Grundlage der Projektarbeit bildet die Projektdefinition, zu der gehören:
Gründung des Projekts,
Definition des Projektziels,
Festlegung eines Änderungsverfahrens,
Wirtschaftlichkeitsanalyse,
interne Projektorganisation,
Organisation der Prozesse.
TIPP: Die Darstellung der Elemente der Phase entspricht nicht ihrer zeitlichen Abarbeitung innerhalb der Phase „Projektdefinition“, sondern folgt einer inhaltlichen Zusammenführung einzelner Themengebiete. So setzt die Verabschiedung eines Projektantrags voraus, dass sich der Projektantragsteller Gedanken über das Projektziel gemacht hat, jedoch erst auf einer recht allgemeinen Ebene, die weiter zu detaillieren ist. Dies wird dann in der Aktivität „Definition des Projektziels“ beschrieben.
| 3.1.1 | Projektantrag und Projektauftrag |
Die Projektgründung erfolgt durch die Erstellung und Genehmigung eines Projektantrags, der u. a. eine Beschreibung der Aufgabenstellung, wesentliche Rahmenparameter der Planung (z. B. Budget, Meilensteine), Projektrisiken und Projektverantwortlichkeiten enthält. Wird der Projektantrag genehmigt, entsteht daraus der Projektauftrag, der die vertragliche Grundlage der Projektarbeit zwischen Projektauftraggeber (PAG/AG) und Projektauftragnehmer (PAN/AN) bzw. Dienstleister (DL) darstellt. Bei der Projektgründung werden die Projektgrundparameter festgelegt
Leistung (einschließlich des Qualitätsanspruchs),
Einsatzmittel (Ressourcen),
Zeit.
TIPP: Wird der Projektantrag erst nach Verhandlungen genehmigt, so sind die Änderungen des Projektantrags separat zu dokumentieren. Hierdurch werden die beantragten Rahmendaten bewahrt und es kann z. B. bei Budgetkürzungen im Rahmen der Verhandlungen und einer Budgetüberschreitung der gekürzten Budgets auf die Ursprungsdaten verwiesen werden.
Ziel ist es, durch den Einsatz diverser Ressourcen (z. B. Personal, Sachmittel) über einen definierten Zeitraum (Projektdauer) eine bestimmte Leistung (Produkt als Output der Projektarbeit) zu erbringen. Das Projektmanagement hat die Aufgabe, die drei Projektgrundparameter aufeinander auszurichten und zu optimieren. Die Ausrichtung der Projektgrundparameter kann erfolgen:
kostenfixiert (z. B. Festpreisprojekte oder design-to-cost-Projekte; ein angestrebter Fertigstellungstermin kann nur durch Reduzierung des Leistungsumfangs erreicht werden),
terminfixiert (z. B. Messetermin oder Terminüberschreitung führt zu Konventionalstrafen; ein vorgegebenes Budget kann nur durch Reduzierung des Leistungsumfangs eingehalten werden),
leistungsfixiert (z. B. sicherheitstechnische Produkte, bei denen ein Abweichen vom Leistungsumfang rechtlich nicht zulässig ist; Kosten und Termin folgen dem Leistungsumfang und sind disponibel).
Die Begründung des Projektantrags basiert auf einer Analyse der Problemfelder. Beurteilt werden folgende Aspekte hinsichtlich ihrer Richtigkeit:
Aufgabenstellung,
Projektdauer,
Projektkosten und -investitionen,
Ressourceneinsatz (Umfang, Qualifikation),
Funktionsumfang,
Methoden- und Werkzeugeinsatz.
| 3.1.2 | Excel-Praxis: Projektauftrag |
Der Projektauftrag ist ein Vertrag zwischen Projektauftraggeber, Projektleiter und Projektmitarbeitern. Er muss unmissverständlich und klar formuliert sein und sollte vor dem Start der nächsten Projektphase vorliegen. Er enthält in der Regel folgende Punkte:
Projekttitel,
Projektorganisation (Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Projektleiter, Projektmitarbeiter, externe Mitarbeiter …),
Beschreibung der Ausgangssituation,
Projektziele und Projektnutzen,
Projektinhalte,
Projektstart und ‑ende,
Projektbudget,
Projektphasen, Ecktermine und Meilensteine,
Projektrisiken und Projektchancen.
Im ersten Teil wird die Bezeichnung des Projekts mit Auftragsdatum, Bezeichnung und Organisation eingetragen. Dann folgen die Termine von Projektstart und ‑ende und die Termine der wichtigsten Meilensteine.
