In dem Entwurf der neuen DIN EN ISO 9001 wird im Abschnitt: 7.1.5 „Ressourcen zur Überwachung und Messung“ gefordert, dass die Organisation die benötigten Ressourcen für gültige und verlässliche Überwachungs- und Messergebnisse sicherstellt, wenn Überwachung und Messung eingesetzt werden, um die Konformität von Produkten und Dienstleistungen mit bestimmten Anforderungen nachzuweisen. Dabei muss die Organisation sicherstellen, "dass die verfügbaren Ressourcen

• für die jeweilige Art der unternommenen Überwachung- und Messtätigkeiten geeignet sind,

• aufrechterhalten werden, um deren fortlaufende Eignung sicherzustellen

Die Organisation muss geeignete dokumentierte Informationen als Nachweis für die Eignung der Ressourcen zur Überwachung und Messung aufbewahren.

Wenn die Rückverfolgbarkeit der Messung eine gesetzliche oder behördliche Anforderung darstellt oder vom Kunden oder von der relevanten interessierten Partei erwartet wird oder von der Organisation als wesentlicher Beitrag zur Schaffung von Vertrauen in die Messergebnisse angesehen wird, müssen die Messgeräte

• in bestimmten Abständen oder vor der Anwendung gegen Messstandards verifiziert oder kalibriert werden, die auf internationale oder nationale Messstandards zurückzuführen sind. Wenn ein solcher Standard nicht vorliegt, muss die Grundlage für die Kalibrierung oder Verifizierung als dokumentierte Information aufbewahrt werden,

• gekennzeichnet werden, um deren Kalibrierstatus bestimmen zu können,

• vor Einstellungsänderungen, Beschädigung oder Wertminderung, was den Kalibrierstatus und demzufolge die Messergebnisse ungültig machen würde, geschützt sein".

Wird bei der geplanten Verifizierung oder Kalibrierung oder bei der Verwendung des Messgeräts festgestellt, dass es fehlerbehaftet ist, muss laut ISO 9001 ermittelt werden, ob auch die Gültigkeit älterer Messergebnisse beeinträchtigt wurde. Ist dies der Fall, dann muss die Organisation entsprechende Korrekturmaßnahmen einleiten.

Grundsätzlich müssen alle Mittel, die zum Messen und Prüfen geeignet sind, betrachtet werden. Eine Prüfung ist ein Messvorgang, der mit einer Konformitätsaussage verbunden ist. Die Konformitätsaussage ist die Bestätigung, ob ein geprüftes Produkt mit den Spezifikationen übereinstimmt oder nicht. Die ISO 9000 spricht bei der Lenkung von Überwachungs- und Prüfmitteln nur von diesen Prüfmitteln.

Messmittel werden zur Messung benutzt, ohne dass damit eine Konformitätsaussage verbunden ist. Daraus folgt, dass in einem frühen Stadium der Prüfmittelverwaltung festgelegt werden muss, welche Mittel Messmittel (ohne Überwachung) und welche Prüfmittel (mit Überwachung) sind.

Es kann vorkommen, dass derselbe Typ Gerät als Prüfmittel oder als Messmittel eingesetzt wird. Ein Messschieber wird z. B. in der Wareneingangsprüfung für die Messung von Zulieferteilen benutzt, ein anderer dazu, die passende Beilagscheibe auszusuchen.

Die Empfehlung ist also, alle Messmittel zu erfassen und zur Identifizierung zu kennzeichnen. Die Identnummer ist unverlierbar (Gravur, Laserbeschriftung) anzubringen.

Gleichzeitig erfolgt die Festlegung, ob es sich um ein überwachungspflichtige Prüfmittel oder ein nicht überwachungspflichtiges Messmittel handelt. Bei Zweifeln oder bei nicht eindeutiger Einsatzweise ist die Einstufung als Prüfmittel sinnvoll.

Über Jahrzehnte war es üblich, sprechende Nummernsysteme zu verwenden. Die Kriterien waren Art und Einsatz der Prüfmittel, häufig aber auch die Organisation betreffende Informationen wie z. B. die Abteilung oder die Werkshalle. Es sollte sehr gut überlegt werden, ob derartige Verschlüsselungen noch zeitgemäß sind, da heute alle Prüfmittelverwaltungssysteme in irgendeiner Form mit EDV-Systemen realisiert sind.

