Die neue Generation von Portalen in Office 365

NextGen Portals

Fabian Moritz

Verfolgt man die unterschiedlichen Kommunikationskanäle rund um Office 365, trifft man immer häufiger auf den Begriff „NextGen Portals“. Spätestens auf der diesjährigen Microsoft-Ignite-Konferenz Anfang Mai gab es kaum eine Chance, den „NextGen Portals“ in den unterschiedlichen Fachvorträgen auszuweichen. Dieser Artikel soll Ihnen einen Einblick darin geben, was es mit diesem Begriff auf sich hat, welche Ziele Microsoft mit den Portalen der nächsten Generation verfolgt und wie das konkrete Leistungsangebot derzeit genau aussieht.

Angefangen hat alles vor knapp einem Jahr. Auf der SharePoint Confer­ence 2014 wurden mit dem Videoportal sowie Delve die ersten beiden Standardportallösungen für Office 365 angekündigt und wenig später für Kunden verfügbar gemacht. Mit diesen beiden neuen Portalen wird erstmals das Umdenken in der Plattform Office 365 sichtbar. Wo vorher noch die aus SharePoint stammenden Zusammenarbeitsdienste oder OneDrive for Business im Vordergrund standen, liefern „NextGen Portals“ einen komplett neuen Ansatz. Sie bieten eine ganzheitliche Lösung für vollständige Geschäftsszenarien innerhalb von Office 365. Die Portale greifen hierbei auf Standardbausteine von SharePoint und ­Azure zurück. Zum Beispiel nutzt das Office-Videoportal eine SharePoint-Asset-Bibliothek zur Datenspeicherung sowie die Azure Media Services zum Encoding oder Streaming. Delve bezieht seine Intelligenz aus dem Office Graph sowie dem SharePoint-Search-REST-API. Damit verdeutlicht Microsoft, wie es sich zukünftig die Lösungswelt von Office 365 vorstellt und welche Rolle dabei die Dienste von SharePoint und Azure spielen werden.

Bis dahin war diese Art von Portallösungen nur in SharePoint On-Premises denkbar und auch dort nur mit einem hohen Implementierungsaufwand. Es ist schwer vorstellbar, welche Investitionssummen in den vergangenen Jahren aufgewendet wurden, um tausende individuelle Lösungen für ähnliche Geschäftszwecke umzusetzen. Mit den NextGen Portals frischt Microsoft das klassische Thema „Make or Buy“ wieder auf und schafft ein ernstzunehmendes Ready-to-go-Angebot, das Office-365-Kunden ohne Aufwand und Zusatzkosten nutzen können.

Die Strategie und Mission von „NextGen Portals“

Um sich diesem Thema anzunähern, möchten wir zunächst die Frage beantworten, warum Microsoft diese Bestrebungen und Investitionen verfolgt. Offic 365 hat in den vergangenen drei Jahren ein hohes Wachstum erlebt. Die Nachrichten über neue namhafte Kunden reißen nicht ab. Mehr und mehr ging aber auch das Feedback ein, dass der Funktionsumfang im Bereich der Portallösungen nicht den Anforderungen seiner Kunden genügt. Microsoft hat daraus eine Liste von Top-5-Herausforderungen seiner Kunden zusammengestellt:

1. Wie kann das Intranet für die Bring-Your-Own-Device-Mitarbeiter modernisiert werden?
2. Wie kann ein Cloud Service als Mehrwert für das Intranet integriert werden?
3. Wie können die Themen Social, Search-driven und Content Management gemeinsam zum Erfolg gebracht werden?
4. Wie kann das Intranet die Produktivität im Unternehmen ganzheitlich unterstützen?
5. Wie kann ein Nutzen schneller und durch weniger Eigenentwicklung erzielt werden?

Aus diesen Fragestellungen heraus haben die Planer von Office 365 einige Standardmuster von Portallösungen ermittelt und dabei folgende Portaltypen identifiziert:

• Klassisches Informationsportal (Verzeichnis, Nachrichten, Suche)
• Personenportal (Kollegen und Personen anhand von Fähigkeiten und Eigenschaften finden)
• Wissensmanagement
• Video- und Asset-Portal
• Mitarbeiter- und Ressourcenmanagement
• Abteilungsportal

Diese Erkenntnisse ergeben für Microsoft die Grundlage der neuen Portalstrategie. Office 365 soll die wesentlichen Anforderungen der Kunden mit den grundlegenden Portalmustern vereinen und in Standardlösungen überführen. Hierbei verfolgt die Plattform vier Grundprinzipien:

• Intelligent
• Social
• Mobile
• Ready-to-go

Zusammen mit fortführenden Investitionen in Office 365, dem wachsenden Funktionsumfang von Azure sowie dem Engagement von Partnern möchte Microsoft mit den „NextGen Portals“ ein neues Angebot standardisierter Portale schaffen. Diese integrierten Portale greifen dabei auf weitere Office-365-Backend-Dienste wie Office Graph, One­Drive for Business, Skype for Business, Mail, Yammer oder SharePoint zu.

Abb. 1: Die Bausteine der NextGen Portals (Quelle: ignite.microsoft.com)

Zur aktuellen Portalfamilie zählen das Videoportal, Delve, InfoPedia sowie die Möglichkeit zur Bereitstellung individueller Portallösungen (Abb. 1).

