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E-Book

Besser im Job mit Excel

Formeln, Funktionen und Diagramme, damit Sie ihre Zahlen präzise, nachvollziehbar und eindrucksvoll präsentieren

AutorHiroshi Nakanishi, Saskia Gießen
VerlagFranzis
Erscheinungsjahr2016
Seitenanzahl432 Seiten
ISBN9783645204620
FormatPDF
KopierschutzWasserzeichen/DRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis19,99 EUR
Ob Schule, Studium oder Beruf -Zahlen zur Verarbeitunggibt es überall. Für große Zahlenreihen kommt man um eine Tabellenkalkulation nicht herum - in Unternehmen ist meist Excel installiert. Formeln, Funktionen und Diagramme sind die Grundausstattung der Software. Wie Sie diese Werkzeuge zielgerichtet einsetzen,lernen Sie mit diesem Buch. Schnell gilt man bei anderen Kollegen als Experte, wenn man hilfreiche Schritte, Funktionen und Befehle kennt. Der Einsatzbereich von Excel in Unternehmen reicht vom Bilden einer einfachen Summe über ein Kassenbuch bis hin zu komplexen Unternehmensanalysen. Schritt für Schritt lernen Sie alles, was Sie dafür brauchen. Dabei sind Grundlagen zur Datenbearbeitung, zur Formatierungsowie zum Sortieren und Filtern Voraussetzung für die komplexeren Themen wie die Diagrammerstellung, den SVERWEIS und die Datenanalyse mit Pivot. Die beiden zuletzt genannten Excel-Themen sind heute schon obligatorisch für den Job. Die im Buch aufgeführten Beispiele können Sie kostenlos herunterladen.

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Blick ins Buch
Inhaltsverzeichnis
Besser im Job mit Excel1
Impressum4
Vorwort5
Zusatzinformationen6
Inhaltsverzeichnis7
1 Highlights der Datenerfassung mit Excel17
1.1 Zahlen und Texte erfassen17
1.1.1 Korrekturen durchführen19
1.1.2 Zahlen als Texte erfassen20
1.1.3 Eingegebene Werte wiederholen20
1.1.4 Schnell viele Zellen befüllen21
1.1.5 Eine Tabelle bequem befüllen22
1.2 Zellen in einer Tabelle markieren23
1.2.1 Mehrere Zellen markieren23
1.2.2 Eine ganze Tabelle markieren23
1.2.3 Eine Zeile oder eine Spalte markieren24
1.3 Methoden, markierte Zellen zu analysieren24
1.3.1 Die Schnellanalyse deaktivieren25
1.4 Bestimmte Werte automatisch auffüllen26
1.4.1 Individuelle Listen zum AutoAusfüllen anlegen27
1.5 Tabellenzeilen und Spalten einfach tauschen28
1.6 Einfache Drop-down-Listen für die Kollegen30
1.6.1 Datenliste auf einem anderen Blatt30
1.6.2 Werte aus einer Umsatzliste holen31
1.7 Begriffe in Datenlisten suchen und ersetzen33
1.7.1 Nach einem Wert suchen33
1.7.2 Nur 100 % Übereinstimmung34
1.7.3 Nach einem * suchen35
1.7.4 Ein Format durch ein anderes ersetzen35
1.7.5 Innerhalb von Formeln suchen37
1.8 Unvollständige Produktlisten schnell auffüllen38
2 Die Darstellung von Zahlen optimieren41
2.1 Die Excel-Arbeitsumgebung anpassen41
2.1.1 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen41
2.1.2 Symbole nur für eine Datei43
2.1.3 Das Menüband anpassen44
2.1.4 Alle Einstellungen sichern46
2.2 Mit etwas Farbe sehen Tabellen besser aus47
2.3 Zahlenwerte benutzerfreundlich darstellen50
2.3.1 Große Zahlen mit Tausenderpunkt darstellen50
2.3.2 Der Euro im Währungs- und im Buchhaltungsformat51
2.3.3 Eigenes Zahlenformat für Millionenwerte anlegen51
2.3.4 Tausenderwerte verkürzt darstellen52
2.3.5 Zahlenformat für Kilogramm darstellen53
2.3.6 Postleitzahlen mit führenden Nullen auffüllen53
