1   Warum Zeit- und Projektmanagement notwendig ist

Ich werde in meinen Trainings manchmal gefragt, ob das ganze aktuelle „Geschrei” über Burn-Out, Stress und der Wunsch nach Work-Life-Balance nicht übertrieben und „schicki” ist und man früher nicht schon genau dieselben Herausforderungen hatte, ohne sich dieser neuen Begrifflichkeiten zu bedienen. Meine Antwort darauf ist eindeutig: Nein! Denn die Arbeitswelt unterliegt in den letzten Jahren einem zunehmend schneller werdenden Wandel, während der Mensch mit seinen Fähigkeiten nicht schnell genug hinterherkommt. Ich bin kein Evolutions-Forscher, aber mein GMV (Gesunder Menschenverstand) sagt mir, dass die menschliche Evolution nennenswerte Veränderungen bei unserer Bauart sicher nicht in Jahrzehnten, wahrscheinlich nicht einmal in Jahrhunderten herbeigeführt hat.

Die „Stressoren des 21. Jahrhunderts” sind jedoch stetig zunehmend und schneller im Fluss, als uns lieb sein kann, und sie verlangen uns vielfältige Anpassungen von Verhalten, Einstellungen und Kompetenzen ab. Vielleicht stimmen Sie mir bereits gefühlt zu und haben sich deshalb dieses Buch gekauft; vielleicht brauchen Sie aber an dieser frühen Stelle im Buch noch Argumente zur Motivation, das Buch bis zum Ende zu lesen und die Erkenntnisse in Ihr Leben zu integrieren. Deshalb hier erstmal eine kurze Aufzählung der Stressoren und gute Gründe, sich dagegen zu wappnen:

Unsere sich verändernde Arbeitswelt zeichnet sich durch folgende Entwicklungen aus (siehe z. B. auch den Stressreport 2012 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, aus dem einige der u. g. Punkte entnommen sind):

• Tertiarisierung: Darunter versteht man die Entwicklung zur Dienstleistungsgesellschaft, in der man das Ergebnis seiner Arbeit immer weniger sehen und anfassen kann. Man arbeitet den ganzen Tag und abends kann man kaum beschreiben, was die Früchte dieser Arbeit sind. Da entsteht wenig Sichtbares, auf das man stolz sein könnte. Viel zu viele Meetings binden uns, die Zeit rauben und oft nur wenig Mehrwert stiften. Es wird geredet und gestritten, aber Sicht- und Anfassbares halten wir dann selten in Händen. Was muss es schön gewesen sein, als die Menschen noch überwiegend etwas gebaut, einen Acker bestellt oder einen Schuh oder ähnlich nützliche Dinge fürs Leben mit den eigenen Händen geschaffen haben. Heute kommt man zur Arbeit, kämpft sich durch die Mails und Meetings und dann ist es Zeit, nach Haus zu gehen. Und wenn die Kinder fragen, was für eine Arbeit man eigentlich hat, kann man diese nicht wirklich in Worte fassen. Verstehen Sie mich richtig, ich plädiere nicht für „zurück auf den Acker, zurück an die Werkbänke”, aber wir sollten uns darüber im Klaren sein, dass der geschaffene Wert einer Arbeit nicht mehr leicht zu erkennen ist und wir uns zur eigenen Seelenhygiene immer wieder vor Augen führen sollten, was man mit seiner eigenen Arbeit Sinnvolles zur Gesellschaft beigetragen hat. Hoffentlich fällt Ihnen dazu etwas ein, was Sie befriedigt, dann wäre schon viel geschafft.

• „Informatisierung”, Technisierung & Digitalisierung: Moderne Kommunikationstechnologien machen uns zu „digital workers”. Wir sind immer und überall erreichbar, per Mail oder Telefon, auf unzähligen Social-Media-Kanälen oder mit einer schnellen SMS. Man entwickelt schon ein schlechtes Gewissen, wenn man nicht regelmäßig in die Mails schaut und antwortet – selbst im Feierabend und im Urlaub. Da bleibt wenig Raum für das Abschalten. Privat und im Feierabend zu sein, hat nicht mehr das Privileg des „Abgeschottet-Seins” von der Arbeit. Man muss darum kämpfen, nicht erreichbar sein zu dürfen, ja, es ist geradezu ein Luxus. Die Probleme mit der Flut der täglichen Mails und dem „Information-Overload”, den man „erleidet”, müssen gelöst werden, denn Informationen und Kommunikation sind zwar nötig, jedoch machen die Auswüchse den Menschen krank. Unternehmen reagieren dann oft mit neuem und noch modernerem Equipment. Das schickste „Device”, das mobilste „I-Gerät” und die neueste Software erleichtern zwar teilweise die Arbeit, erhöhen aber auch den Technisierungs- und Komplexitätsgrad. Immer mehr „Schnickschnack” ist zu bedienen und entwickelt oft ein Eigenleben. Insbesondere, wenn eine Vernetzung und Synchronisierung der Geräte nicht gelingt, machen einem die vielen Hilfsmittel mehr Arbeit, als sie einem abnehmen.

• Subjektivierung: Man erhält eine zunehmende Eigenverantwortung für Arbeitsprozesse. Bei aller Automatisierung erhält der Mensch eine wachsende Verantwortung für Gesamtprozesse und Ergebnisse. Bewährte Management-by-Techniken, wie Management-by-Delegation (Führen durch Delegation von Verantwortung für Aufgaben) und Management-by-Objectives (Führen mit Zielen, die durch den Mitarbeiter selbst oder als Teil eines Teams erreicht werden sollen), kommen zwar dem Wunsch nach Gestaltungsspielraum entgegen und sind grundsätzliche Motivationsmotoren. Aber sie verstärken auch den Druck auf den Einzelnen, der sich nicht mehr im Kollektiv der Belegschaft mit seinen individuellen Beiträgen verstecken kann.

