Mit dieser Publikation möchten wir anhand zahlreicher Beispiele aufzeigen, wie dieses Organisations- und Führungsinstrument seine Aufgabe und Zielsetzung in der Unternehmenspraxis optimal erfüllt.
Stellenbeschreibungen sind – genau gesehen – nie aktuell. Sie erfordern für Ausarbeitung und Pflege viel Zeit, damit Sie auch dauerhaft ein nützliches Organisations- und Führungsinstrument sein können.
Die Stellenbeschreibung ist keine Stellenausschreibung (!), sondern ein Instrument der zeitgemässen Menschenführung und Betriebsorganisation und definiert eine Stelle in den wesentlichen Kernaspekten hinsichtlich folgender Kriterien: Unter- und Überstellung in der Organisation; Ziele der Stelle; Aufgaben der Stelle; Kompetenzen (Befugnisse) und damit auch Verantwortung; Stellvertretung (passive und aktive). Von allen Organisationsmitteln weist die Stellenbeschreibung den höchsten Detaillierungsgrad hinsichtlich der oben genannten Merkmale auf. Sie vermittelt Einsicht in die Einordnung des einzelnen Stelleninhabers in das Gesamtgefüge von Führung und Organisation. Die Bedeutung der Stellenbeschreibung als organisatorisches Mittel und die Funktionen, die sie im Unternehmen zu erfüllen hat, werden im einzelnen auch durch den Führungsstil Ihres Unternehmens bestimmt.
Das Vorhandensein und das Funktionieren schriftlicher Stellenbeschreibungen in einem kooperativ geführten Unternehmen sind ein Indikator für eine entwickelte Organisations- und Führungskultur. Dies schlägt sich normalerweise auch in der Motivation der Mitarbeiter, in ihrer Leistung und in ihrer Identifikation mit dem Unternehmen nieder. Ihre volle Wirkung entfalten Stellenbeschreibungen jedoch erst zusammen mit verbindlichen Führungsgrundsätzen, die für das ganze Unternehmen gelten. Obgleich sich die Zielsetzungen bei der Einführung von Stellenbeschreibungen von Unternehmen zu Unternehmen nicht wesentlich unterscheiden, sind doch die Verfahren der praktischen Durchführung sehr unterschiedlich. Sowohl der Aufbau der Stellenbeschreibungsformulare und dementsprechend der Inhalt unterscheiden sich. Insbesondere ergeben sich grosse Unterschiede bei der Erfassung der Tätigkeiten für die Stellenbeschreibung.
Der Umfang der Mitwirkung von Stelleninhabern und Vorgesetzten wird, je nach Führungsstil, in Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Personalfachleute und Organisationsleiter haben zuweilen den Ehrgeiz, eigene Modelle zu entwickeln und dabei die besondere betriebliche Situation zu berücksichtigen. Auch das hat seine Vorteile. Mit selbst entwickelten Systemen und Verfahren können sich Führungskräfte und Mitarbeiter stärker identifizieren und selber in die Pflicht nehmen.
Detaillierte Stellenbeschreibungen, heutzutage oft auch Job Descriptions genannt, ermöglichen, nebst Informationen und Hinweisen für die Stellenbewertung, auch systematische Leistungsbewertungen und lassen Zielvereinbarungen nicht nur ableiten, sondern auch präziser formulieren. Weiterhin bieten Stellenbeschreibungen mannigfaches Potenzial hinsichtlich der Personalentwicklung beispielsweise bezüglich Weiterbildungsziele und Schwerpunkte der Weiterbildungsplanung und die Ausarbeitung systematischer Laufbahn –und Karriereplanungen.
Zielsetzung und Zweck der Stelle
In der Stellenbeschreibung sollte die Zielsetzung und der Zweck der Stelle, allenfalls in einer mittelfristigen und langfristigen Perspektive enthalten sein und sie sollte Aufschluss darüber geben, welche Ergebnisse, Leistungen und Qualifikationen vom Stelleninhaber erwartet werden. Damit sind für beide Seiten wesentliche Informationen für das Treffen von Zielvereinbarungen und die spätere Leistungsbewertung festgelegt. Kenntnisse und Kompetenzen, die für die Ausübung der Tätigkeit notwendig sind, sollten ebenfalls Bestandteile einer Stellenbeschreibung sein. Anhand dieser Punkte lässt sich ein konkreter Vergleich relevanter Voraussetzungen bei Stelleninhabern durchführen und Entwicklungspotenziale können schneller identifiziert und auf neue Anforderungen ausgerichtet werden. Gerade bei der Personalgewinnung und bei Einstellungsentscheidungen sind solche Informationen von grosser Bedeutung.
