Wer digitale und papiergebundene Dokumente im hektischen Büroalltag schnell auffindbar haben will, entscheidet sich in der Regel für die elektronische Archivierung mittels Dokumentenmanagementsoftware. „Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, muss aber sichergestellt werden, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar archiviert sind“, informiert Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros Krekeler, das auf die Entwicklung von Softwarelösungen für digitales Dokumentenmanagement spezialisiert ist. Dafür werden Dokumente beispielsweise verschlüsselt, digital signiert oder auf revisionssicheren Speichermedien archiviert.
Da das Abbild gescannter Papierdokumente erhalten bleiben muss, um die gesetzlichen Vorschriften für steuerrelevante Belege zu erfüllen, darf dieses nicht in ein Text-Dokument umgewandelt werden. Statt dessen kann beispielsweise das gescannte Bild in ein PDF-Dokument eingebunden und der erkannte Volltext zusätzlich hinter dem Bild mit in das PDF geschrieben werden. Dieser wird anschließend von der Dokumentenmanagementsoftware ausgelesen und für eine spätere Volltextsuche in der Datenbank indexiert.
Die Scannerauflösung sollte bei 300 dpi liegen, um eine gute Texterkennung zu ermöglichen. „Da Farbdokumente unnötig viel Speicherplatz beanspruchen, sollte man besser schwarz-weiß Scans verwenden. Diese reichen aus, wenn keine essentiellen Informationen verloren gehen“, gibt Harald Krekeler einen weiteren Tipp.
Manchmal ist es zusätzlich sinnvoll oder sogar gesetzlich vorgeschrieben, Papierbelege auch im Original zu archivieren: beispielsweise Verträge, Bestellungen und Bilanzen.
Rechnungen per E-Mail gemeinsam mit qualifizierter Signatur archivieren!
Immer mehr Unternehmen zeigen sich umweltbewusst und verschicken Rechnungen und andere steuerrechtlich relevante Dokumente auf dem elektronischen Wege, etwa als PDF-Dokument im E-Mail-Anhang. Doch hier ist Vorsicht geboten, denn das PDF-Dokument einfach auszudrucken und abzuheften genügt nicht. Wer Vorsteuer geltend machen will, benötigt mit dem PDF-Dokument eine qualifizierte digitale Signatur. Diese muss überprüft und gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden.
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