Eidesstattliche Erklärung

„Ich erkläre hiermit an Eides statt, dass ich die vorliegende Arbeit selbstständig angefertigt habe. Die aus fremden Quellen direkt oder indirekt übernommenen Gedanken sind als solche kenntlich gemacht. Die Arbeit wurde bisher weder in gleicher noch in ähnlicher Form einer anderen Prüfungsbehörde vorgelegt und auch noch nicht veröffentlicht. Ich versichere, dass die abgegebene Version jener im Uploadtool entspricht.“

Kurzfassung

Im Zuge dieser prototypischen Fallstudie erfolgt eine technische und ökonomische Evaluierung von Open Source ERP-Software als potenzielle Alternative zu konventionellen ERP- Systemen für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Untersuchung erfolgt an einem prototypischen IT-Dienstleistungsunternehmen mit 150 Mitarbeitern und einem jährlich erwirtschafteten Umsatz von 60 Millionen Euro. Diese Forschungsarbeit dient als Entscheidungsunterstützung für Unternehmer, IT-Entscheider und andere ERP-Interessierte. Dabei wird der Versuch unternommen, das komplexe Gebiet des Enterprise Resource Planning möglichst transparent und strukturiert wiederzugeben; für Entscheider, mit und ohne fachliche Expertise.

Diese induktive Untersuchung evaluiert das Potenzial von Open Source ERP-Software anhand eines prototypisch modellierten Entscheidungsszenarios, bei dem die Anschaffung eines Neusystems aufgrund eines veralteten bestehenden Systems zur Debatte steht. Eine Option besteht darin, eine neue Softwareversion des bestehenden ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV einzuführen. Die Alternative dazu ist eine Ablösung des bestehenden Systems durch ein neues, quelloffenes ERP-System wie OpenERP.

Die technische Evaluierung erfolgt anhand praktischer Testung beider ERP-Systeme, Microsoft Dynamics NAV und OpenERP. Neben der Grundkonfiguration wird auch die Abwicklung eines Geschäftsfalles anhand eines exemplarischen Beschaffungsprozesses simuliert und bewertet. Die wirtschaftliche Evaluierung basiert auf zwei Modellen, einem Prozesskostenmodell und einem Total Cost of Ownership-Szenariomodell. Das Prozesskostenmodell greift auf verfügbare Informationen zu Lizenzen und Kosten von Microsoft Dynamics NAV zurück. Das TCO-Szenariomodell betrachtet das Unternehmen als Ganzes und bezieht sich dabei auf empirische Kostenkennzahlen für die Einführung von ERP- Software.

Das Ergebnis der technisch-funktionalen Evaluierung zeigt, dass die Standardsoftware von Microsoft Dynamics NAV nicht mit der Standardsoftware von OpenERP kompatibel ist. Defizite konnten vor allem bei Dokumentation, Rollen- und Rechteverwaltung, Sprachenmanagement, Reifegrad, als auch bei prozessspezifischen Features festgestellt werden. Zudem verfügt OpenERP über keine Customizing-Funktion für Benutzeranpassungen.

Die ökonomische Evaluierung kommt zum Ergebnis, dass eine potentielle Kostensenkung durch den Wegfall der Lizenzkosten bei Open Source ERP-Software einen untergeordneten Stellenwert hat. Rein kostentechnisch betrachtet, verursacht die Ablösung des bestehenden Systems Microsoft Dynamics NAV durch OpenERP signifikant höhere Investitionskosten als die Einführung einer neuen Version von Microsoft Dynamics NAV.

Schlagwörter: Enterprise Resource Planning, ERP, betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware, Open Source, Funktionalität, Kostenstruktur, Lizenzkosten, Ablösende Migration, Risiken, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Total Cost of Ownership, TCO

Abstract

In the course of this prototypical case study a technical and economical evaluation of open source ERP software is conducted as they may serve as an alternative to conventional ERP systems for small and medium-sized enterprises. The prototypical company is an IT service provider with 150 employees and an annual revenue of 60 million euros. This case study is designed to serve as a decision support for entrepreneurs and managers, IT decision makers and other interested parties. Since the field of enterprise resource planning is outstandingly complex, the thesis endeavours to provide a transparent and well-structured compendium for decision makers with and without professional expertise.