2.3.7 Eigene Zahlenformate in andere Zellen übertragen54
2.4 Werte in einer Zelle deutlich hervorheben55
2.4.1 Zellinhalt in ein Formelement bringen55
2.4.2 Mehrere Zellinhalte in ein Formelement bringen55
2.4.3 Mehrere Zellen, ein Formelement, ein Zahlenformat57
2.5 Vorgegebene und eigene Designs nutzen58
3 Mappen und Tabellenblätter bearbeiten61
3.1 Basis einer Tabelle: Zeilen und Spalten61
3.1.1 Zeilen oder Spalten schnell verschieben61
3.1.2 Fehlende Zeilen oder Spalten einfügen62
3.1.3 Zeilen oder Spalten aus einer Tabelle entfernen63
3.1.4 Weniger wichtige Informationen ausblenden63
3.1.5 Möglichkeiten, Spaltenbreite und Zeilenhöhe zu ändern64
3.2 Blatt für Blatt durch Arbeitsmappen navigieren66
3.2.1 Neues Tabellenblatt in die Arbeitsmappe einfügen66
3.2.2 Die Reihenfolge der Tabellenblätter bestimmen67
3.2.3 Wege, ein Tabellenblatt umzubenennen67
3.2.4 Nicht mehr benötigte Tabellenblätter löschen68
3.2.5 Übersichtliche Arbeitsmappen durch Registerfarben68
3.3 Methoden, Tabellenblätter zu vervielfältigen69
3.3.1 Kopie eines Blatts in die aktuelle Mappe einfügen69
3.3.2 Tabellenblätter in eine neue Arbeitsmappe kopieren70
3.4 Mit Hyperlinks durch komplexe Mappen steuern71
3.4.1 Steuerung über Texte72
3.4.2 Hyperlink bearbeiten72
3.4.3 Ein Schalter als Hyperlink73
3.4.4 Ein Foto als Hyperlink74
3.5 Wasserzeichen als Copyright-Vermerk75
3.5.1 Wasserzeichen einfügen75
4 Listen sicher und schnell bearbeiten79
4.1 Durch die Stromschnellen der Sortierung79
4.1.1 Einfache Sortierung nach Verkäufernamen79
4.1.2 Leere Tabellenzellen einfach nach unten sortieren81
4.1.3 In einer Liste nicht nach der ersten Spalte sortieren82
4.1.4 Erst nach Verkäufer, dann nach Umsatz sortieren83
4.1.5 Sortieren nach Farben84
4.1.6 Tabellen von Montag bis Sonntag sortieren85
4.1.7 Was man beim Sortieren unbedingt vermeiden sollte86
4.2 Mit dynamischen Tabellen arbeiten87
4.2.1 Möglichkeiten, dynamische Tabellen anzulegen87
4.2.2 Wie man eine dynamische Tabelle erweitert88
4.2.3 Berechnungen in einer dynamischen Tabelle89
4.2.4 Der Datenschnitt für das übersichtliche Filtern90
4.2.5 Von der dynamischen zurück zur normalen Tabelle91
4.3 Filtern in Tabellenblättern ist kinderleicht91
4.3.1 In umfangreichen Listen nach Artikeln filtern94
4.3.2 Umsatzsumme als Filterergebnis berechnen95
4.3.3 Nur nach dreistelligen Gruppencodes filtern98
4.3.4 Fehlende Werte in Gruppenbezeichnungen auffüllen101
4.4 Wenn das Öffnen einer Mappe zu lange dauert102
5 Das Einmaleins der Summenbildung105
5.1 Varianten, um Zahlen in Zellen zu addieren105
5.1.1 Mehrere Werte manuell addieren105
5.1.2 Schnelles Addieren mit der Funktion SUMME106
5.1.3 Mehrere Zellbereiche addieren107
5.1.4 Spesenabrechnungen für die Mitarbeiter erstellen108
5.1.5 Mit $-Zeichen Zellen festsetzen110
5.2 Wie man eine Wertkopie erstellt110
5.2.1 Werte einfügen – die Lösung liegt auf der Hand111
5.3 Umsatzsummen über mehrere Tabellenblätter112
5.3.1 Jeden Wert einzeln wählen112
5.3.2 Die kürzere Berechnungsvariante113
5.4 Zwischen- und Gesamtsummen mit Teilergebnis114
5.4.1 Die Vorbereitung: das Sortieren115
5.4.2 Der Befehl Teilergebnis116
5.4.3 Die Ergebnisse kopieren117
5.4.4 Weitere Zwischensummen bilden118
5.4.5 Anzahl der Verkäufe pro Produkt ermitteln119
5.4.6 Die Teilergebnisse wieder entfernen120
5.5 Ergebnisse der Quartalsumsätze konsolidieren120
