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E-Book

Microsoft Dynamics NAV 2018

Das Anwenderbuch zur Abwicklung von Geschäftsprozessen

Autor	Christian Hauptmann, Jürgen Ebert, Michaela Gayer
Verlag	Carl Hanser Fachbuchverlag
Erscheinungsjahr	2018
Seitenanzahl	418 Seiten
ISBN	9783446456907
Format	PDF/ePUB
Kopierschutz	Wasserzeichen/DRM
Geräte	PC/MAC/eReader/Tablet
Preis	43,99 EUR

Das Anwenderbuch für den kompakten Einstieg in Microsoft Dynamics NAV 2018!
•Zahlreiche Schrittanleitungen und weiterführende Informationen
•Beschreibt auch, wie Geschäftsprozesse in Dynamics NAV abgebildet werden
•Konzentriert sich auf die zentralen Themen
Als integrierte Unternehmenslösung unterstützt Microsoft Dynamics NAV durchgängig die Geschäftsprozesse in Unternehmen. Der Buchaufbau orientiert sich an den Unternehmensbereichen Beschaffung, Vertrieb, Lager, Produktion und Produktionsplanung sowie Finanzmanagement.
Ausgehend von der Bedienung des Systems, Aspekten zur Systemeinrichtung und zugrundeliegenden Konzepten erklären die Autoren am Beispiel der verschiedenen Rollen, wie Sie die zentralen Geschäftsabläufe in Unternehmen abwickeln - vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Vertrieb.
Neben dem Umgang mit der Software lernen Sie auch, wie Geschäftsprozesse in Dynamics NAV abgebildet werden. Mithilfe von Schrittanleitungen lösen Sie zentrale Aufgaben im jeweiligen Fachgebiet und vertiefen Ihre neu erworbenen Kenntnisse.
AUS DEM INHALT
•Einführung in Microsoft Dynamics NAV
•Grundlagen der Systembedienung
•Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten
•Lagerverwaltung
•Beschaffung
•Vertrieb
•Produktion
•Produktionsplanung
•Finanzmanagement

Michaela Gayer ist als Microsoft Certified Trainer für Microsoft Dynamics NAV tätig. Sie arbeitet bereits seit den 1990er Jahren mit dem Produkt und sammelte dabei Erfahrung in Programmierung, Consulting, Projektleitung, Verkauf und Training. Seit 2013 ist sie auch erfolgreich als Autorin für Videotrainings tätig.

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Leseprobe

1	Einführung in Microsoft Dynamics NAV

Der Vorteil integrierter Unternehmenslösungen – auch unter dem Begriff ERP-Lösung (ERP = Enterprise Resource Planning; Planung von Unternehmensressourcen) bekannt – besteht darin, durch eine umfassende Unterstützung aller Unternehmensbereiche die Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg durchgängig zu unterstützen. Produktivität und Effizienz des Unternehmens werden erheblich gesteigert, indem durch Verknüpfung der Daten aus allen Bereichen ein nahtloses Zusammenspiel der Mitarbeiter möglich wird. So kann beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter ohne lange Rückfragen sofort Auskunft über Artikelverfügbarkeit und mögliche Liefertermine geben und parallel dazu die Bonität des Kunden bewerten.

Trotz dieser offenkundigen Stärke von ERP-Lösungen werden die Möglichkeiten häufig nicht genutzt. In vielen Fällen liegt der Grund in Problemen bei der Implementierung und dem Projektmanagement, etwa wenn Stammdaten wie Kundenpreise oder Provisionen fehlen und daher im Zuge der Auftragserfassung ständig manuell – mit der Gefahr von Erfassungsfehlern – ermittelt werden müssen. Auch unvollständige oder nicht implementierte Prozessschritte können den Erfolg des Gesamtprojekts gefährden, beispielsweise wenn Bewegungen im Lager verspätet erfasst werden und Abfragen zur Artikelverfügbarkeit im Vertrieb daher falsche Ergebnisse liefern.

