Die A-ROSA Flussschiff GmbH, Marktführer für Flusskreuzfahrten, baut den ECM-Bereich weiter aus. Das Unternehmen aus Rostock hat sich für den Einsatz der Vertragsmanagementlösung auf Basis von OS|ECM entschieden und hat bpi solutions mit der Implementierung beauftragt.

Die A-ROSA Flussschiff GmbH mit Sitz in Rostock ist mit ihren modernen Kreuzfahrtschiffen auf die schönsten Flüsse Europas spezialisiert und bietet vielfältige Themenreisen zu Kultur, Golf und Genuss. Mit einem innovativen Konzept aus leger-stilvollem Urlaub, einem vielfältigen Freizeitprogramm und luxuriöser Ausstattung an Bord bietet das Unternehmen Kreuzfahrten mit Premiumcharakter. Die Flotte umfasst derzeit neun Schiffe. Rund 365 Mitarbeiter werden durch das Unternehmen mit Sitz in Rostock und Chur (Schweiz) beschäftigt.

A-ROSA setzt bereits die ECM-Software OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS ein und baut mit der Vertragsmanagement-Lösung die Informationsmanagement-Plattform weiter aus. Mit der digitalen Vertragsakte auf Basis von OS|ECM will A-ROSA alle Informationen über Vertragspartner und -inhalte in einheitlichen, digitalen Vertragsakten aufbereiten. Aktuell hat bpi solutions die verschiedenen Vertragsvorlagen für das automatisierte Erstellen von Verträgen realisiert. Damit wird sichergestellt, dass inhaltlich abgestimmte Vertragsvorlagen zur Erstellung der Verträge unter Verwendung eines einheitlichen Layouts genutzt werden. In den Vorlagen werden automatisiert die Daten aus dem bestehenden OS| ECM übernommen, so z.B. die Anschrift der Vertragspartner, Datumsangaben, Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsfristen, etc. Der integrierte Workflow erlaubt jederzeit Ergänzungen und Änderungen an den Vertragsvorlagen vorzunehmen und regelbasiert den Anwendern zur Verfügung zu stellen. Über eine neue Schnittstelle werden Multifunktionsgeräte von Canon für den Scan von Dokumenten in das ECM-System integriert. Zukünftig werden die gescannten Dokumente zu den Vertragsunterlagen in OS|Contract beigefügt. Neben den Agenturverträgen wird die Lösung auch für die interne Verwaltung eingesetzt, z.B. für Verträge im Personalbereich.

bpi solutions überzeugte mit einer kurzen Implementierungszeit von nur wenigen Tagen. A-ROSA hat mit der Vertragsmanagement-Lösung einen vollständigen Überblick über alle im Unternehmen befindlichen Verträge sowie deren Status. wie z.B. Laufzeiten und die eingehenden und ausgehenden monetären Bewegungen. Ferner wird die Kündigungszeit überwacht und der Anwender rechtzeitig vor Ablauf einer Frist darüber informiert.

Das Vertragsmanagement mit OS|ECM gibt A-ROSA mehr Transparenz über die laufenden Vorgänge. Die neue Lösung beschleunigt die Geschäftsprozesse und unterstützt die Qualitätssicherung im Unternehmen.

Über bpi solutions
Die bpi solutions gmbh & co. kg, Software- und Beratungshaus in Bielefeld, unterstützt ihre Kunden seit 20 Jahren erfolgreich mit einem unternehmensübergreifenden Lösungskonzept von einfach zu bedienender Standardsoftware und branchenorientierten Lösungen in der Möbelindustrie, Logistik und anderen Branchen. Das Leistungsspektrum reicht von der Beratung, über die Konzeption und die Entwicklung bis zur Integration neuer Anwendungen. Schwerpunkte sind die Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse in Marketing, Verkauf und Service. Grundlage sind die eigenen Produkte und Lösungen in den Bereichen Customer Relationship Management, Cross Media Publishing, Supplier Relationship Management und integrierten Portallösungen. Die Lösungen helfen schnelle Kommunikationswege aufzubauen und umfassende Informationen sowohl dem Innen- und Außendienst als auch Kunden, Lieferanten und Partnern zur Verfügung zu stellen.
Darüber hinaus ist bpi solutions als Systemintegrator in den Bereichen Geschäftsprozessintegration, Dokumenten Management und Archivierung tätig. Ausgangspunkt sind die auf Standardtechnologien basierenden Lösungen führender Hersteller wie dataglobal GmbH, Insiders Technologies GmbH, INSPIRE TECHNOLOGIES GMBH, OPTIMAL SYSTEMS GmbH die nicht nur IT-Systeme integrieren, sondern auch die Geschäftsprozessmodellierung ermöglichen, Prozesse überwachen und Ergebnisse auswerten, sowie Echtzeitinformationen zur Optimierung der Geschäftsprozesse zur Verfügung stellen. Durch innovative Prozessintegration, effektives Datenmanagement und revisionssicheres Archivieren erreichen Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen und sichern durch vorausschauendes Handeln ihren Wettbewerbsvorsprung.

Henning Kortkamp
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