5.5.1 Eine einfache Konsolidierung durchführen121
5.5.2 Konsolidierung getrennt nach Quartal122
5.5.3 Konsolidierung mit automatischer Aktualisierung123
5.6 Das kann die neue Funktion AGGREGAT124
5.6.1 Addieren auch bei einer Fehlermeldung125
5.6.2 Nur die sichtbaren Zellen addieren127
5.7 Werte nach Kriterien addieren mit SUMMEWENNS129
5.7.1 Umsätze nach Produktgruppe und Jahr summieren129
5.7.2 Weitere Auswertungen nach einem bestimmten Jahr132
5.8 Allroundgenie SUMMENPRODUKT132
5.8.1 Umsatzsumme mit nur einem Rechenschritt ermitteln132
5.8.2 Umsätze nach Produktgruppe und Jahr bilden134
5.9 Ad-hoc-Analysen mit PivotTabellen135
5.9.1 Summen der Produktgruppen bilden135
5.10 Komplexe Berechnungen mit den Matrixfunktionen138
5.10.1 Summen bestimmter Produktgruppen bilden138
5.10.2 Summe nach Produktgruppe und Jahr139
5.10.3 Umsatzsummen nur bestimmter Regionen bilden140
5.11 Anzahl der Verkäufe insgesamt ermitteln141
5.11.1 Die Funktionen ANZAHL und ANZAHL2141
5.11.2 Erst zählen, wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind142
6 Listen auswerten ohne eine einzige Formel145
6.1 Eine Überschrift für jede Listenspalte145
6.1.1 PivotTabellen erstellen145
6.1.2 Darstellen gegliederter Listen150
6.2 An verschiedenen Stellen der Tabelle filtern152
6.2.1 Der Berichtsfilter153
6.2.2 Bequem und schnell mit Datenschnitt filtern155
6.3 Layout von PivotTabellen gestalten157
6.3.1 Layoutänderungen durchführen157
6.3.2 Nach Umsatz, Vertrieb, Produktgruppe gliedern159
6.3.3 Ergebnisbildung in PivotTabellen160
6.4 Datenauswertung nach Monat, Jahr, Quartal162
6.4.1 Daten nach Jahr und Monat gruppieren162
6.4.2 Daten nach Quartalen gruppieren164
6.5 Anteile ohne eine Formel ermitteln167
6.5.1 Die Anzahl ermitteln167
6.5.2 Den Anteil ermitteln169
6.6 Tipps und Tricks zu PivotTabellen171
6.6.1 Einzelne Berichtsseiten erstellen171
6.6.2 Jedem Verkäufer sein eigenes Blatt173
6.6.3 PivotTabellen als Diagramm darstellen174
7 Zellinhalte prüfen und Anweisungen ausführen177
7.1 5 % Umsatzrabatt mit der WENN-Funktion177
7.1.1 Rabattberechnung für Ihre Kunden177
7.1.2 Prüfungsoperatoren mit Beispiel180
7.2 Persönliche Briefanrede mit WENN181
7.2.1 Festlegen der persönlichen Anrede181
7.2.2 Von der persönlichen zur formellen Anrede184
7.3 Kunden und ihren Umsatzbereich ermitteln188
7.3.1 WENN mit UND kombinieren189
7.3.2 Aufbau der Formel mit den zwei Funktionen191
7.4 Ausreißerwerte auf Anhieb erkennen191
7.4.1 WENN mit ODER kombinieren192
7.4.2 Aufbau der Formel mit den zwei Funktionen193
7.5 Plan- und Ist-Umsatz bewerten194
7.5.1 Symbole in Zellen einsetzen194
7.5.2 Bewertung durch zwei Dreiecke195
7.5.3 Ergebnisse über 0 mit einem Pfeil kennzeichnen197
7.6 Wenn-Berechnungen ohne WENN-Funktion199
7.6.1 Die Funktion WAHL199
7.6.2 Den Berechnungsschritt wählen200
8 Werte aufspüren und Listen vervollständigen203
8.1 Fehlende Artikelbezeichnungen erfassen203
8.1.1 Informationen einfügen mit SVERWEIS204
8.1.2 Die vier Argumente der Funktion SVERWEIS206
8.1.3 Fehlermeldung sicher abfangen207
8.2 Verkäufer, Umsatz und Provision208
8.3 Tipps zum Einsatz von SVERWEIS211
8.3.1 Einsatz zusammengesetzter Suchkriterien211
8.3.2 Artikelnummer als Zahl und Text vergleichen212
8.3.3 Texte mit Zahlenformaten vergleichen215
8.3.4 Wie man den Spaltenindex berechnet217