Wie zahlreiche Studien belegen, entstehen derartige Probleme häufig durch die ungenügende Nutzung von ERP-Lösungen – verursacht durch geringe Akzeptanz, hohe Komplexität und eingeschränkte Verbreitung im Unternehmen. Um diesen Problemen zu begegnen, wurde bei der Entwicklung von Microsoft Dynamics NAV konsequent darauf geachtet, den Mitarbeitern in Unternehmen ein Werkzeug zur Verfügung zu stellen, dass diese produktiv und effizient nutzen können.

Microsoft Dynamics NAV bietet daher folgende Vorteile:

hohe Akzeptanz durch einfache Bedienung und vertraute Benutzeroberfläche, zugeschnitten auf die jeweilige Benutzerrolle,
leichte Anpassbarkeit von Benutzeroberfläche und Verarbeitungslogik, dadurch einfache Abbildung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen,
hohe Verbreitung im Unternehmen durch unterschiedliche Zugriffmöglichkeiten wie Windows-Client, SharePoint-Client und Webclient.

Dieses Kapitel erläutert die Kernkonzepte von Microsoft Dynamics NAV, indem – ausgehend von Grundlagen zu ERP-Systemen – die Funktionalität und Technologie im Überblick erklärt werden. Neben dem Rollenkonzept und den Neuerungen von Dynamics NAV 2018 wird in weiterer Folge das Geschäftsmodell zur Implementierung von Dynamics NAV in Unternehmen grob erläutert.

Die Darstellung aller Möglichkeiten und Funktionen von Microsoft Dynamics NAV würden den Umfang eines Buchs bei weitem übersteigen. Die anschließenden Kapitel konzentrieren sich daher auf die Kernfunktionen der Lösung mit dem Ziel, dass Sie grundlegende Geschäftsprozesse selbstständig und durchgehend bearbeiten können.

HINWEIS: Grundlage für die Abbildungen und Übungsaufgaben in diesem Buch ist das deutsche Standard-Demosystem zu Microsoft Dynamics NAV 2018 mit dem Demomandanten »CRONUS AG«. Aufgrund von Benutzerrechten und umfangreichen Möglichkeiten zur Anpassung, Konfiguration und den Lizenzeinstellungen in Ihrem Unternehmen kann Ihre Benutzeroberfläche in Dynamics NAV von den Darstellungen in diesem Buch abweichen. Falls Sie nicht auf das Standard-Demosystem zugreifen können und Schwierigkeiten bei der Arbeit im Testmandanten Ihres Unternehmens haben, wenden Sie sich am besten an Ihren Systembetreuer.

Abbildungen und betriebssystembezogene Anleitungen beziehen sich auf Windows Server 2016 bzw. Windows 10 als Betriebssystem. Wenn Sie ein anderes Windows-Betriebssystem verwenden, kann die Fensterdarstellung geringfügig abweichen.

1.1	Was ist Microsoft Dynamics NAV?

Microsoft Dynamics NAV ist eine vollständig integrierte Unternehmenslösung für kleine und mittlere Unternehmen, die als ERP-Lösung Geschäftsprozesse in allen Bereichen eines Unternehmens unterstützt. Die Lösung bietet umfangreiche Standardfunktionen für Finanzmanagement, Marketing und Vertrieb, Beschaffung, Logistik, Produktion und weitere Bereiche wie Projektmanagement oder Personalverwaltung.

Dynamics NAV basiert hierbei auf den Erfahrungen einer langjährigen Entwicklung – die Ursprünge reichen bis ins Jahr 1986/1987 zurück, als die erste Version von Navision (Navigator) in Dänemark auf den Markt gekommen ist. Ab 1990 unter dem Namen »Navision« weiterentwickelt und international erfolgreich eingesetzt, bildet das Produkt nach Übernahme der Firma »Navision Software A/S« durch die Microsoft Corporation im Mai 2002 einen Eckpfeiler im Produktportfolio des Geschäftsbereichs »Microsoft Business Solutions«.