This inductive investigation evaluates the potential of open source ERP by means of a prototypically created decision scenario for a system renewal, since the legacy system is outdated. One option is the implementation of a new version of the legacy system Microsoft Dynamics NAV. The alternative option is to replace Microsoft Dynamics NAV by an open source ERP system such as OpenERP.

The technical evaluation comprises practical test runs in both ERP systems, Microsoft Dynamics NAV and OpenERP. Besides basic configurations, the execution of a business case of the procurement process is simulated and evaluated. There are two different models designed for the purpose of an economical evaluation, a process cost model and a total cost of ownership scenario model. The first one uses available information about licenses and other costs of Microsoft Dynamics NAV. The latter considers the entire company and uses empirical cost key figures for the implementation of ERP software.

The result of the technical evaluation demonstrates that standard software of Microsoft Dynamics NAV is not compatible with standard software of OpenERP. Deficits are detected in documentation, role and user rights management, language management, degree of maturity and process specific features. Furthermore, OpenERP does not provide a customization function for user adaption.

The economical evaluation comes to the conclusion that a potential cost reduction induced by free software license is of subordinated importance. From the perspective of the cost- based evaluation, a replacement of the legacy system Microsoft Dynamics NAV by OpenERP is expected to be significantly more expensive than the implementation of a new software version of Microsoft Dynamics NAV.

Key words: Enterprise resource planning, ERP, business application, open source, functionality, cost structure, license cost, replacing migration, risk, economical evaluation, total cost of ownership, TCO

Danksagung

Recht herzlich bedanken möchte ich mich bei allen Mitwirkenden der Fachhochschule Technikum Wien, die hinter dem qualitativ sehr hochwertigen und ausgezeichnet organisierten Studienbetrieb stehen. Allen voran gilt mein besonderer Dank meinem betreuenden Lektor Herrn Roland Priebernig, MSc. Besonders hervorheben möchte ich seine professionelle Führung zur Konzeption dieser wissenschaftlichen Arbeit. Ebenfalls bedanken möchte ich mich bei Frau Daniela Schmidt, MSc, welche dankenswerteerweise die Zweitbetreuung für diese Arbeit übernommen hat. Bedanken möchte ich mich auch bei meinem langjährigen Freund und Kollege, Martin Auer, der die Korrektur der Arbeit verantwortet und viele wertvolle Hinweise an so manch verzwickter Stelle beisteuerte.

Besonderer Dank gebührt ferner meiner Partnerin Nadine, meinen lieben Eltern und meiner Schwester Sandra. Postum bedanken möchte ich mich auch bei meinem Großvater, dessen größtes Interesse stets der Ausbildung und dem Fortkommen seiner Enkelkinder galt. Ein Danke auch an meinen langjährigen Freund und Studienkollege Lukas Assmair und die stets hilfsbereiten Studienkollegen aus meinem Jahrgang.

Bei meinem Arbeitgeber, BASF Österreich, möchte ich mich ebenfalls bedanken. Ohne diese flexible Gestaltungsmöglichkeit meiner Arbeitszeiten wäre ein berufsbegleitendes Studium auf diese optimale Art und Weise nicht möglich gewesen.

Last but not least möchte ich noch allen Stellen und Einrichtungen danken, die mich in meinem bisherigen Bildungsweg mit finanziellen Mitteln unterstützt haben. Allen voran gebührt mein Dank den österreichischen Steuerzahlern, die hinter dem Bezug der Studienbeihilfe stehen. Für die Stipendien der Daniel & Maria Swarovski-Stiftung, der Josef Rie- ger-Stiftung, der Michael von Zoller-Stiftung und der Karl Seitz-Stiftung möchte ich mich recht herzlich bedanken. Danke auch der Fachhochschule Technikum Wien für die Gewährung zweier Leistungsstipendien in den Studienjahren 2009/2010 und...