8.4 Werte aus einer Matrix suchen und finden220
8.4.1 Informationen finden, ohne Tabellen umzubauen221
8.4.2 Argumente der Funktion INDEX223
8.4.3 Positionsnummer in einem Zellbereich finden225
8.4.4 INDEX und VERGLEICH im Team226
8.5 Zwei Tabellen spiegeln226
8.5.1 Mitarbeiterliste um neue Kollegen erweitern227
8.5.2 Neue Mitarbeiter mit SVERWEIS finden227
8.5.3 Nur neue Mitarbeiter übernehmen229
9 Bedingte Formatierung bringt Farbe ins Spiel231
9.1 Beträge ab 400 € automatisch einfärben231
9.1.1 Die schnelle Variante mit wenigen Klicks231
9.1.2 Die Größer-als- oder die Größer-gleich-Variante234
9.2 Anteile am Umsatz mit Balken hervorheben234
9.2.1 Datenbalken neben den Werten anzeigen235
9.3 Werte durch Symbole hervorheben237
9.3.1 Nur rote und grüne Symbole zeigen238
9.4 Eigene Verkehrsampel erstellen239
9.4.1 Ampel erstellen240
9.4.2 Farben zuweisen240
9.5 Eine Umsatzliste über Farben analysieren242
9.5.1 Listenfelder mit Texteinträgen erstellen243
9.5.2 Bedingungen für die Formate einrichten244
10 Diagramme visualisieren Zahlen249
10.1 Werte mit einem Diagramm darstellen249
10.1.1 Die drei Schalter neben dem Diagramm251
10.2 Elemente eines Diagramms bearbeiten254
10.2.1 Elemente markieren und anpassen254
10.2.2 Einen gewählten Diagrammtyp ändern255
10.2.3 Diagrammelemente bearbeiten bzw. einfügen256
10.2.4 Datenbereich für das Diagramm vergrößern258
10.2.5 Beschriftungen im Diagramm anpassen260
10.2.6 Dynamische Diagrammtitel mit Zeilenumbruch260
10.3 Zeitverläufe mit Liniendiagrammen darstellen261
10.3.1 Bestimmte Datenpunkte hervorheben262
10.3.2 Nicht alle Linien anzeigen263
10.4 Dynamische Diagramme erstellen263
10.4.1 Berechnungen erstellen264
10.4.2 Dynamische Bezeichnungen festlegen266
10.4.3 Das Diagramm erstellen266
10.4.4 Produktnamen als Säulenbeschriftung267
10.4.5 In Excel 2010268
10.4.6 Auswahl des Quartals bequemer machen269
10.5 Sparklines zeigen den Jahresumsatz272
10.5.1 Sparklines erstellen273
10.5.2 Sparklines bearbeiten274
10.6 Sparklines mit Beschriftung277
10.6.1 Sparklines auf einem anderen Blatt zeigen277
10.6.2 Berechnung für höchsten und geringsten Wert278
10.7 Neue Diagrammformen in Excel 2016279
10.7.1 Wertezu- und -abnahme im Wasserfalldiagramm279
10.7.2 Gruppierte Informationen im Sunburst-Diagramm281
10.7.3 Gruppierte Kästen im Treemap-Diagramm283
10.8 Prognose für die Zukunft erstellen285
11 Außergewöhnliche Diagramme287
11.1 Tachometerdiagramm erstellen287
11.1.1 Berechnungen im Tachometerdiagramm287
11.1.2 Tachoscheibe erstellen289
11.1.3 Tachonadel erstellen293
11.1.4 Beide Diagramme übereinanderlegen296
11.1.5 Werte in einem Formelement zeigen299
11.1.6 Farbe ins Spiel bringen mit einem Ringdiagramm300
11.2 Statuspräsentation im Bullet-Chart303
11.2.1 Daten für das Diagramm vorbereiten304
11.2.2 Balken erstellen305
11.2.3 Zielmarke setzen307
11.3 Werte mit einem Waffeldiagramm präsentieren311
11.3.1 Zahlen in die Zellen eingeben311
11.3.2 Prozentuale Werte zeigen315
12 Schwer angesagt: Dashboards319
12.1 LiveFotos erstellen320
12.1.1 Der Befehl Kamera320
12.1.2 Der Befehl Verknüpfte Grafik324
12.1.3 Elemente auf einem anderen Tabellenblatt einfügen325
12.1.4 Größe eines LiveFotos beliebig verändern326
12.2 Dashboard mit LiveFotos erstellen327
12.2.1 Seite für das Dashboard vorbereiten328
13 Datenaustausch mit anderen Office-Anwendungen333