Die Produktbezeichnung »Navision« wurde im Zuge der Weiterentwicklung durch den Namen »Microsoft Dynamics NAV« abgelöst. Heute zählt die Lösung in der aktuellen Version »Microsoft Dynamics NAV 2018« zu den führenden ERP-Systemen weltweit.

1.1.1

Grundlagen zu Enterprise Resource Planning (ERP)

Die Kernaufgabe von ERP-Systemen besteht darin, alle Abteilungen und Funktionen eines Unternehmens in einem System mit einer gemeinsamen Datenbank zu verbinden. Eine ERP-Lösung stellt damit eine durchgängige Informationsquelle für alle Unternehmensbereiche dar, über die Daten zum Geschehen im Unternehmen ohne Verzögerung bereichsübergreifend verfügbar sind.

Im Unterschied zu Systemstrukturen, die Daten bereichsbezogen unabhängig voneinander in Inselsystemen verwalten und höchstens durch Schnittstellen verbunden sind, können in ERP-Systemen alle Abteilungen auf die zur Abwicklung von Geschäftsprozessen benötigten Informationen unternehmensweit ohne Verzögerung zugreifen (siehe Bild 1.1). So können beispielsweise für die Prüfung des Kreditlimits im Verkauf auch aktuelle Kundenzahlungen berücksichtigt werden, die in der Debitorenbuchhaltung erfasst werden.

Bild 1.1 Vergleich der Struktur von Inselsystemen und ERP-Systemen

Einschränkungen des Zugriffs auf Daten aus anderen Bereichen sind in ERP-Systemen nicht aufgrund von Einschränkungen durch die Systemarchitektur gegeben, sondern werden gezielt durch entsprechende Berechtigungseinstellungen gesteuert. Auf diese Weise ist einerseits der Schutz sensibler Daten gewährleistet, während andererseits alle jeweils benötigten Daten zur Verfügung stehen.

ERP-Systeme dienen zur Abbildung durchgehender Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg. Obwohl die Grundstruktur der Geschäftsprozesse abhängig von der jeweiligen Branche ähnlich ist, sind in vielen Unternehmen auch spezifische Abläufe vorhanden, die einen Wettbewerbsvorteil bieten. Aus diesem Grund werden ERP-Systeme durch Konfiguration und Modifikation an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst.

1.1.2

Aufbau und Funktionen von Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV bietet eine durchgängige Unterstützung für die Geschäftsprozesse in allen Unternehmensbereichen. Durch die offene Architektur können Anpassungen und Erweiterungen der Lösung leicht realisiert werden, um die individuellen Anforderungen einzelner Unternehmen abzubilden.

Microsoft Dynamics NAV ist modular aufgebaut, wobei die einzelnen Module untereinander vollständig integriert sind. Die Kernbereiche der Lösung umfassen folgende Funktionen:

Finanzmanagement

Der Bereich »Finanzmanagement«, in den aufgrund der engen Integration der Module Transaktionen aus allen Bereichen zusammenlaufen, bildet die Basis von Dynamics NAV, auf der umfangreiche Analyse- und Reporting-Möglichkeiten aufbauen. Das Finanzmanagement beinhaltet neben Finanzbuchhaltung und Anlagebuchhaltung die Verwaltung von Verbindlichkeiten, Forderungen, Bankkonten und Lagerbewertung.

Verkauf, Marketing und Service

Der Bereich »Verkauf, Marketing und Service« beinhaltet Funktionen zur Planung und Steuerung der Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Dazu gehören die Verwaltung der Stammdaten von Kontakten, Interessenten und Kunden, der Kundenaktivitäten und das Kampagnenmanagement. Im Servicebereich können Kundendienstanfragen und Serviceverträge gezielt bearbeitet...

