Zeitmanagement und Teamarbeit

Persönlichkeit und Zeitmanagement

Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen – übrigens auch das meistbenutzte Hauptwort der deutschen Sprache. Zeit ist mehr wert als Geld, und deshalb müssen wir unser Zeit-Kapital sorgfältig anlegen.

Zeit ist ein wertvolles Kapital:

• Zeit ist ein absolut knappes Gut
• Zeit ist nicht käuflich
• Zeit kann nicht gespart oder gelagert werden
• Zeit kann nicht vermehrt werden
• Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich
• Zeit ist Leben

Unsere Aufgabe im Leben ist es demnach, so viel wie möglich aus der uns zugeteilten Zeit zu machen. Das bedeutet aber nicht, noch mehr Aktivitäten in unsere Tage, Stunden und Minuten hineinzupacken, sondern unsere Lebenszeit intensiver und bewusster für das zu nutzen, was uns wichtig ist – für die schönen Dinge des Lebens, für Genuss und Muße, für Visionen und Erfolg.

Eine bessere oder gar optimale Nutzung unserer wertvollen und knappen Zeit erreichen wir nur durch ein bewusstes, kontinuierliches und konsequentes Zeitmanagement.

Zeitmanagement bedeutet, die eigene Arbeit und Zeit zu beherrschen, statt sich von ihnen beherrschen zu lassen. Unser Umgang mit der Zeit hängt dabei entscheidend von unserer Persönlichkeit ab. Je nach Verhaltensstil und Situation zeigen sich gravierende Unterschiede und Schwierigkeiten, nämlich darin:

• wie jeder auf terminliche Zwänge und Zeitdruck reagiert;
• wie gut und konsequent er sich selbst und andere diszipliniert;
• wie viel Energie der Einzelne hat, um Aufgaben rechtzeitig zu erledigen;
• und wie jeder mit dem Setzen und Erreichen von Zielen umgeht.

Unterschiedliches Zeitverhalten können Sie beobachten, wenn Sie mit anderen in Meetings zusammenarbeiten, an diese delegieren oder als „externer Störfaktor“ mit ihnen kommunizieren wollen oder müssen.

Unsere nachfolgenden Empfehlungen zeigen Ihnen, wie Sie auf die einzelnen Verhaltensstile bei Zeitproblemen situativ besser reagieren können.

Der „dominante“ Zeitmanager

Menschen mit dominantem Verhaltensstil würden am liebsten die Zeit anhalten, um sich ihr nicht unterwerfen zu müssen. Sie wollen die Zeit ausnutzen und das Maximale aus jeder Minute herausholen. Zu Verabredungen kommen sie meist pünktlich, behalten sich jedoch das Recht vor, zu spät zu kommen, wenn etwas für sie „Wichtigeres“ dazwischenkommen sollte. Dennoch warten Dominante nicht gern; sie erwarten einfach, dass die anderen pünktlich sind und, falls nötig, auf sie selbst warten.

Zeitmanagement-Verhalten:

• analysiert schnell, erkennt Wesentliches
• hat ständig seine Ziele vor Augen
• bewertet Aktivitäten ergebnisorientiert
• schreibt Dinge nur ungern auf
• macht nur skizzenhaft Pläne
• kann gut Nein sagen, wenn seine Ziele und die Situation nicht zusammenpassen
• will alles sofort, am besten „gestern“ erledigt haben
• erledigt Dinge nebenbei, während er mit jemandem spricht
• geht Schreibtischarbeit und zu erledigende Aufgaben zügig an
• ist bestrebt, Zeitfresser gleich zu beseitigen
• hasst langweilige Arbeiten oder Unterforderung
• neigt dazu, zu viele Eisen im Feuer zu haben
• unterschätzt die Länge der benötigten Zeit
• handelt impulsiv, ohne die Dinge richtig zu Ende zu denken
• tendiert zu Durcheinander und Hektik
• tut nur das, was unbedingt gemacht werden muss; ist wenig organisiert
• dominiert Diskussionen, vor allem in Meetings
• forciert Dinge zu schnell und zu oft; meint, Druck auf andere ausüben zu müssen
• will, dass andere sich kurz fassen
• unterbricht andere öfter, möchte selbst aber nicht gestört werden
• unterbricht jeden sofort, wenn ihm etwas „Dringendes“ einfällt

Episode:

Dominik Dominator bläst unmittelbar vor dem Start einer von langer Hand vorbereiteten Werbekampagne alle geplanten Aktionen plötzlich wieder ab. Er meint nämlich, mit Hilfe der neuen Werbeagentur Dawtschenko schnellere Umsatzsteigerungen und eine bessere Marktdurchdringung zu erzielen.

