ZWEITER TEILDie eigene Zeit neu organisieren

Am Flughafen, im Auto, an öffentlichen Plätzen, auf dem Computerbildschirm, auf dem Handy und an unserem Handgelenk – überall sind Uhren. Uhren, die uns gnadenlos zeigen, wie spät es ist, wie schnell die Zeit vergeht. Uhren, die uns ständig daran erinnern, dass wir uns beeilen müssen. Die Uhr bestimmt den rasanten Takt unseres Lebens. Die Zeit verfolgt uns.

»Keine Zeit!« – so lautet der kollektive Seufzer des modernen Menschen. Doch das ist falsch. Wir haben mehr Zeit, als wir denken.

Noch nie hatten wir so viel freie Zeit zur Verfügung wie jetzt! Den Beweis liefern die Statistiken: Ende des 19. Jahrhunderts war ein Arbeitstag von dreizehn oder vierzehn Stunden absolut normal. Und heutzutage? Heute können wir etwa sechs Stunden Freizeit täglich genießen! Davon konnten frühere Generationen wirklich nur träumen. Aber wir haben noch einen großen Vorteil gegenüber unseren Vorfahren: Unsere Lebenserwartung ist deutlich höher! Sie ist seit 1900 in Deutschland um über 30 Jahre gestiegen. Heute liegt die Lebenserwartung für Männer bei 74 Jahren und für Frauen sogar bei 80 Jahren. Und obwohl wir immer älter werden, ist die Lebensarbeitszeit drastisch gesunken. Zudem erleichtert der rasante technische Fortschritt lästige, aber notwendige Arbeiten und hilft uns so, viel Zeit zu sparen: Waschmaschine, Spülmaschine, Staubsauger und Zentralheizung – alles Garanten für mehr freie Zeit. Dennoch sehen die meisten nichts als Zeitmangel, Zeitnot oder Zeitstress! Aber so verstellen wir unseren Blick für das großzügige Zeitbudget, das wir jeden Tag geschenkt bekommen.

Wenn der Zeitdruck wieder einmal ganz besonders schlimm ist, sollten Sie immer daran denken: Eigentlich haben Sie Zeit im Überfluss! Und es liegt allein an Ihnen, die freie Zeit für sich zu entdecken und auszukosten! Genau dabei kann das neue Zeitmanagement uns unterstützen. Denn es geht nicht darum, immer mehr in einen ohnehin schon übervollen Tag zu packen. Es geht darum, unsere Zeit mit dem zu füllen, was für uns wesentlich ist.

Kapitel 4
Planung statt Chaos:
Zeit gewinnen mit Zeitmanagement

Wie schafft man es, sich Zeit für das Wesentliche zu nehmen? Auch wenn es zunächst banal klingen mag: das A und O ist Planung. Denn: Wer nicht plant, der wird verplant!

Zeitplanung ist der Schlüssel, um Zeit produktiver, intensiver und zufriedener zu erleben. Dennoch glauben viele, dass sie sich die Zeit für ihre Planung sparen können. Sie fürchten, dass sie sich durch Planung der Tyrannei des Terminkalenders unterwerfen, dass sie keinen Freiraum mehr für Kreativität und Spontaneität haben. Doch das ist ein gewaltiger Irrtum.

Vorausschauende, überlegte Planung schafft nicht nur Raum und Zeit für Termine und Aufgaben, sondern auch für Ungeplantes, für spontane Aktivitäten und kreative Momente. Wer täglich nur acht Minuten in seine Planung investiert und diese dann konsequent umsetzt, gewinnt nachweislich jeden Tag eine volle Stunde für die wirklich wichtigen Dinge!

1. Geplant durch den Tag: Tagesplanung

»Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere ein Kinderspiel«, stellte einst Johann Wolfgang von Goethe fest.

Goethe hat recht: Die Planung des Tages ist der erste wichtige Schritt in Sachen Zeitplanung und somit auch der ideale Einstieg in Ihr ganz persönliches Zeitmanagement. Wenn Sie Ihren Tag richtig planen, bekommen Sie fast automatisch die notwendige Routine für Ihre spätere Wochen-, Monats- und Jahresplanung.

Tag für Tag

Die große Herausforderung bei der Tagesplanung besteht darin, das Beste aus jedem einzelnen Tag zu machen und sich Zeit für das Wesentliche zu nehmen.

Wenn Sie Ihren Tag planen, sollten Sie sich unbedingt Zeit für die folgenden Dinge reservieren:

Termine

Tragen Sie alle anstehenden Termine in Ihren Tagesplan ein. Benutzen Sie dazu einen Bleistift. Viele Termine werden verschoben oder entfallen. Wenn Sie einen Bleistift verwenden, können Sie diese Termine einfach ausradieren.

Aufgaben

Notieren Sie sich alle Aufgaben, die Sie an einem Tag erledigen wollen. Schreiben Sie aber nicht bloß Tätigkeiten auf. Versuchen Sie, Resultate festzulegen. Schreiben Sie nicht: »Telefonat mit Herrn Bär.« Notieren Sie: »Meeting-Agenda für Vertriebsleitertagung mit Herrn Bär abstimmen.«

Unerledigtes vom Vortag

Vergessen Sie nicht, Dinge, für die Sie am Vortag keine Zeit hatten, erneut einzuplanen. Aber überlegen Sie genau: Muss das wirklich noch gemacht werden oder hat es sich inzwischen von selbst erledigt?