Die vier Grundprinzipien

Die den NextGen Portals zugeordneten Lösungen sollen allesamt vier Eigenschaften erfüllen: Intelligent, Sozial, Mobil und Ready-to-go. Was können Nutzer hiervon genau erwarten bzw. was steckt hinter diesen Begriffen?

Die Intelligenz erhalten die Portale durch Machine Learning und die Technologie von Office Graph. Office Graph analysiert den gesamten Content, die Interaktionen und Aktivitäts-Streams aller Profile und errechnet daraus eine individuelle Relevanz pro Nutzer.

Sozial werden die Anwendungen über die Integration eines Yammer-Feeds. So können zum Beispiel Videos innerhalb des Videoportals über einen integrierten Yammer-Feed kommentiert und bewertet werden (Abb. 2).

Abb. 2: Videos lassen sich via Yammer kommentieren (Quelle: blogs.office.com)

Bei der mobilen Strategie verfolgt Microsoft zwei Ansätze: Durch die Bereitstellung mobiler Apps für iOS, Android oder Windows Mobile verfolgt der Hersteller zum einen den adaptiven Ansatz, in dem auf ein Gerät zugeschnittene mobile Apps bereitgestellt werden. Die durchgängige mobile Darstellung auf mobilen Browsern will Microsoft lösen, indem es die Portale zukünftig in einem responsiven Design ausliefert (Abb. 3).

Abb. 3: Delve sowie Office Video stehen seit Kurzem als App zum Download bereit

Ready-to-go soll versprechen, dass die Anwendungen direkt genutzt werden können, ohne dass hohe Aufwände in der Einrichtung, Anpassung oder Bereitstellung erforderlich sind.

Office 365 Video

Office 365 Video ist ein vollständiges Out-of-the-box-Videoportal, das eine unternehmensweite Bereitstellung und Verteilung von Videomaterial ermöglicht. Unter Verwendung der Windows Azure Media Services liefert das Portal reichhaltige Features zur Enkodierung sowie Bereitstellung unterschiedlicher Videoformate für eine Vielzahl an Endgeräten. Die Strukturierung der Inhalte erfolgt auf Grundlage so genannter Channel, die sich einfach erstellen und von Nutzern abonnieren lassen. Inhaber eines Channels können auf Objekte individuelle Autoren- und Leserechte vergeben. Unter Verwendung von Office Graph listet die Plattform Vorschläge für ähnliche Beiträge auf. Ebenso kommt der Graph auf der Startseite zum Einsatz. Hier werden dem Nutzer für ihn zugeschnittene und empfohlene Inhalte präsentiert. Über einen Yammer-Feed können Mitglieder Inhalte kommentieren und bewerten. Das Videoportal steht derzeit auch als adaptive mobile App bereit, wobei Microsoft strategisch das gesamte Videoportal mit einem responsiven Design ausgestalten möchte.

Entwicklern wird ein eigenständiges REST-API bereitgestellt, mit dem sich Inhalte und Dienste von Office 365 Video konsumieren lassen. Und damit soll noch lange nicht Schluss sein. Microsoft plant derzeit eine noch tiefere Integration des Videoportals in Office 365. So soll es beispielsweise die Möglichkeit geben, Office 365 Video als Quelle für eingebetteten Inhalt auszuwählen oder zum Beispiel direkt von Skype ein Video im Portal bereitzustellen. Wer auf Hybridszenarien oder eine tiefere Integration in die On-Premises-Welt wartet, für den gibt es ein Wehrmutstropfen: Office 365 Video wird (vorerst) nur als Link für SharePoint On-Premises angeboten. Dass weitere Integrationspunkte folgen werden, bleibt zu hoffen.

Delve

Auch wenn der Name der Lösung im deutschsprachigen Raum noch nicht sehr zugänglich ist, stecken im Portal „Delve“ jede Menge neue Konzeptansätze und Technologien. Delve an sich ist eine Art Suchplattform, die dem Anwender die für ihn relevanten Inhalte aus unterschiedlichen Quellen (Dokumente, E-Mails, Yammer-Feeds oder Skype-Inhalte) darstellt (Abb. 4).

Abb. 4: Delve visualisiert empfohlenen Inhalt pro Nutzer

Die Daten stammen hierbei aus dem Office Graph, der mittels Machine-Learning-Konzepten den Inhalt, die Personen sowie die unterschiedlichen Aktivitäten zusammenführt und je Profil mit einer Art individueller Relevanz versieht. Damit haben alle Inhalte und Personen quasi eine Distanz zueinander, die Delve in einem eigenständigen Portal visualisiert.

Die neue Technologie möchte eine komplett neue personenzentrierte Arbeitserfahrung liefern, indem sie Informationen darüber liefert, welche meiner Kollegen derzeit an welchen Inhalten arbeiten.

Zusammen mit Delve liefert Office 365 eine komplett neue Profilansicht. Hierin lassen sich neben den Profilinformationen über unterschiedliche Aktivitäts-Streams einsehen, an welchen Inhalten Kollegen derzeit arbeiten (Abb. 5).

Abb. 5: Die neue Profilansicht vereint Informationen und Aktivitäten des...