In diesen Systemen gibt es eine Reihe von beschreibenden Feldern, die jeder einzelnen Identnummer zugeordnet werden und die auch für die Suche und die Filterung von Daten verwendet werden können. Wenn z. B. die Abteilung Teil der Identnummer ist, kann das Prüfmittel nicht ohne weiteres die Abteilung wechseln, sondern muss konsequenterweise umgekennzeichnet werden. Ist die Abteilung ein Feld in den Stammdaten, kann die Umbuchung einfach erfolgen.

Als praktikable Lösung hat sich die Kennzeichnung der Prüfmittel mit einer fortlaufenden Nummer herausgestellt. Wer 300 Prüfmittel hat, wahrscheinlich in absehbarer Zeit die 1000 überschreitet, beginnt mit der Identnummer 1001 und zählt hoch. Identnummern mit führenden Nullen sind nicht empfehlenswert, weil diese von Standardanwendungen (z. B. Excel) eigenwillig interpretiert werden. Diese kurzen Nummern sind im Regelfall kostengünstig herzustellen.

Eine Identnummer sollte zur eindeutigen Identifizierung geeignet sein. Die Nummer ist unverlierbar anzubringen. Heute ist die Laserbeschriftung die häufigste Art der Kennzeichnung, Elektroschreiber oder Gravur werden auch noch angewendet.

Nicht geeignet ist jede Art von Aufklebern, mit dessen Verlust auch alle Bezüge des Prüfmittels zu Daten und Aufzeichnungen verloren gehen. Ausnahme: Messgeräte, die nur ein einziges Mal in der Organisation vorhanden sind, könnten auch verlierbar gekennzeichnet werden, weil die Zuordnung zu allen Informationen immer gegeben ist.

Ergänzend zur Beschriftung kann zusätzlich mit maschinenlesbaren Etiketten (Barcode oder Data Matrix) zum schnelleren Ein- und Ausbuchen gearbeitet werden.

Jedem Prüfmittel werden in seinem Datensatz Informationen zugeordnet, die entweder der Suche, der Filterung, der Bestandsführung oder auch nur als beschreibende Zusatzinformation dienen.

Die früher übliche Strukturierung mit mehrstufigem hierarchischem Aufbau Messgröße, Prüfart, Prüfmittelgruppe, Kalibrierverfahren etc. wird heute meistens nicht mehr praktiziert. Zumindest die Zusammenfassung gleichartiger Prüfmitteln zu Prüfmittelgruppen ist aber sinnvoll.

Tabelle 3.1 listet beispielhaft einige zentrale Felder auf und erläutert diese. Auch wenn die Prüfmittelverwaltung im Wesentlichen gleich abläuft, kann es Gründe geben, mehr und/oder andere Felder zu verwenden.

Die innerbetriebliche Zuordnung der Prüfmittel zu Bereichen, Abteilungen, Werkshallen bis zu Werkbänken, Werkzeugschränken oder Personen hat in jedem Betrieb eine individuelle Note. Grundsätzlich ist die Detaillierung wünschenswert, weil es dann einfacher wird, die Prüfmittel aufzufinden. Andererseits kann zu viel Detail die Flexibilität verhindern, indem es nicht mehr einfach möglich ist, ein Prüfmittel bei Bedarf zu verlagern. Oder die Verlagerung ist mit einer Stammdatenänderung verbunden, was wieder einen Aufwand darstellt.

Zusätzlich zu den benannten Feldern ist es sinnvoll, einige Leerfelder vorzusehen (Kennzeichen 1, Kennzeichen 2 etc.), die dann bei Bedarf für spezifische Informationen verwendet werden können.

Prüfmittel (mit denen die Konformität bestätigt wird) müssen in festgelegten Abständen oder vor dem Einsatz kalibriert werden. Mit Abstand am häufigsten ist die Kalibrierung nach festgelegten Zeitintervallen. Die Kalibrierung vor Einsatz des Prüfmittels ist schwieriger, da rechtzeitig vor dem geplanten Einsatz die Kalibrierung (egal, ob intern oder extern) angestoßen werden muss. Bei vielen Prüfmitteln würde das zu einem planerischen Aufwand führen, der nur schwer zu rechtfertigen ist.

Fast alle Firmen wählen deshalb den Weg, die Prüfmittel durch...