Unvorhergesehenes

Planen Sie genügend Zeit für Unvorhergesehenes, Störungen und Probleme ein. Sonst ist Zeitdruck vorprogrammiert.

Kommunikation

Ein Bereich, für den wir oftmals zu wenig Zeit in unserer Planung einrechnen, ist Kommunikation. Vergessen Sie also nicht, Zeit für Telefonate, Gespräche mit Kunden, Kollegen oder Vorgesetzten und für Ihre Korrespondenz freizuhalten.

Leerzeiten

Planen Sie auch Leerzeiten, etwa Reise- oder Wartezeiten zwischen zwei Terminen. Überlegen Sie, wie Sie solche Leerzeiten sinnvoll füllen können. Reservieren Sie diese Zeiten beispielsweise für liegen gebliebene Akten oder Fachartikel.

Pausen

Gönnen Sie sich auch Zeit für Pausen. Denn Pausen sind keine Zeitverschwendung. Im Gegenteil: Pausen bringen neuen Schwung und neue Energie. Legen Sie alle 90 Minuten eine kurze Pause ein. Sonst lässt die Konzentration nach, und die Qualität Ihrer Arbeit leidet. Die Folge: Nachbessern und Mehrarbeit.

Privates

Planen Sie nicht nur Ihren Arbeitstag. Ein Tag sollte schließlich ja nicht nur aus Arbeit bestehen. Überlegen Sie sich auch, wie Sie Ihre Freizeit sinnvoll gestalten können. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für Ihre Familie, Freunde, Fitness und alles, was Ihnen sonst noch Spaß macht.

Tagesbilanz

Halten Sie sich jeden Abend mindestens zehn Minuten frei, um Bilanz über den vergangenen Tag zu ziehen und den nächsten Tag zu planen.

Die ALPEN- Methode

Bestens bewährt bei der Tagesplanung hat sich die einfache, aber höchst effektive ALPEN-Methode. Mit dieser Methode investieren Sie täglich nur wenige Minuten in Ihre Planung, gewinnen aber sehr viel Zeit für das Wesentliche:

Aufgaben aufschreiben

Halten Sie alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine, die Sie für einen Tag einplanen, schriftlich fest. Zeitpläne, die nur im Kopf existieren, werden meist ganz schnell verworfen. Schreiben Sie aber nicht bloß Tätigkeiten auf. Versuchen Sie, Resultate festzulegen. Fragen Sie sich schon bei der Planung, was das Ziel einer Tätigkeit ist, was Sie damit erreichen wollen.

Benutzen Sie nur einen Tagesplan, in den Sie alle Aktivitäten sorgfältig eintragen. Und vergessen Sie auch Routineaufgaben und scheinbare Kleinigkeiten nicht. Nur so behalten Sie den Überblick und können absehen, was der Tag bringen wird.

Starten Sie unbedingt mit einem schriftlichen Plan in den Tag. Am besten, Sie erstellen Ihren Tagesplan schon am Vorabend.

Länge/Dauer einschätzen

Notieren Sie hinter jeder einzelnen Aktivität, wie viel Zeit Sie dafür veranschlagen müssen. Leider nehmen sich die meisten von uns viel zu viel vor. Das frustriert. Kalkulieren Sie Ihren Zeitaufwand großzügig und setzen Sie sich für jede Aufgabe ein realistisches Zeitlimit. Achten Sie darauf, dieses Limit auch einzuhalten.

Und: Denken Sie in Sachen Zeitlimit unbedingt an das Parkinson-Gesetz. Es besagt, dass jede Arbeit so lange dauert, wie man Zeit dafür hat. Wenn Ihnen also jemand einen Monat für eine bestimmte Aufgabe zubilligt, dann werden Sie auch einen ganzen Monat dafür brauchen! Hätte man Ihnen nur eine Woche Zeit gegeben, hätten Sie es sicher auch in einer Woche geschafft. Also: Planen Sie realistisch, gehen Sie aber nicht verschwenderisch mit Ihrer Zeit um!

Pufferzeiten einplanen

Verplanen Sie Ihren Tag nicht bis auf die letzte Minute. Denken Sie unbedingt an Pufferzeiten. Riskieren Sie nicht, dass Ihr Tagesplan durch die kleinste Störung völlig aus den Fugen gerät. Kluge Zeitplanung berücksichtigt auch Unvorhergesehenes. Denn: Egal, wie gut wir planen – Überraschungen wird es immer geben.

Halten Sie sich an die bewährte Fifty-Fifty-Regel und verplanen Sie keinesfalls mehr als 50 % Ihres Tages. Reservieren Sie 50 % Ihrer Zeit für geplante Aktivitäten und 50 % für Unvorhergesehenes, die berühmt-berüchtigten Zeitdiebe oder einen kurzen Plausch mit den Kollegen....