Überblick über den Qualifizierungsstand und Know-how
In diesem Zusammenhang ist es auch möglich, für Mitarbeiter mit ähnlichen Tätigkeiten Kompetenzbündel zu bilden, die in zielgruppenbezogenen Interventionen, wie speziellen Trainings oder Coachings, bearbeitet und effizient organisiert werden können. Personalverantwortliche und Führungskräfte können sich auf der Basis von Stellenbeschreibungen schnell einen Überblick über den Qualifizierungsstand und Know-how –Bedarf bei den Mitarbeitern verschaffen.
Werden in der Stellenbeschreibung Handlungs- und Ermessensspielräume definiert, ist für die Tätigkeit des Stelleninhabers der Rahmen des betrieblichen Gesamtgefüges abzustecken. Somit gibt sie Mitarbeitern und Führungskräften auch Aufschluss über gegenseitige Erwartungen, Anforderungen und Ziele von Stelle und Aufgaben. Hier gibt es zahlreiche Potenziale, die in Stellenbeschreibungen stecken. Sie tragen als aktiv genutztes Instrument auch wesentlich zu einer langfristig kosten- und leistungsorientierten Personalarbeit bei und sind bei Reorganisationen und strategischen Neuausrichtungen in deren Gesamtheit ein wichtiges Hilfs- und Informationsmittel. Das ist auch ein Aspekt, der gerade im Hinblick auf den bei jeweils guter Arbeitskonjunktur bestehenden und sich in Zukunft sicher noch verstärkenden Mangel an talentierten Fachkräften und qualifiziertem Personal, noch an Bedeutung zunehmen wird.
Ausrichtung auf die Wertschöpfungskette
Moderne Stellenbeschreibungen orientieren sich nicht an internen Zielvorgaben und technischen Qualitätsansprüchen, sondern an der Wertschöpfungskette eines Unternehmens, also jenen Leistungen, die den grösstmöglichen Nutzen und Wert für Kunden und somit für das Unternehmen und dessen Ertragskraft erbringen. Eine solche Haltung beeinflusst dann die Gewichtung von Tätigkeiten, die Zielsetzungen und die Formulierungen und Erwartungen, die dann beispielsweise aus Kundensicht marktorientiert erfolgen und sich nicht nach internen Vorgaben richten.
Unternehmensstrategie und Kernkompetenzen
Weitere Leitplanken sind die Strategie eines Unternehmens und die dafür notwendigen Kernkompetenzen, die in Stellenbeschreibungen ihren Niederschlag finden sollten. Konkret und auf Stellenbeschreibungen herunter gebrochen heisst dies, dass bei der Strategie eines Unternehmens, vorwiegend in ausländischen Märkten zu wachsen, bei den Tätigkeiten eines Call Center Leiters Fremdsprachen und Verhandlungsgeschick mit anderen Kulturen eine Rolle spielen.
Kernkompetenzen wiederum sind jene Fähigkeiten und Kenntnisse, welche die Kernleistung eines Unternehmens ermöglichen und seine Stärken und Wettbewerbsvorteile ausmachen. Das heisst dann wiederum, dass bei Stellenzielen und Kerntätigkeiten jene Bereiche hervorgehoben werden sollten, welche diese Kernkompetenzen erhalten und fördern. Ist die Kernkompetenz eines Unternehmens beispielsweise das technologische Know-how in der Produktion, so sollte dies beispielsweise bei Stellenbeschreibungen von Produktionsleitern, Marketingleitern und Product Managern einfliessen.
Beitrag der Stelle zur Unternehmensleistung
Präzise und gehaltvolle Stellenbeschreibungen sollten auch Informationen zur Bedeutung einer Stelle und deren Beitrag zur Leistungserbringung des Unternehmens leisten. Damit wird eine ganzheitliche Informationsgrundlage geschaffen und kann auch als Analysehilfsmitte für Reorganisationen dienen.
Jobprofile für jede einzelne Stelle des Unternehmens können, wenn sie als Führungsinstrument eingeführt werden, nicht im Eiltempo aus dem Boden gestampft werden; sie erfordern – vor allem zu Beginn der Einführung – eine beträchtliche zeitliche Investition, umfassende Kommunikations- und Überzeugung- und analytische Denkarbeit. Dabei geht es um mehr als eine oberflächliche Beschreibung, vielmehr steht eine eigentliche Auseinandersetzung mit der kleinsten organisatorischen Einheit im Unternehmen – eben einer Stelle, einer Funktion im Vordergrund, welche mit von mehreren Personen (Stelleninhaber- HR-Experte, Vorgesetzter) ausgefüllt werden kann.
Stellenbeschreibungen erfüllen ihren Zweck so gut wie die verantwortliche Person, die sie verfasst hat. Sie sind – umfassend und zukunftsgerichtet konzipiert und verfasst – ein äusserst wirksames Instrument für viele Situationen:
· Ausschreibung von Stellen, inner- und ausserbetrieblich
· Präzise Stellen-Porträtierung bei Vorstellungsgesprächen
· Hilfsmittel für...
