5 Initialisieren – die Projektplanung
„Planen ist alles. Der Plan ist nichts.“ (unbekannt)
Die Initialisierung umfasst das „Aufsetzen“ des Projekts. Das Projekt wird in dieser Phase geplant und strukturiert. Es wird festgelegt, wie es verlaufen soll.
Die Initialisierung umfasst fünf Handlungsfelder
- Was ist zu tun? – Arbeitspakete
Hier werden die notwendigen Aktivitäten beschrieben. - Welche Tätigkeitsreihenfolge ist optimal? – Projektablauforganisation
Hier wird festgelegt, in welcher Reihenfolge und wann die Aktivitäten durchgeführt werden sollen. - Wie ist alles organisiert? – Projektaufbauorganisation
Hier wird beschrieben, wie das Projektteam strukturiert werden soll und welchen Rollen es gibt. - Wer tut was? – Projektteam
Hier wird festgelegt, welche Personen das Projektteam bilden und wer welche Rolle(n) übernimmt. - Wie organisiert sich das Projekt? – Projekthandbuch
Hier werden Regelungen, Werkzeuge, Zielvorgaben etc. auf dem jeweils aktuellen Stand als Hilfestellung für das Projektteam dokumentiert.
KONTINUIERLICHE PROJEKTPLANUNG
Die Projektplanung findet kontinuierlich während der gesamten Projektdauer statt. In der Initialisierungsphase wird die Planung erstmalig durchgeführt, ist damit aber keinesfalls abgeschlossen. Pläne müssen laufend überprüft sowie ggf. verbessert und aktualisiert werden. Auch umfasst eine gute initiale Planung keine Detailplanung für spätere Phasen.
Das Geschick beim Planen besteht darin, die richtige Detaillierung zum richtigen Zeitpunkt zu finden. Zu Beginn des Projekts ist die Planung eher grob.
RICHTIGE DETAILLIERUNG
Keinesfalls gilt, dass ein besonders detaillierter Plan per se besonders gut ist. Mitunter ist es sogar umgekehrt. Es gilt, zur rechten Zeit die erforderlichen Aktionen ausreichend detailliert zu planen und anderseits nicht zu viel Zeit und Energie in Detailpläne zu investieren, die sich später als weniger geeignet herausstellen. Drei Faktoren führen zur Notwendigkeit, Pläne im Projektverlauf anzupassen:
NEUE ERKENNTNISSE BERÜCKSICHTIGEN
Im Projektverlauf werden sich Rahmenfaktoren verändern. Diese Änderungen müssen im Projektverlauf berücksichtigt werden. Bestehende Pläne dürfen nicht die Bereitschaft mindern, neue Erkenntnisse zu berücksichtigen.
ERKENNTNISSE AUFTRAGGEBER
Auch wird der Auftraggeber im Laufe der Zeit neue Erkenntnisse gewinnen, die anfangs noch nicht verfügbar sind. Ein Projekt, einmalig in der Summe seiner Eigenschaften, stellt den Auftraggeber vor die Herausforderung, etwas zu spezifizieren und zu beauftragen, für das noch keine oder nur wenige vergleichbare Erfahrungen vorliegen. In der Mehrzahl der Fälle wird also auch der Auftraggeber eine Lernkurve durchlaufen und erst auf Basis von Zwischenergebnissen und Erfahrungen aus dem Projekt ein besseres Verständnis davon entwickeln, was er wirklich benötigt. Ziele und resultierende Umsetzungsplanung werden sich also mit hoher Wahrscheinlichkeit verändern. Dies gilt insbesondere, je detaillierter die Planung Ziel und Vorgehen beschreibt.
ERKENNTNISSE PROJEKTTEAM
Beim Projektteam werden im Verlauf des Projekts ebenfalls Lerneffekte eintreten. Mit zunehmendem Projektfortschritt wird deutlich, welche Instrumente und Methoden funktionieren und welche nicht; sukzessive versteht das Team besser, wie eine Realisierung aussehen sollte, welche Aspekte des geforderten Projektergebnisses wie herausfordernd sind und wie evtl. geringfügige Anpassungen ein besseres und einfacher zu realisierenden Ergebnis unterstützen können. Auch aus dieser Perspektive gilt, dass eine sehr detaillierte Planung mit langem Zeithorizont mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zweckmäßig sein wird; sie bedeutet nicht nur vergeblichen Aufwand, sondern stellt auch eine Barriere dar, wenn es darum geht, eine dann im Projektverlauf sinnvolle Lösung zu finden.
DETAILLIERUNGSGRAD DER PLANUNG
Insgesamt sollte die Planung die Zielsetzung unmissverständlich fixieren, zugleich sollte der Detaillierungsgrad abnehmen, je weiter sie in die Zukunft reicht. Damit wird die Planung der zunehmenden Unsicherheit im Verlauf des Projekts gerecht (Abbildung 7).
Abbildung 7: Planbarkeit und optimale Detailtiefe der Planung auf der Zeitachse
PLANUNG FLEXIBEL HALTEN
Mach du nur einen Plan … Ergebnisse werden nie vollständig so eintreten, wie sie geplant wurden – darüber muss Klarheit bestehen. Durch die Planung werden die Sachverhalte jedoch besser durchdrungen und können besser gesteuert werden!
