3 Theoretische Grundlagen einer Neuorganisation

Das Thema der vorliegenden Arbeit ist sehr durch den Begriff der organisatorischen Gestaltung geprägt. Nachfolgend werden daher die wesentlichen Aspekte der organisatorischen Gestaltung vorgestellt. Der Autor möchte so ein einheitliches Verständnis für verwendete Begriffe schaffen. Zunächst werden diese erläutert und voneinander abgegrenzt. Um darauf aufbauend die Instrumente der organisatorischen Gestaltung vorzustellen.

3.1 Grundbegriffe der Organisation

In der Literatur findet sich keine einheitliche Definition des Organisationsbegriffes. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Denkansätze und –schulen.[105]

Definition nach Wöhe:

„...Unter Organisation verstehen wir einerseits den Prozeß der Entwicklung dieser Ordnung aller betrieblichen Tätigkeiten (Strukturierung) und andererseits das Ergebnis dieses gestalterischen Prozesses, d. h. die Gesamtheit aller Regelungen...“ [106]

Definition nach Pierschke:

„...Die Organisation wird hier als kollektives Denk- und Handlungssystem interpretiert, das in reflektierter Weise Ziele verfolgt, dem eine eigene Identität und Kultur zukommt und das für die einzelnen Organisationsmitglieder damit sinnstiftend wirkt. [...] In diesem Sinne ist Organisation die bewusst geschaffene Struktur bzw. Ordnung eines Unternehmens, durch die der betriebliche Leistungserstellungsprozeß geregelt wird...“ [107]

Jedoch lassen sich die unterschiedlichen Ansätze auf zwei grundlegende Betrachtungsweisen zurückführen, dem funktionalen- sowie dem instrumentalen Organisations-begriff. Unter dem funktionalen Begriff versteht man die Prozesse zur Entwicklung einer Ordnung bzw. Organisation, also die Strukturierung des Unternehmens. Währenddessen der instrumentale Begriff das Ergebnis dieser Prozesse, also die Gesamtheit aller Regelungen zur Realisierung der planmäßigen Ordnung im Unternehmen umfasst.[108] Beide Begriffe stehen dabei in einem engen Zusammenhang, da die Organisation das Ergebnis der organisatorischen Gestaltung ist.

Auch für den Begriff der organisatorischen Gestaltung finden sich in der Literatur unterschiedliche Bedeutungen und Verwendungen. Bringt man diese Ansichten jedoch auf den Punkt, so ist die eigentliche Aufgabe der organisatorischen Gestaltung die Entwicklung organisatorischer Regeln, die die Effizienz der unternehmerischen Aufgabenerfüllung sichern sollen. Die vorrangige Aufgabe besteht somit in der Gestaltung der Organisationsstruktur und deren Ausgestaltung.

In Abhängigkeit des Anlasses der Gestaltungsproblematik wird zwischen einer Neu- sowie Reorganisation unterschieden, wobei der Übergang zum Teil fließend ist. Zu einer Neuorganisation kommt es dann, wenn ein Unternehmen bzw. eine neue Niederlassung gegründet wird, Abteilungen oder Stellen geschaffen werden.[109] Eine Reorganisation wird dagegen notwendig, wenn die effiziente Bewältigung der Aufgaben nicht mehr gewährleistet werden kann und/oder sie veränderten Zielen und Bedingungen angepasst werden müssen.

Zur Erreichung und Aufrechterhaltung der geplanten Organisation ist es notwendig, Regelungen in allgemeiner oder auch spezieller Form zu erlassen. Dabei ist zu beachten, dass je mehr allgemeine Regelungen getroffen werden, der Entscheidungsspielraum und die Flexibilität der Mitarbeiter immer geringer werden. Auf der anderen Seite gewähren sie aber eine bestimmte Ordnung im betrieblichen Ablauf.[110] Bestehen keine allgemeinen Regelungen, so muss jeder Fall speziell geregelt werden. Im Rahmen der Entwicklung der Organisation ist somit eine optimale Regelungsdichte zu finden, man spricht auch vom sogenannten organisatorischen Optimum.[111]

3.2 Aufbauorganisation

Die Aufgabe der Aufbauorganisation ist es, die gegebene Gesamtaufgabe in so viele Teilaufgaben aufzuspalten, dass durch die anschließende Kombination dieser Teilaufgaben zu Stellen eine sinnvolle Gliederung und Ordnung der unternehmerischen Handlungsprozesse entsteht.[112] Im Rahmen der Aufbauorganisation wird diese Gesamtaufgabe also in Teilaufgaben zerlegt (Aufgabenanalyse) und anschließend organisatorischen Einheiten zugeordnet (Aufgabensynthese).

