Während der Vorbereitungsphase mussten Sie auf Basis weniger Informationen Inhalte, Termine, Kosten und Ressourcenbedarf grob abschätzen. Unabhängig davon, ob Sie die Genehmigung in Form einer Beauftragung durch Ihren Kunden erhalten haben oder als Freigabe in einem Projektsteuerungsgremium in Ihrer Firma – jetzt ist das Wichtigste, das Projekt zum Laufen zu bringen.
Ihre Ziele sind:
Erstellen einer detaillierten Planung für die Umsetzungsphase
Zuweisen der Aufgaben an die beteiligten Rollen, d. h. die Personen im Projekt auslasten
Beauftragen externer Projektteilnehmer, beispielsweise durch Werk- oder Dienstleistungsverträge
Um diese Ziele zu erreichen, müssen Sie folgende Schritte tun:
Erstellen Sie eine detaillierte Anforderungsspezifikation.
Führen Sie eine Aufwandsschätzung durch.
Definieren und verteilen Sie Aufgabenpakete und erstellen Sie einen Terminplan.
Stellen Sie sicher, dass Risiken laufend analysiert und bewertet werden können.
Konzipieren Sie, wie Sie Qualität ins Projekt bringen.
Wenn Leistungen ausgeschrieben werden: Führen Sie die Ausschreibung durch.
In der Realität laufen Phasen und Aktivitäten nicht streng linear nacheinander ab. Viele Aufgaben müssen gleichzeitig bearbeitet werden, was sich in einem Buch nur schwer darstellen lässt. Schon während der Planungsphase müssen Sie beispielsweise Aufgaben koordinieren und Besprechungen moderieren. Das heißt, dass bereits während der Planungsphase Aktivitäten aus der Durchführungs- und Controllingphase parallel ablaufen.
Tipp: Nach dem aktuellen Stand der Dinge richten
Denken Sie daran, sich nicht sklavisch an eine bestimmte Reihenfolge zu halten, sondern immer nach dem aktuellen Stand zu (re-)agieren.
Am Ende der Planungsphase sollten Sie alle Fragen in der folgenden Checkliste mit „Ja” beantworten können:
| Liegt Ihnen eine abgenommene Anforderungsspezifikation vor? | |
| Existiert eine detaillierte und vollständige Aufwandsschätzung, der Sie vertrauen? | |
| Gibt es eine Detailplanung auf Basis von Aufgabenpaketen? | |
| Haben Sie eine Meilensteinplanung mit externen und internen Meilensteinen erstellt? | |
| Sind allen Rollen entsprechende Aufgaben zugewiesen? | |
| Haben die Rolleninhaber die ihnen zugeteilten Aufgaben verstanden und angenommen? | |
| Wurde die Projektorganisation an evtl. geänderte Anforderungen angepasst? | |
| Wurden Änderungen am Budget und an den Terminen durch den Auftraggeber freigegeben? | |
| Wurde ein Qualitätsmanagementplan erstellt? | |
| Gibt es definierte und abgestimmte Quality Gates? | |
| Wurden alle notwendigen Beauftragungen verschickt? | |
| Sind von allen Lieferanten Auftragsbestätigungen eingegangen? | |
Sie werden sehen, dass Sie bei einigen Punkten sehr stark ins Detail gehen müssen, um deren Fertigstellung zu prüfen. Insbesondere, wenn Sie Ausschreibungen durchführen, werden Sie aufwendige Listen erstellen, anhand derer Sie die Lieferanten auswählen.
Tipp: Auftraggeber auf dem Laufenden halten
Wie Sie wahrscheinlich gemerkt haben, habe ich in die Checkliste erneut die Budget- und Terminfreigabe durch den Auftraggeber aufgenommen. Ihren Auftraggeber ständig über den aktuellen Stand zu informieren, ist für Sie von großem Nutzen, denn er wird Ihnen eher den Weg frei machen, wenn er das Gefühl hat, dass er Ihnen vertrauen kann. Selbst in Krisensituationen wird er sich stärker auf Ihre Seite stellen, wenn Sie ihn von Anfang an regelmäßig und offen informieren.
Bevor Sie aber zur Planung kommen, müssen zunächst die Anforderungen des Auftraggebers im Detail spezifiziert werden.
