4 Chancen und Optimierungsstrategien

Durch die organisatorische Veränderung, dem Führungswechsel und der thematischen Auseinandersetzung mit dem Thema FM in der Stadtverwaltung Ronnenberg ergibt sich die Chance, die Betriebs- bzw. Lebenszykluskosten der Gebäude zu senken und die Qualität der Leistungen zu steigern.

Bisherige wirtschaftliche Verbesserungen von Teilleistungen haben sich, wie in vielen anderen Verwaltungen auch, nicht aus zielgerichteten transparenten Verbesserungsprozessen ergeben, sondern wurden punktuell aus fachlichen Erkenntnissen heraus erzielt.[89]

Bezogen auf die Stadt Ronnenberg werden die folgenden Handlungsfelder als primär eingestuft und ergeben somit die strategischen Optimierungspunkte.

4.1 Organisationsentscheidung

Ehe eine Diskussion über die Ausgestaltung der Optimierung der kommunalen Gebäudewirtschaft geführt werden kann, ist eine Grundentscheidung über die Organisationsvariante nötig, um Klarheit über das Verhältnis zwischen dem Nutzer und dem Eigentümer zu erhalten.[90]

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat in einem Bericht zwei Grundtypen für die Organisation herausgearbeitet und diese durch eine Mischform ergänzt. Die nachfolgend skizzierten Modelle sind somit als Grundlage für die Reorganisation der Gebäudewirtschaft anzusehen.[91]

4.1.1 Eigentümer-Modell

Beim Eigentümer-Modell tragen die raumnutzenden Organisationen dezentral selber die Verantwortung für die Bereitstellung, Bewirtschaftung und Unterhaltung für die Gebäude und übernehmen die Eigentümerfunktion.[92]

Durch die dezentrale Verantwortung wird den nutzenden Organisationseinheiten ein hohes Maß an Entscheidungsfreiheit gewährt. Dennoch müssen grundsätzliche Ziele und Maßgaben der Verwaltungsführung  erfüllt werden. Vorteil für die raumnutzenden Einheiten bei diesem Modell ist, dass ihre Raumanforderungen ohne das Einschalten anderer Fachbereiche realisiert werden kann. Dieser Vorteil könnte sich jedoch aus gesamtstädtischer Sicht auch als negativ erweisen.[93]

Als weitere Vorteile des Modells können die erhöhte Flexibilität durch kurze Wege, steigende Eigenverantwortung und hohe Motivation der zuständigen Mitarbeiter sowie die optimierte Mittelverwendung aus Nutzersicht genannt werden.[94]

Für die Bewirtschaftung von Gebäuden ist ein spezielles Know-how erforderlich, das in der Regel in den Fachbereichen nicht vorhanden ist und sich als größter Nachteil darstellt. Außerdem können beim Eigentümermodell keine Größeneffekte beim Einkauf von Leistungen erzielt werden. Gesamtkommunale Interessen im Hinblick auf Gebäude sind schwer umsetzbar, da die Verantwortung bei den Fachbereichen liegt.[95]

4.1.2 Mieter-Vermieter-Modell

Im Mieter-Vermieter-Modell werden die Gebäudemanagementfunktionen in einer zentralen Organisationseinheit zusammengefasst.

Der raumnutzende Fachbereich ermittelt den Bedarf an Fläche und Serviceleistungen und „kauft“ die von ihm benötigten gebäudewirtschaftlichen Leistungen vom zentralen Dienstleister ein. Als Gegenleistung wird eine interne Miete gezahlt, bzw. verrechnet. Der Mieter kann somit innerhalb seines Budgets entscheiden, ob er sich zusätzlichen Raum leisten möchte oder nicht.[96]

Zwischen der Verwaltungsspitze und dem raumnutzenden Fachbereich wird eine zentrale Gebäudewirtschaft zwischengeschaltet, die als Vermieter auftritt.[97]

Dieser Vermieter übernimmt die Eigentümerfunktion und ist der Verwaltungsführung für alle mit dem Raum- und Gebäudebestand zusammenhängenden Fragen verantwortlich, jedoch nicht für die Menge der in Anspruch genommenen Flächen.[98]

Abb. 17: Leistungsbeziehungen im Mieter-Vermieter-Modell [99]

Die Vorteile des Mieter-Vermieter-Modells können mit

- Erhöhtem Kostenbewusstsein der Nutzer,

- Verbesserter Flächennutzung,

- Optimiertem Mitteleinsatz für die Bauunterhaltung,

- Senkung der Betriebs- und Bewirtschaftungskosten und

- Verbesserung der Geschäftsprozesse auf Grund der Bündelung von

Verantwortung und Konzentration auf gebäudewirtschaftliche Leistungen

zusammengefasst werden.[100]