Blick ins Buch

Inhaltsverzeichnis

Inhalt	6
Vorwort	12
Ein rascher Einstieg	12
1 Einführung in Microsoft Dynamics NAV	14
1.1 Was ist Microsoft Dynamics NAV?	15
1.1.1 Grundlagen zu Enterprise Resource Planning (ERP)	16
1.1.2 Aufbau und Funktionen von Dynamics NAV	17
1.1.3 Technologie und Systemarchitektur	18
1.1.4 Datenstruktur und Belegprinzip	20
1.1.5 Integration mit anderen Microsoft-Produkten	21
1.2 Implementierung von Microsoft Dynamics NAV	21
1.3 Neuerungen in Microsoft Dynamics NAV 2018	22
2 Grundlagen der Systembedienung	24
2.1 Clientkonzepte und Systemzugriff	24
2.1.1 Client-Varianten	25
2.1.2 Benutzeranmeldung	25
2.1.3 Grundlagen der Oberfläche	26
2.2 Der Windows-Client	26
2.2.1 Navigationsmöglichkeiten und Clientstruktur	27
2.2.2 Titelleiste, Adressleiste und Suchfeld	28
2.2.3 Menüband	28
2.2.4 Statusleiste	30
2.2.5 Navigationsbereich	30
2.2.6 Seitenbereich	31
2.2.7 Rollencenter	31
2.2.8 Listenplätze	32
2.2.9 Abteilungen	34
2.2.10 Systembedienung	34
2.2.11 Hilfe	48
2.3 Nutzung der Berichtsfunktionen	48
2.3.1 Grundkonzept der Berichtsausgabe	49
2.3.2 Berichtsdialog und Druckausgabe	49
2.3.3 Filter und Sortierung	51
2.3.4 Druckerauswahl und Formen der Berichtsausgabe	51
2.3.5 Stapelverarbeitung	53
2.4 Konfiguration des Windows-Clients	53
2.4.1 Konzepte zur Konfiguration	53
2.4.2 Vorgehensmodell zur Implementierung	56
2.4.3 Anpassen des Navigationsbereichs	57
2.4.4 Anpassen von Seiten	59
2.4.5 Anpassen von Aufgabenseiten	61
2.5 Webclient und Universal App	62
2.5.1 Grundlagen zum Webclient	63
2.5.2 Systembedienung im Vergleich zum Windows-Client	63
3 Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten	64
3.1 Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung	64
3.1.1 Authentifizierung	65
3.1.2 Benutzerverwaltung	66
3.1.3 Benutzerprofile	72
3.2 Organisationsstrukturen	74
3.2.1 Gliederungsebenen im System	75
3.2.2 Datenbankverwaltung	76
3.2.3 Mandantenverwaltung	77
3.2.4 Zuständigkeitseinheiten	78
3.2.5 Lagerortzuordnung	80
3.3 Mandanteneinrichtung	80
3.3.1 Firmendaten und Finanzbuchhaltungseinrichtung	80
3.3.2 Nummernserien	82
3.3.3 Währungen	86
3.3.4 Perioden	88
3.3.5 Weitere Einrichtung	90
3.4 Grundlegende Stammdaten	91
3.4.1 Artikelstamm	91
3.4.2 Weitere Stammdaten	96
3.4.3 Debitor-/Kreditor-/Artikelvorlagen einrichten	96
3.5 Werkzeuge zur Systemeinrichtung	98
3.5.1 RapidStart-Services	98
4 Lagerverwaltung	100
4.1 Überblick	100
4.1.1 Das Lager in Dynamics NAV	100
4.1.2 Zentrale Aufgaben der Lagerverwaltung	102
4.1.3 Einrichtung Lager und Logistik	103
4.1.4 Lagerorte, Lagerzonen und Lagerplätze	103
4.2 Kontrolle des Lagerbestandes	119
4.2.1 Analysieren der Artikelverfügbarkeit	119
4.3 Anpassen des Lagerbestandes	120
4.3.1 Das Artikelbuchungsblatt	120
4.3.2 Anleitung für die Durchführung einer Buchung im Artikelbuchungsblatt	121