• Akzeleration: Eine stetig zunehmende Beschleunigung von Prozessen und eine Zunahme der Komplexität fordern ihren Tribut. Während wir noch dabei sind, einen bestehenden Arbeitsprozess zu optimieren, erzwingt der Arbeitsdruck schon ein schlankeres und noch effizienteres Vorgehen als geplant. Während gerade ein aktuelles Produkt auf den Markt kommt, bereiten wir schon das Nachfolgeprodukt vor, damit die Nachfrage nach „besser, billiger, schneller und neuer” befriedigt werden kann. Aber schnellere und kürzere Zyklen sind nicht allein die Herausforderung. Die Arbeitswelt wird immer komplexer, immer mehr Beteiligte erbringen Ergebnisse im Gesamtkonzert. Dieses Zusammenspiel muss gemanagt, die Abhängigkeiten erkannt und die Schnittstellen bedient werden. Selten folgen die Dinge heute einer geraden Linie, unzählige Handlungsstränge laufen parallel, haben Vernetzung zu anderen Themen und Vorhaben. Das alles noch zu durchschauen, ohne entkräftet aufzugeben, ist eine Kunst, die man lernen muss.

• Neue Arbeitsformen: Die Arbeitswelt birgt viele berufliche Unsicherheiten. Hatte man vor wenigen Jahren noch das Gefühl, dass, wenn man bei einem der großen Konzerne arbeitet, man ausgesorgt hat und das Arbeitsleben und stetiges Einkommen bis zur Rente gesichert ist, so muss man heute zur Kenntnis nehmen, dass gerade die großen zu Tausenden rausschmeißen, wenn der Aktienkurs nach oben steigen soll. Nicht mehr nur die festen Arbeitsverhältnisse bestimmen das Bild in Unternehmen, Leiharbeitnehmer-Arbeitsverhältnisse, Werkverträge, befristete Arbeitsverträge und freie Mitarbeit werden immer öfter die Basis der Zusammenarbeit. Flexibilität auf der Seite der Unternehmen erzwingt Flexibilität bei den Mitarbeitern. Berufliche Laufbahnen werden immer mehr zur Mosaik-Karrieren, bei denen sich abwechselnde Formen der Arbeit am Ende eines Arbeitslebens ein buntes Gesamtwerk ergeben. Heute angestellt, morgen selbstständig, übermorgen als Leiharbeitnehmer an Bord. Die Flexibilität wird eine notwendige Eigenschaft für eine erfolgreiche Gestaltung unseres Berufsalltags werden.

  Es stellt sich deshalb die Frage, wie man sich damit mental arrangieren wird. Denn die nötige Flexibilität bringt auch stetige Instabilität und berufliche Unsicherheit mit sich. Über Jahre im Voraus zu wissen, wie der eigene berufliche Lebensweg verlaufen wird, wird zum Ausnahmefall.

• Globalisierung und Virtualisierung: Es gibt kaum noch Unternehmen, die nicht über die Grenzen des eigenen Landes hinaus aktiv sind und so versuchen, ihren Markt und damit ihren wirtschaftlichen Erfolg zu vergrößern. Das bringt für die beteiligten Menschen mit sich, dass immer mehr Reisen nötig werden, immer mehr Kulturen und Sprachen verstanden und zur Effizienzsteigerung auch immer virtueller miteinander gearbeitet werden muss. Und diese Themen bergen nicht nur neue Herausforderungen, sondern auch neue Stressoren. Welche Reise klappt heute schon wie geplant? Der nächste Stau auf den überlasteten Straßen, der nächste Fluglotsenstreik oder eine ausgefallene Klimaanlage im Zugabteil bei 40 Grad machen das „Abenteuer Reisen” zumindest beruflich zu einem Stressor, denn Terminpläne sind eng und kommen ins Wanken, sobald in der Kette der Handlungen etwas stockt. Und wenn man dann ankommt, hat man z. B. zwar englische Sprachkenntnisse als Verständigungsbasis, aber häufig werden interkulturelle Kompetenzen vorher nicht vermittelt und man redet aneinander vorbei. Dann ist man froh, wenn man endlich wieder daheim ist, wo man sich versteht. Um sich die nächste Reise zu ersparen, stehen immer häufiger Kommunikationsanlagen zur Verfügung, bei denen man sich nicht nur hört, sondern auch sieht. Eine deutliche Entlastung, aber auch eine große Gefahr, denn 80 % der zwischenmenschlichen Kommunikation läuft nonverbal und die oft ruckeligen Bilder können dies nur begrenzt übermitteln. „Sich verstehen geht anders”, mag man meinen, und das zu Recht.

• Projekte statt Linie: Immer mehr Arbeit wird nicht mehr in der klassischen Linienorganisation erledigt, da diese ihre Stärken nur in eingespielten Arbeitsprozessen, aber nicht in den sich dynamisch verändernden Rahmenbedingungen freisetzen kann. Deshalb werden immer häufiger insbesondere einmalige, große und komplexe Vorhaben, von denen viel abhängt, in parallel zur Linie agierende Projektorganisationen überführt. Eigentlich ein sinnvolles Vorgehen, da sich auf die...