Gefahr bei diesem Modell ist, dass sich die Schnittstelle zwischen Vermieter und Mieter zu einem Flexibilitätshemmnis entwickeln kann.[101] Daher ist für die Anwendung dieses Modells eine sorgfältige Vereinbarung der gebäudewirtschaftlichen Leistungen Voraussetzung.[102]

Als Nachteil kann sich durch einen eventuellen zu hohen Kostensenkungsdruck des Vermieters zur kostengünstigen Raumbereitstellung ergeben, dass nicht alle notwendigen (Modernisierungs-) Maßnahmen ausgeführt werden, um umlagefähige Folgekosten zu reduzieren.

Beispielsweise besteht die Gefahr, dass Investitionen für Energiesparmaßnahmen unterlassen werden, da die Energiekosten im Rahmen der Abrechnung an den Mieter weitergegeben werden. Hier sind im Vorfeld entsprechende Vereinbarungen zu treffen und Ziele von der Verwaltungsleitung vorzugeben. Werden diese nicht eingehalten, sollte der Mieter eine Intervention der Verwaltungsführung herbeiführen.

Die Professionalisierung der Gebäudewirtschaft muss daher nicht automatisch zu einer wirtschaftlicheren Raumnutzung führen. Ein gezieltes Eingreifen der Verwaltungsführung bzw. die Definition von Standards ist daher notwendig. Hierzu ist auch ein aussagefähiges Berichtswesen zu implementieren. Bei konsequenter Verfolgung des Modells kann sich die vermietende Organisationseinheit im Wettbewerb mit privaten Anbietern vergleichen.[103]

4.1.3 Management-Modell

Das Management-Modell basiert auf dem Mieter-Vermieter-Modell. Eine Anwendung im Rahmen des Eigentümer-Modells ist jedoch auch möglich.[104]

Bei der Erweiterung des Mieter-Vermieter-Modells wird eine getrennt von beiden existierende Management-Organisationseinheit zwischengeschaltet. Deren Leistung besteht in der Bewirtschaftung und Unterhaltung aller Gebäude des Vermieters.[105]

Abb. 18: Leistungsbeziehungen im Management-Modell [106]

Die vermietende Einheit behält die Eigentümerfunktion und konzentriert sich auf strategische Aspekte und die Optimierung des Gebäudebestandes. Die Managementeinheit erbringt die operativen gebäudewirtschaftlichen Leistungen und rechnet diese unmittelbar mit den Mietern ab.

Die Trennung von strategischer und operativer Ebene ermöglicht eine Verselbständigung der Managementeinheit.[107]

Die verselbständigte Managementeinheit könnte beispielsweise im Rahmen eines Eigenbetriebes geführt oder die Leistungen an einen externen Dritten im Rahmen des Outsourcings vergeben werden.

Durch eine Konzentration von reinen Bewirtschaftungsaufgaben kann dem Mieter ein Leistungs- und Kostenvergleich mit anderen Anbietern auf dem Markt erleichtert werden.

Beim Einsatz einer Management-Organisationseinheit beim Eigentümer-Modell vereinbart der Nutzer als „Eigentümer“ einzelne Serviceleistungen mit der Management-Einheit.[108]

4.1.4 Umsetzungsempfehlung

Bei der Umsetzung ist eine Mischform denkbar. Das Eigentümer-Modell könnte für einen oder mehrere Bereiche die zweckmäßige Verfahrensweise darstellen und für alle anderen Bereiche aber das Mieter-/Vermieter-Modell.[109]

Derzeit ist in Ronnenberg keine klare Regelung getroffen, faktisch übernimmt jedoch die Gebäudewirtschaft die Eigentümerfunktion für alle städtischen Gebäude.

Durch die Möglichkeit eindeutige Leistungsstandards zwischen der Gebäudewirtschaft und den mietenden Einheiten zu vereinbaren werden erstmalig die Beziehungen und die Verantwortungsabgrenzung klar geregelt. Auch entsteht ein gewisser Wettbewerb zwischen der Verwaltung und privaten Anbietern also auch zwischen internen Verwaltungseinheiten.

Für den produktorientierten Haushalt werden derzeit die anfallenden Kosten für gebäudewirtschaftliche Leistungen auf die Produkte der Gebäudenutzenden verrechnet, jedoch ohne eine tatsächliche...