Ausschreibung (S. 39-40)

Das Projekt
Ein bedeutender Betreiber in einem Schwellenland hatte mit Hilfe eines Consultant umfangreiche Ausschreibungsunterlagen erstellt. Sie umfassten die Instruktionen (in- structions to bidders) für die Angebotsaufmachung selbst, den standardisierten Text des späteren Kaufvertrags und sehr ausführliche technische Beschreibungen und Spezifikationen der zu erstellenden Anlage.

Chefverkäufer Clever war aus Referenzgründen auf die Vergabe an sein Unternehmen U erpicht und ließ ein Angebot abgeben, das allen Anforderungen entsprach. C wollte damit erst einmal mindestens unter die fünf besten Anbieter (auf die short list) kommen. Allzu belastende Vertragspunkte wollte er im Lauf der endgültigen Vergabe noch wegverhandeln.

Der erfahrene Projektleiter P warnt: Solche Verhandlungen blieben häufig erfolglos, problematische Punkte gerieten in Vergessenheit, und später könne sich kaum noch jemand daran erinnern, dass das Unternehmen auf der Grundlage einer solchen Ausschreibung gar nicht hätte anbieten dürfen. U erhält den Auftrag.

Später kommt es zu Auseinandersetzungen über den Umfang der Trainingsmaßnahmen durch U. Als man dort erwägt, den vermeintlichen Mehraufwand mit einem Claim geltend zu machen, stößt U auf einen unveränderten Passus in den Ausschreibungsunterlagen, wonach U für den Erfolg der Ausbildung einzustehen hat. Ein Claim ist unter diesen Umständen sinnlos.

Überlegungen
Eine Ausschreibung zur Abgabe eines Angebots für ein Projekt kann sehr unterschiedlichen Zielen des Auftraggebers dienen. Die Teilnehmer verschaffen ihm einen Überblick über die ihm vielleicht nicht in dieser Breite bekannten Anbieter der Branche, die Unterlagen enthalten häufig wertvolle Informationen über Produkte, Verfahren oder Betrieb, der Wettbewerb auf einem vorgeschriebenen einheitlichen Niveau zwingt die Anbieter zu dem niedrigsten für sie vertretbaren Preis und macht zudem die Angebote vergleichbar.

Wegen der Transparenz des Verfahrens (bei ordnungsmäßiger Abwicklung) bedienen sich öffentliche Hände im In- und Ausland häufig der Ausschreibung zur Vergabe im öffentlichen Auftragswesen, für bestimmte Projektwerte ist die Ausschreibung sogar verbindlich vorgeschrieben. Im privaten Bereich sind es oft beratende Ingenieurunternehmen, die Aufträge auf dem Umweg über Ausschreibungen vergeben.

Neben den offensichtlichen Missbrauchsmöglichkeiten durch den Auftraggeber (z.B. Know-How-Abzug, Preisdrückerei oder Nachverhandlungen, Aufhebung der Ausschreibung ohne Vergabe) bedrückt den Claimsmanager hauptsächlich das Störpotential aus dem Leistungsteil der Ausschreibung. Ein Leistungsverzeichnis (LV) mit detaillierten Positionen stellt zwar eine gute Basis dar und hilft später Streitigkeiten vermeiden. Gerade im Industrieanlagenbau werden damit aber oft bestimmte Verfahren aus-geschlossen, so dass manche Unternehmen dadurch von vorneherein nicht zum Zuge kommen. Eine funktionale Leistungsbeschreibung eröffnet hinsichtlich des Verfahrens dagegen weitaus mehr Möglichkeiten, ist aber andererseits ein Einfallstor für zusätzliche Forderungen nach Leistungen des Auftragnehmers ohne entsprechende Vergütungspflicht seines Vertragspartners. Der Auftraggeber kann sich hier viel leichter auf den Standpunkt stellen, dass der vom Auftragnehmer abgegebene Preis bei dem gewählten Verfahren alle dazu gehörenden Leistungen erfasst habe.

Der Rat
Die Erfahrung mit Missbräuchen einerseits und der Zwang zur Akquisition andererseits lässt gerade (aber nicht nur) im Auslandsgeschäft die Unternehmen häufig einen gefährlichen Weg beschreiten. Mit einem Minimum an angebotener Leistung und einem dementsprechend niedrigen Preis versuchen manche Anbieter, die erste Vergaberunde zu überstehen. Im Fall des späteren Zuschlags hofft dann der Gewinner des Projekts, den Auftraggeber zu Vertragserweiterungen bewegen zu können oder aber Nachforderungen auf anderen Wegen durchzusetzen. Das Claimsmanagement sieht sich dabei vor einer schwer lösbaren Aufgabe, wenn auf der anderen Seite ein Partner steht, der entweder selbst erfahren genug ist oder sich (z.B. durch Consultants) professionell beraten lässt.