Wie bereits in der Einleitung erwähnt, wird nun der Wandel des Webpublishing Prozesses erklärt.
Das Webpublishing war früher abhängig von einem Webprogrammierer, der als einziger über Expertenkenntnisse verfügte und für diesen Bereich verantwortlich war (vgl. Krueger 2006:8). Dadurch entstand eine Art „Nadelöhr“, da die Veröffentlichung nur über den „Umweg“ des Webmasters erfolgen konnte (vgl. Krueger 2006:12). Heutzutage ist der Prozess der Inhaltspflege arbeitsteilig und auf mehrere Abteilungen verteilt. Die Betreuung des Internet/Intranet fällt laut der Contentstudie[10] 2011 in den Verantwortungsbereich der Marketing- und Kommunikationsabteilung (vgl. Contentstudie 2011:9), die aus kleinen Redaktionsteams aus bis zu 5 Personen bestehen, die sich über die Hälfte der Zeit hauptberuflich mit der Internetredaktion beschäftigen. Dabei werden sie von vielen Redakteuren in Nebenfunktion[11] unterstützt (vgl. Contentstudie 2011:19), die technisch nicht so versiert sind (vgl. Krüger 2006:26).
Die Technik hinter diesen Publikationsprozessen wurde aufgrund der Weiterentwicklung immer weiter vereinfacht. Content Management Systeme[12] wurden zugunsten von Editorenprogrammen[13] eingesetzt, die die gesteigerte Informationsflut bzw. –verarbeitung sicherstellten.
Dabei handelt es sich entweder um serverseitige Systeme, die dezentral in jedem Internetbrowser über eine grafische Benutzeroberfläche (GUI=Graphical User Interface) bedient werden oder um clientseitige Systeme, die Bestandteil eines ECM[14] sind und nur zentral auf dem Desktop installiert und genutzt werden können. Alle Inhalte (Content) werden mit Hilfe einer Datenbank verwaltet (Management) und vom Layout getrennt. Durch diese Trennung und den Einsatz von Templates kann die „Time to web“ verkürzt (vgl. Krüger 2006:26) und ein einheitliches Layout vorgegeben werden. Die Administration und Dateneingabe erfolgt im so genannten Backend[15] und die Ausgabe der Inhalte auf der Webseite im so genannten Frontend[16]. Der Zugriff der Mitarbeiter wird über ein Rollensystem mit unterschiedlichen Zugriffsrechten gesteuert.
Nachgeschaltete, workflowgestützte Publikationsprozesse dienen als Kontrollmechanismus, um die Qualität und Aktualität der Inhalte zu sichern (vgl. Büren/Riempp 2002:8).
Waren früher nur statische Webseiten möglich, so lassen sich heute aus Gründen der Performance dynamische oder Mischformen aus teils statisch und teils dynamisch generieren (vgl. Krüger 2006:18).
Durch den modularen Aufbau lässt sich der Funktionsumfang dieser Systeme in den allermeisten Fällen ohne explizite Expertenkenntnisse durch „Extensions[17]“ erweitern.
Am Markt befinden sich CMS unterschiedlichster Ausprägungen. Dazu zählen Open Source Systeme, die von einer Community entwickelt werden und deren Quellcode öffentlich ist[18]. Somit können eigene Schnittstellen programmiert werden, um eine Integration in unternehmensweite Systeme zu gewährleisten. Daneben gibt es geschlossene Systeme[19] kommerzieller Art. Der Quellcode ist nicht öffentlich und erlaubt keine Anpassung. Der Vollständigkeit halber werden an dieser Stelle ebenfalls Agenturlösungen[20] genannt, auf die nicht weiter eingegangen wird. Alle Systeme unterscheiden sich hinsichtlich ihres Einsatzgebietes, Zwecks und ihres Funktionsumfanges in vielerlei Hinsicht, wie in Abbildung 2 zu sehen ist.
In Anlehnung an C. Heck ist ein Web Content Management System eine spezielle Ausprägung eines Content Management Systems (CMS)[21]. Letzteres dient als Werkzeug zur Gestaltung, Verwaltung, Speicherung und Darstellung von elektronischen Inhalten in einem Unternehmen. Unter Content versteht man beliebige Inhalte, die in digitaler Form vorliegen. Ein WCMS dient letztendlich zur einfachen und schnellen Verwaltung und Pflege von Content auf Webseiten (vgl. Heck 2005:19). Daher lautet die korrekte Bezeichnung Web Content Management System.
