspruch des Verbandes unterstreicht. Schließlich ist die CeBIT als international führende ITK-Messe ein idealer Treffpunkt für PDF/A-Interessierte aus aller Welt.

Über PDF/A

PDF/A ist der ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugten Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat.

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Appligent Document Solutions Inc., callas software GmbH, Compart AG, Crawford Technologies Inc., intarsys consulting GmbH und LuraTech Europe GmbH zusammen. Innerhalb von weniger als zwei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus mehr als 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglieder bei. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, CEO der Appligent Document Solutions, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

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