In den Blöcken darunter können alle weiteren wichtigen Informationen festgehalten werden:
Projektphasen,
Budgetierung,
Ausgangslage,
Ziele,
Aufgaben,
Risiken.
Achten Sie darauf, dass der Projektauftrag beim Druck auf eine Seite passt. Im Register Seitenlayout des Menübands können Sie das Format so festlegen, dass der Auftrag auf eine Seite passt. Wählen Sie unter An Format anpassen jeweils eine Seite für die Breite und die Höhe. Schalten Sie anschließend auf Einfügen/Text und fügen Sie eine Fußzeile ein. Wenn Sie einen Bereich der Fußzeile markieren und auf das Register Entwurf umschalten, finden Sie Kopf- und Fußzeilenelemente, die Sie per Klick an die Cursorposition holen. Das Ergebnis ist jeweils ein Code, der in der Ansicht Seitenlayout und im Ausdruck die gewünschte Information liefert. Kombinieren Sie diese Codes mit zusätzlichen Texteinträgen:
Dateiname: &[Datei] letzte Version: &[Datum] Seitennummer und Anzahl Seiten: &[Seite] / &[Seiten]
| 3.2 | Definition des Projektziels |
| 3.2.1 | Begriff „Projektziel“ |
Das Projektziel ist ein wesentliches Merkmal eines Projekts. Hat ein Projekt keine Ziele, ist es kein Projekt.
Projektzielsetzung: Durch das Projektziel werden die Aufgabenstellungen und der Durchführungsrahmen des Projekts festgelegt.
Ein Projektziel ist ein nachzuweisendes Ergebnis und/oder eine vorgegebene Realisierungsbedingung der Gesamtaufgabe eines Projekts.
Bild 3.2 Magisches Zieldreieck
Im Projektmanagement bilden drei Ziele den Kern der vom Auftraggeber formulierten Anforderung (Projektgrundparameter), sie werden im „magischen Dreieck der Projektziele“ dargestellt.
Leistung
Kosten
Termine
Anfangs- und Endtermine
Meilensteine
Diese drei Zielbereiche stehen, wie das Dreieck symbolisiert, in einem Spannungsverhältnis zueinander. Jede Änderung an einem Teilziel hat unmittelbar Auswirkungen auf die anderen Ziele.
Damit das Ziel eine sinnvolle Funktion hat, muss es quantifizierbar, d. h. messbar sein. Die Zielvorgabe muss eindeutig ausfallen und darf keine Interpretationen zulassen.
Tabelle 3.1 Beispiel für Zielformulierungen
Schlecht formuliertes Ziel | Gut formuliertes Ziel |
Die Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware soll den Arbeitsaufwand und die Durchlaufzeit für administrative Aufgaben reduzieren. | Mit der Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware bis zum 31.12. dieses Jahres müssen der Arbeitsaufwand und die Durchlaufzeit für administrative Aufgaben um mindestens 40 % reduziert werden. |
TIPP: Die Zielformulierung birgt die Gefahr, dass bereits Lösungswege vorgegeben werden, und das sollte auf jeden Fall vermieden werden, damit das Projektteam größtmöglichen Freiraum hat.
| 3.2.2 | Arten von Projektzielen |
Eine wichtige Unterscheidung in der Zielsetzung von Projekten ist die Trennung in Ergebnis- und Vorgehensziele. Im Ergebnisziel ist der Projektgegenstand in seinem gewünschten Endzustand beschrieben, Vorgehensziele können bestimmte Abläufe oder Prozesse enthalten, die für die Erreichung des Ergebnisses von Bedeutung sind.
Bild 3.3 Ergebnisziele und Vorgehensziele
| 3.2.3 | Konkretisierung von Projektzielen |
Das Projektziel wird in einem mehrstufigen Konkretisierungsprozess spezifiziert, von dem einzelne Schritte auch bereits vor der Beantragung eines Projekts durchgeführt werden müssen. Der dreistufige Aufbau der Definition des Projektziels ist nicht bindend, kommt jedoch insbesondere bei Entwicklungsprojekten regelmäßig zur Anwendung.
Die Erarbeitung eines Anforderungskatalogs erfolgt durch die Anwender bzw. Betroffenen und formuliert, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Er beschreibt die betriebswirtschaftliche Problemstellung und dient als Grundlage für eine grobe Schätzung benötigter Aufwendungen und Kosten. Eine Verbindlichkeit kann aus dem Anforderungskatalog noch nicht abgeleitet werden, wenngleich bereits an dieser Stelle zwischen Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen unterschieden werden sollte. In der Regel liegt der Anforderungskatalog bereits zur Genehmigung des Projektantrags...