10 Zeitmanagement-Tipps für Menschen mit dominantem Verhaltensstil

• Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Ziele und Erwartungen aufzuschreiben und sich über wichtige Prioritäten klar zu werden.
• Durchdenken Sie ein Projekt in allen Einzelheiten, und schätzen Sie den Zeitbedarf ab, bevor Sie es übernehmen.
• Seien Sie mit anderen geduldiger, geben Sie ihnen einen zeitlichen Vorlauf.
• Überschütten Sie andere nicht mit zu vielen Projekten auf einmal.
• Unterbrechen Sie andere weniger, hören Sie mehr aktiv zu.
• Bleiben Sie aufmerksam, wenn andere mit Ihnen sprechen; halten Sie Blickkontakt.
• Wetteifern Sie weniger, und arbeiten Sie mehr mit anderen zusammen.
• Erst denken, dann (weniger voreilig) handeln.
• Schalten Sie einen Gang zurück, verlangen Sie von anderen nicht so viel wie von sich selbst.
• Nehmen Sie sich auch einmal bewusst Zeit für Muße, Entspannung und Nichtstun.

Der „initiative“ Zeitmanager

Menschen mit initiativem Verhaltensstil tendieren dazu, in der Gegenwart zu denken und zu handeln. Sie achten nicht allzu sehr auf die Uhrzeit, weil diese sie einer Struktur unterwirft. Deshalb kommen Initiative oft zu spät, haben andererseits aber auch Verständnis für das Zuspätkommen anderer: Für sie sind Beziehungen wichtiger als Pünktlichkeit. Initiative begeistern sich gern für neue Projekte oder Ideen und versuchen, zu viele Dinge auf einmal zu erledigen.

Zeitmanagement-Verhalten:

• entwickelt Ziele spontan, ohne sie aufzuschreiben
• nimmt gern neue, interessante Aufgaben an
• konzentriert sich auf die augenblickliche Situation
• wechselt häufig die Prioritäten
• ist oft in zu viele Aufgaben verstrickt
• organisiert sich besser, wenn er dazu gezwungen ist, etwa durch drohenden Imageverlust
• tendiert dazu, Aufgaben nicht gründlich abzuwickeln und von einer Aufgabe zur anderen zu springen
• ist ein optimistischer Planer
• neigt zu spontanen Aktionen
• analysiert selten
• hasst Details
• schlecht organisiertes Büro, Chaos
• mangelnde Disziplin für Zeitplanung
• sagt zwar gern Ja, kann die Arbeit aber doch nicht ausführen
• vermeidet Routinearbeiten und erledigt diese nur, wenn unbedingt notwendig
• ist spontan gesellig; unterhält sich lieber, als zu arbeiten
• unterbricht andere oft und lässt sich auch von anderen unterbrechen
• schätzt den Vorteil einer „Stillen Stunde“ erst, wenn er unter Zeitdruck gerät
• verspätet sich oft bei Meetings und ist nicht gut vorbereitet
• bringt sich bei Besprechungen offen ein, lässt sich aber leicht ablenken und reagiert oft zu emotional

Episode:

Inge Initiativle atmet erleichtert auf, als ein externer Anruf von der IHK hereinkommt. Sie unterhält sich lange und freundlich mit dem Anrufer und lässt den Abgabetermin für ein detailliertes Besprechungsprotokoll, an dem sie gerade gelangweilt arbeitet, einfach verstreichen. Sie rechtfertigt dies – jetzt gestresst – damit, dass sie die Chance wahrnehmen konnte, PR-Kontakte nach außen zu pflegen.

10 Zeitmanagement-Tipps für Menschen mit initiativem Verhaltensstil

• Beenden Sie angefangene Aufgaben, bevor Sie etwas Neues beginnen.
• Nehmen Sie Unterbrechungen nicht zum Anlass, sich Tagträumereien hinzugeben.
• Fahren Sie nach Unterbrechungen sofort mit der begonnenen Aufgabe fort.
• Arbeiten Sie konsequent daran, pünktlich zu sein.
• Rennen Sie unwichtigen Dingen nicht hinterher,...