5.1 Arbeitspakete
Die Ziele des Projekts hat Herr Felix bereits festgelegt. Er überlegt, welche Schritte im Planungsprozess als Nächstes folgen. Nun gilt es, das Projekt zu detaillieren, einzelne Aufgaben und Abläufe zu beschreiben, Zuständige zu benennen. Ihm ist bewusst, dass er nicht mit allem auf einmal beginnen kann. Er denkt darüber nach, wie er die Arbeit aufteilt, damit sich die einzelnen Aufgaben gut bearbeiten lassen. Er beruft eine Projektsitzung ein, um mit der Geschäftsleiterin Frau Sommer und Herrn Stark, dem stellvertretenden Projektleiter, eine Lösung zu erarbeiten.
ANTWORTEN IN DIESEM KAPITEL
- Warum Arbeitspakete?
- Wie werden Arbeitspakete gegliedert? (Projektstrukturplan)
- Wie werden Arbeitspakete geplant und beschrieben?
- Wie hängen Projektstruktur-, Ablauf-, Budget- und Kostenplan zusammen?
5.1.1 Warum Arbeitspakete?
TEILAUFGABEN FESTLEGEN
Nicht alle Projektaufgaben können gleichzeitig bewältigt werden und nur in wenigen Projekten kann jeder alles machen. Insbesondere bei größeren Projekten werden Aufgaben kleineren Teams zugeordnet. Hierfür ist eine Aufteilung des Projekts in Teilaufgaben nötig, in die sogenannten Arbeitspakete.
RICHTIGE GRÖßE FINDEN
Das Ziel ist es, Pakete zu schnüren, die sich gut durch einzelne Mitarbeiter oder Teilprojektteams getrennt bearbeiten lassen. Die Arbeitspakete dürfen jedoch auch nicht zu klein geraten, denn durch eine starke Zerteilung der Hauptaufgabe gehen Zusammenhänge verloren und der Blick fürs Ganze schwindet. Wichtig ist auch, dass sich die Pakete wieder sinnvoll zusammenführen lassen.
FORTSCHRITT MESSEN
Arbeitspakete sollen die Dreh- und Angelpunkte für Ressourcenplanung, Aufwands- und Fortschrittscontrolling sein. Insbesondere bei größeren Projekten und im Zusammenspiel mit einem modernen IT-gestützten Controlling sind Arbeitspakete ein strukturelles und organisatorisches Schlüsselelement. Wie gut ein Projekt voranschreitet, lässt sich am Fortschritt in der Bearbeitung der einzelnen Arbeitspakete erkennen.
5.1.2 Wie werden Arbeitspakete gegliedert? (Projektstrukturplan)
Bei der Definition der Arbeitspakete wird die gesamte Aufgabenstellung in Arbeitspakete zerlegt und diese dann im Projektstrukturplan übersichtlich und vollständig zusammengestellt. Häufig geschieht das in Form einer Baumdarstellung (Abbildung 8).
Abbildung 8: Beispiel Projektstrukturplan
PSP-ELEMENTE
Eine solche Baumdarstellung hat den Vorteil, die strukturellen Zusammenhänge deutlich herauszustellen. Die Arbeitspakete der untersten Gliederungsebene werden als Projektstrukturplan-Elemente (PSP-Elemente) bezeichnet.
GLIEDERUNGSMÖGLICHKEITEN
Bei der Gliederung kann nach unterschiedlichen Prinzipien vorgegangen werden: objektorientiert, funktionsorientiert oder phasenorientiert. Möglich ist auch eine Gliederung nach Werkzeugen, Fähigkeiten, Zugang zu Räumlichkeiten, Personen oder anderen Kriterien. Vielfach werden auch in Mischformen die genannten Varianten kombiniert.
OBJEKTORIENTIERTE GLIEDERUNG
Unter einem objektorientierten Projektstrukturplan versteht man die Strukturierung des Gesamtauftrags nach den für das Projekt notwendigen Objekten (Bestandteilen). Lautet das Projekt zum Beispiel „Fertigung eines Holztischs“, wird es in die Arbeitspakete Platte, Füße und Schublade zerlegt.
FUNKTIONSORIENTIERTE GLIEDERUNG
Beim funktionsorientierten Projektstrukturplan splittet man das Projekt nach Aufgabentypen. Beim Beispiel „Fertigung eines Holztischs“ wären die Funktionen, nach denen gegliedert werden könnte: bohren, fräsen, sägen, lackieren.
PHASENORIENTIERTE GLIEDERUNG
In einem phasen- oder ablauforientierten Projektstrukturplan werden die Phasen des Projekts als Gliederungsgrundlage gewählt. Aufgeteilt wird es nach einem favorisierten Vorgehensmodell. So könnten die Phasen beim Beispiel „Fertigung eines Holztischs“ wie folgt lauten: Tisch entwerfen → Komponenten fertigen → Komponenten zusammenfügen → lackieren.
VOR- UND NACHTEILE DER...