4.3.3 Durchführung einer Inventur	122
4.3.4 Anleitung für die Durchführung einer Inventur	122
4.4 Umlagerungen	123
4.5 Logistik-Buchungsblätter	123
4.5.1 Grundlagen der Buchung in Logistik-Buchungsblättern	123
4.5.2 Durchführung einer Buchung im Logistik Artikel-Buchungsblatt	124
4.6 Reservierungen	125
4.7 Wareneingang und Einlagerung	127
4.7.1 Übersicht	127
4.7.2 Prozessvarianten	127
4.7.3 Einkaufsbestellung mit Lagerplatz	129
4.7.4 Einlagerung mit Einlagerungsbeleg	130
4.7.5 Wareneingang mit Wareneingangsbeleg	130
4.7.6 Wareneingang mit Wareneingangsbeleg und Einlagerung mit Lagereinlagerungsbeleg	131
4.7.7 Zuordnung	134
4.8 Interne Logistikprozesse	135
4.8.1 Lagerplatzumlagerungen	136
4.8.2 Interne Kommissionierung und Einlagerung	139
4.8.3 Umlagerungen zwischen Lagerorten	139
4.9 Warenausgang und Kommissionierung	144
4.9.1 Übersicht	144
4.9.2 Prozessvarianten	145
4.10 Artikelverfolgung	148
4.10.1 Einrichtung der Artikelverfolgung	149
4.10.2 Einkaufsbestellung mit Artikelverfolgung	151
4.10.3 Transaktionen mit Artikelverfolgung	152
4.10.4 Artikelablaufverfolgung	153
5 Beschaffung	156
5.1 Überblick	156
5.2 Beschaffungswesen in Dynamics NAV	157
5.3 Zentrale Aufgaben in der Beschaffung	159
5.4 Lieferantenverwaltung	160
5.4.1 Kreditorenstamm	160
5.4.2 Kreditorenübersicht	160
5.4.3 Kreditorenkarte	161
5.4.4 Synchronisation der Marketingkontakte	162
5.4.5 Schaltflächen in der Kreditorenkarte	162
5.4.6 Anleitung zum Erstellen eines Kreditors	163
5.4.7 Einstellungen zur Zahlung	164
5.4.8 Finanzintegration	166
5.5 Einkaufsartikel, Preise und Rabatte	168
5.5.1 Artikelstamm	168
5.5.2 Anleitung zum Erstellen eines Artikels für den Einkauf	170
5.5.3 Einkaufspreise und Rabatte	172
5.5.4 Grundlagen der Preisermittlung	173
5.5.5 Einkaufspreise und Zeilenrabatte	173
5.5.6 Rechnungsrabatte	174
5.5.7 Anleitung zum Erstellen eines Einkaufspreises	175
5.5.8 Anleitung zum Erstellen eines Zeilenrabatts	176
5.5.9 Anleitung zum Erstellen eines Rechnungsrabatts	176
5.6 Bestellvorschläge	177
5.6.1 Bestellvorschlagsverwaltung	178
5.6.2 Grundlagen zur Arbeit mit Bestellvorschlägen	178
5.6.3 Anleitung zum Einrichten der Planungseinstellungen	179
5.6.4 Anleitung zur Arbeit mit Bestellvorschlägen	180
5.7 Einkaufsanfragen und Bestellungen	183
5.7.1 Struktur von Einkaufsbelegen	183
5.7.2 Einkaufsanfragen	185
5.7.3 Einkaufsbestellungen	185
5.7.4 Rahmenbestellungen	195
5.8 Lieferungen und Rechnungen im Einkauf	196
5.8.1 Einkaufslieferungen	196
5.8.2 Rechnungen zu Einkaufsbestellungen	201
5.8.3 Rechnungserfassung und Sammelrechnungen im Einkauf	205
5.8.4 Sammelrechnungen im Rechnungseingang	206
5.9 Zuschläge, Reklamationen und Gutschriften	207
5.9.1 Artikel-Zuschläge und -Abschläge	208
5.9.2 Wertgutschriften	210
5.9.3 Artikelgutschriften	212
5.9.4 Einkaufsreklamationen	213