3.2.1 Aufgabenanalyse

Im Mittelpunkt jeder Organisationsentwicklung steht die Aufgabe oder der Zweck des Unternehmens. Unter dem Begriff der Aufgabe versteht Weidner:

„Eine Aufgabe erfüllen heißt, ein gesetztes, auf einen bestimmten Zweck abgestelltes Ziel erreichen. Dies erfordert ein Tätigwerden.“[113]

Somit versteht man unter einer Aufgabe die Zielsetzung für eine zweckbezogene menschliche Handlung. Zur Konkretisierung von Aufgaben werden verschiedene Fragestellungen herangezogen:

Wie wird eine Aufgabe erfüllt?

Woran wird eine Aufgabe erfüllt?

Von wem wird eine Aufgabe erfüllt?

Womit wird eine Aufgabe erfüllt?

Wo wird eine Aufgabe erfüllt?

Wann wird eine Aufgabe erfüllt?[114]

Die Aufgabenanalyse teilt so die ermittelten Aufgaben in Teilaufgaben auf. Ziel ist es dabei, durch die Zerlegung die Teilaufgaben überschaubarer und planbarer zu gestalten. Die Aufgabenanalyse ist somit die Vorbedingung des Organisierens.[115] Die Teilaufgaben lassen sich dabei nach folgenden Kriterien gliedern:

Verrichtungsanalyse,

Objektanalyse,

Sachmittelanalyse,

Ranganalyse,

Phasenanalyse sowie

Zweckbindungsanalyse.[116]

Durch die Aufgliederung der Teilaufgaben ist ein Einblick in die Struktur der Teilaufgaben und deren Zusammenhänge und Prioritäten möglich.[117]

3.2.2 Aufgabensynthese

Unter dem Begriff der Aufgabensynthese versteht man die Zusammenfassung der durch die Aufgabenanalyse gewonnenen Teilaufgaben zu verteilungsfähigen Aufgabenkomplexen.[118] Sie werden also zu sogenannten Stellen kombiniert. Der Zusammenhang zwischen der Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese lässt sich folgendermaßen darstellen:

Abb. 13: Zusammenhang zwischen der Aufgabenanalyse und –synthese

Mit Änderungen entnommen aus: [Och03], S. 114

3.2.2.1 Stellenbildung

Eine Stelle wird definiert als:

„...Aufgabenkomplex, der von einer dafür qualifizierten Person unter normalen Umständen bewältigt werden kann und der grundsätzlich unabhängig von dem jeweiligen Stelleninhaber gebildet wird.“ [119]

So gesehen handelt es sich bei einer Stelle nicht um einen konkreten Arbeitsplatz sondern viel mehr um eine abstrakt gedachte Einheit, die zum Teil auch aus mehreren Stelen bestehen kann.[120] Die Stellen lassen sich folgendermaßen systematisieren:

Abb. 14: Stellensystematik

Mit Änderungen entnommen aus: [Pie01], S. 59

Die Verknüpfung der einzelnen Stellen miteinander bildet so die organisatorische Struktur des Unternehmens. Sie stellt die Zusammenfassung von Teilaufgaben zum Arbeitsbereich und Aufgabenbereich einer Person dar.[121] Im Gegensatz dazu wird die Aufgabensynthese nach zeitlichen und räumlichen Kriterien der Ablauforganisation zugeordnet. Das Ergebnis der Stellenplanung ist der Stellenplan. Die einzelne Zuordnung der jeweiligen Teilaufgaben wird in der Stellenbeschreibung fixiert.

3.2.2.2 Kompetenzen und Verantwortlichkeiten

Kompetenz und Verantwortung des Stelleninhabers leiten sich aus der Stellenaufgabe ab und lassen sich folgendermaßen definieren:

„Unter Kompetenz versteht man in der Organisationslehre die einem Stelleninhaber ausdrücklich zugeteilten Rechte oder Befugnisse. Ihr Gegenstück sind die Pflichten der Verantwortungen, welche der Stelleninhaber zu übernehmen hat“ [122]

Bei Kompetenzen handelt es sich also um Handlungsrechte, wobei folgende Arten grundlegend unterschieden werden:

Ausführungskompetenz:

berechtigt im Rahmen einer übertragenen Aufgabe tätig zu werden;

Verfügungskompetenz:

ist das Recht, auf bestimmte Sachmittel zuzugreifen;

Antragskompetenz:

berechtigt zum Auslösen von bestimmten Entscheidungsprozessen an anderer Stelle;