13.1 Excel-Tabellen in PowerPoint präsentieren333
13.1.1 Zielformatvorlage von PowerPoint verwenden333
13.1.2 Ursprüngliche Formatierung von Excel beibehalten335
13.1.3 Excel-Tabelle in PowerPoint einbetten335
13.1.4 Excel-Tabelle als Grafik einfügen337
13.1.5 Verknüpfung mit Excel erstellen338
13.2 Excel-Diagramme in PowerPoint präsentieren339
13.2.1 Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten340
13.2.2 Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbetten341
13.2.3 Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen341
13.2.4 Das Diagramm als Grafik einfügen342
13.3 Seriendruck mit Word und Adressen aus Excel343
13.3.1 Daten für den Seriendruck343
13.3.2 Seriendruck vorbereiten345
13.4 Fünf Wege, eine Excel-Tabelle in Word zu zeigen351
13.4.1 Die Informationen352
13.4.2 Excel-Tabelle als Word-Tabelle einfügen355
13.4.3 Die Daten bleiben in Excel, die Tabelle in Word356
13.4.4 Excel-Tabelle als Grafik einfügen358
13.4.5 Excel-Tabelle ins Dokument einbetten359
13.4.6 Excel-Tabelle im Dokument verknüpfen360
13.4.7 Verknüpfungen in Word-Dokumenten361
13.5 Ausgabe einer Tabelle in PDF363
14 Mobil arbeiten mit Excel365
14.1 Einfach überall arbeiten365
14.2 Arbeitsmappe auf einem Desktop-PC anlegen365
14.3 Excel-Daten auf OneDrive speichern und bearbeiten367
14.4 Dateneingaben über ein iPad oder iPhone369
14.5 Arbeitsmappe über SharePoint bearbeiten371
14.5.1 Dateien für andere Bearbeiter freigeben374
14.5.2 Mappenversionen automatisch sichern376
15 Besondere Funktionen liefern besondere Ergebnisse379
15.1 BEREICH.VERSCHIEBEN – häufig unterschätzt379
15.1.1 Inhalte von bestimmten Zellen zeigen379
15.1.2 Rollierende Umsätze anzeigen381
15.2 WIEDERHOLEN – das Allroundgenie386
15.2.1 Aufgabenbewältigung mit Sternen bewerten387
15.2.2 Ein Diagramm in einer Zelle erstellen388
15.3 ZELLE – universelle Arbeitszeitenblätter391
15.3.1 Tabellenblattnamen in eine Zelle übernehmen392
15.3.2 Die letzten Tage im Monat395
15.3.3 Die Monatssalden abrufen396
15.4 INDIREKT – Bilder abrufen398
15.4.1 Liste mit Bildern anlegen398
15.4.2 Ein Listenfeld erstellen402
15.4.3 Einen Namen für den Abruf des Bilds definieren403
15.4.4 Bild einfügen und Quelle definieren403
15.4.5 Weitere Infos aus der Tabelle abrufen405
16 Mit Makros Arbeitsabläufe optimieren407
16.1 Grundlagen zum Einsatz von Makros407
16.1.1 Was ist ein Makro?407
16.1.2 Das Register Entwicklertools408
16.2 Schritt für Schritt zum ersten Makro410
16.2.1 Aufzeichnung starten410
16.2.2 Makronamen vergeben411
16.2.3 Speicherort festlegen411
16.2.4 Makrobefehle während der Aufzeichnung412
16.2.5 Aufzeichnung beenden412
16.2.6 Makro testen413
16.3 Makro für die Formatierung aufzeichnen413
16.3.1 Eine Mappe mit Makros speichern416
16.3.2 Eine Mappe mit Makros öffnen417
16.4 Methoden, ein Makro zu starten418
16.4.1 Über das Steuerelement Schaltfläche418
16.4.2 Eine Schaltfläche bearbeiten419
16.4.3 Makros über Bilder oder Formen starten420
16.4.4 Makro über die Symbolleiste für den Schnellzugriff starten421
16.5 Wo soll das neue Makro gespeichert werden?423
16.6 Makroaufzeichnung mit relativen Verweisen424
16.7 Erstellen eines Zahlenformats als Makro425
Anhang427
A.1 Tastenkombinationen427
A.1.1 Tastenkombinationen nach Kapitel427
Stichwortverzeichnis429

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