5.9.5 Einstandspreis bei Einkaufsreklamationen und Gutschriften	213
6 Vertrieb	216
6.1 Überblick	216
6.1.1 Vertrieb in Dynamics NAV	217
6.1.2 Zentrale Aufgaben im Vertrieb	218
6.2 Kundenstammverwaltung	219
6.2.1 Debitorenstamm	219
6.2.2 Rechnungskunde und Lieferadressen	220
6.2.3 Kreditlimit und Zahlungseinstellungen	221
6.2.4 Anleitung zum Erstellen eines Debitors	223
6.3 Kontakte	224
6.3.1 Grundlagen der Kontaktverwaltung	224
6.3.2 Anleitung zum Erstellen eines Kontakts	226
6.4 Verkaufsartikel, Preise und Ressourcen	226
6.4.1 Artikelstamm	227
6.4.2 Verkaufspreise und Rabatte	228
6.4.3 Ressourcen im Vertrieb	234
6.5 Verkaufsangebote und Aufträge	236
6.5.1 Verkaufsangebote	237
6.5.2 Verkaufsaufträge	239
6.5.3 Belegkopie und Standardverkaufscodes	244
6.5.4 Anleitung zum Druck einer Auftragsbestätigung	245
6.6 Lieferungen und Rechnungen im Verkauf	246
6.6.1 Lieferscheine	246
6.6.2 Rechnungen	250
6.6.3 Rechnungserfassung und Sammelrechnungen im Verkauf	253
6.7 Verkaufsreklamationen und Gutschriften	256
6.7.1 Verkaufsreklamationen	256
6.7.2 Verkaufsgutschriften	259
6.8 Spezielle Prozesse – Montage und Direktlieferungen	259
6.8.1 Montagestücklisten	260
6.8.2 Montageaufträge	263
6.8.3 Direktlieferungen	266
7 Produktion	270
7.1 Überblick	271
7.2 Zentrale Aufgaben der Produktion	271
7.2.1 Konzept	272
7.2.2 Überblick zur Produktionsabwicklung	275
7.2.3 Produktion einrichten	276
7.2.4 Fertigungsstücklisten und Artikelstamm	278
7.2.5 Verbindungscodes	299
7.2.6 Berichte	300
7.2.7 Fertigungsaufträge	300
7.2.8 Automatische Buchungen	315
7.2.9 Produktionssteuerung	318
8 Produktionsplanung	322
8.1 Überblick	322
8.2 Produktionsprozesse	323
8.2.1 Verkaufsplanung	323
8.2.2 Produktionsprogrammplanung	324
8.2.3 Nettobedarfsrechnung	325
8.2.4 Produktionsplanung mit Dynamics NAV	329
8.2.5 Methoden der Planung	345
9 Finanzmanagement	358
9.1 Überblick	358
9.1.1 Finanzmanagement in Dynamics NAV	359
9.1.2 Zentrale Aufgaben im Finanzmanagement	359
9.2 Stammdaten und Einrichtung	360
9.2.1 Sachkontenverwaltung	360
9.2.2 Bankkonten	364
9.2.3 Dimensionen	366
9.2.4 Weitere Einrichtung	369
9.3 Integrationseinstellungen	369
9.3.1 Buchungsgruppen	370
9.3.2 Buchungsmatrix	372
9.3.3 Steuereinrichtung	374
9.4 Buchungen im Finanzmanagement	375
9.4.1 Struktur und Einrichtung von Fibu-Buchungsblättern	376
9.4.2 Allgemeine Sachkontenbuchung	377
9.4.3 Buchung von Rechnungen	383
9.4.4 Zahlungen und Postenausgleich	385
9.4.5 Storno- und Korrekturbuchungen	389
9.4.6 Buchungsvorschau	391
9.5 Bestandsbewertung und Lagerregulierung	391
9.5.1 Einstandspreisberechnung	392
9.5.2 Lagerregulierung	396
9.6 Auswertungen	399
9.6.1 Navigate	400
9.6.2 Ansicht der Posten	401
9.6.3 Berichte	402
9.6.4 Kontenschema	403
Index	408
Leere Seite	1

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