3 Gestaltung der Managementdokumentation ( S. 243)

Die DIN EN ISO 9001:2000 fordert die Erstellung einer Managementdokumentation. Diese muss das Managementsystem hinsichtlich Umfang und Inhalten beschreiben. Darüber hinaus müssen mindestens die von der ISO 9001:2000 bzw. der ISO/TS 16949:2002 geforderten „dokumentierten" Verfahren bzw. Prozesse des Unternehmens sowie die Wechselwirkungen der Prozesse beschrieben werden. Alle erforderlichen Dokumente und die von der ISO 9001:2000 bzw. der ISO/TS 16949:2002 geforderten Aufzeichnungen müssen ebenfalls Bestandteil der Managementdokumentation sein.

Die Art und die Form der Dokumentation werden in der ISO 9001 ausdrücklich nicht vorgegeben: In diesem Kapitel werden exemplarisch zwei Arten von Managementdokumentationen beschrieben:

1. Eine konventionelle (Papier-)Dokumentation, deren Struktur an die Gliederung der Norm angelehnt ist.

2. Eine elektronische (papierlose) Dokumentation, deren Struktur sich an den Unternehmensprozessen orientiert.

3.1 Aufbau der Managementdokumentation

Die Managementdokumentation hat die in Abb. 3.1 dargestellte Struktur. Der Aufbau der Dokumentation eines integrierten Managementsystems (Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit) ist grundsätzlich derselbe. Die ISO 9001:2000 bzw. die ISO/TS 16949:2002 fordern folgende Inhalte in der Managementdokumentation (in den Klammern sind die jeweiligen Normabschnitte angegeben):

• Qualitätspolitik und (messbare) Qualitätsziele.

• Dokumentierte Verfahren

– Lenkung von Dokumenten (4.2.3),

– Lenkung von Aufzeichnungen (4.2.4),

– Schulung (6.2.2),

– internes Audit (8.2.2),

„Die Dokumentation kann in jeder Form und Art eines Mediums realisiert sein." ([07] Abschnitt 4.2.1, Anmerkung 3)

– Lenkung fehlerhafter Produkte (8.3),

– Korrekturmaßnahmen (8.5.2),

– Vorbeugungsmaßnahmen (8.5.3).

• Prozesse

– technischen Vorgaben (4.2.3.1),

– Motivation der Mitarbeiter (6.2.2.4),

– Lenkung und Reaktion auf Änderungen (7.1.4),

– Sicherstellung der Qualität angelieferter Produkte (7.4.3.1),

– ständige Verbesserung (8.5.1.1).

• Dokumente, die zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung der Prozesse benötigt werden.

• Geforderte Aufzeichnungen.

Das QM-Handbuch (der Begriff QM-Handbuch ist als Synonym für „übergeordnetes Dokument" zu verstehen) soll enthalten:

• Anwendungsbereich des QM-Systems ggf. mit begründeten Ausschlüssen.

• Dokumentierte Verfahren oder Verweise darauf.

• Beschreibung der Wechselwirkung der Prozesse.

3.1.1 Beschreibung der Prozesse und Wechselwirkung

Die Forderung der DIN EN ISO 9001:2000 nach der Beschreibung der Wechselwirkung von Prozessen kann auf verschiedene Weisen erfüllt werden. Ein Verfahren ist eine „festgelegte Art und Weise, eine Tätigkeit oder einen Prozess auszuführen" (DIN EN ISO 9000:2005, Abschnitt 3.4.5).