Der Autor weist darauf hin, dass eine trennscharfe Einteilung dieser Systeme in kleine, mittlere oder große Systeme nicht möglich ist. Nachfolgend sollen dennoch allgemeine Besonderheiten kleinerer, mittlerer und großer Systeme dargestellt werden, um Einsteigern gewisse Unterscheide aufzuzeigen. Es wird bewußt nicht auf spezielle Web CMS eingegangen und die nachfolgend aufgeführten Punkte können je nach gewähltem System abweichen!
Abbildung 2: Allgemeine Besonderheiten von WCMS (eigene Darstellung).
WCMS der Kategorie „klein“ verfügen in der Standardversion zunächst über einen eingeschränkten Funktionsumfang und sind daher intuitiver[22] zu bedienen und werden vornehmlich im privaten Bereich eingesetzt. Sie lassen sich bei Bedarf erweitern. Der Webseitenbetreiber erstellt die Inhalte selbst und aktualisiert sie eher selten. Die Anzahl der einzelnen Seiten ist überschaubar und es gibt kaum spezielle Anforderungen an den Webspace, so dass das kleinste Webhostingpaket ausreichend ist. Der Installationsaufwand ist eher gering. Unter anderem handelt es sich dabei um frei verfügbare Open Source Systeme, die von einer Community entwickelt werden oder Bestandteil eines Webhostingpaketes sind. Hier kann es unter anderem zu Problemen kommen, wenn die Aktualisierungsfrequenz sehr gering ist, so dass Sicherheitslücken nicht sofort behoben werden oder die Zeitspanne bis zum nächsten großen Release zu lange dauert. Ebenso ist man darauf angewiesen, dass die Community benötigte Erweiterungen zur Verfügung stellt und das System weiterentwickelt. Das ist zunächst abhängig von der Größe der Community.
WCMS der mittleren Kategorie werden überwiegend geschäftlich eingesetzt und verfügen in der Standardausführung über je nach System über einen höheren Funktionsumfang was zu Problemen beim „einfachen Erlernen“ eines Systems führen kann (vgl. Krüger 2006:13). Mehrere Personen pflegen Inhalte simultan ein und aktualisieren diese mehrmals täglich. Die Anzahl der einzelnen Webseiten schwankt von überschaubar bis höher und es gelten besondere Anforderungen an das Webhostingpaket (unter anderem Stabilität durch Rootserver etc.). Der Installationsaufwand ist höher, da teilweise Expertenwissen benötigt wird[23]. Da Open Source WCMS von mehreren Programmierern[24] einer Community programmiert werden, kann es zu Inkonsistenzen kommen, da jeder Programmierer eine andere Richtung verfolgt. Die Aktualisierungsfrequenz ist höher, so dass schneller auf Sicherheitslücken reagiert wird oder ein neues Release herausgegeben wird. Die Verfügbarkeit von Systemerweiterungen ist wie auch bei kleinen WCMS abhängig von der Community die dahinter steht und sie kostenlos anbietet. Eingriffe in den Quellcode sind erlaubt, um ihn individuell anpassen zu können. Es gibt keinen zentralen Ansprechpartner bei Problemen. Hier muss man in Foren der Community suchen. Bei Systemabsturz oder Datenverlust kann niemand haftbar gemacht werden! Da diese Web CMS meist von einer Community programmiert werden, sind diese Systeme zukunftssicher und nicht von Insolvenz bedroht.
WCMS der Kategorie „groß“ sind meistens Bestandteil eines Enterprise Content Management Systems (ECM) und werden in Großunternehmen eingesetzt. Sie verfügen theoretisch über einen uneingeschränkten Funktionsumfang, da sie gegen Entgelt individualisiert werden können. Sie werden täglich simultan von vielen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen rund um den Globus genutzt. Ergo müssen diese Systeme eine Vielzahl an Eingaben verarbeiten. Es gelten spezielle Anforderungen an den Webspace, um die Stabilität des Systems zu gewährleisten. Gerade bei vielen simultanen Aufrufen der Webseite müssen die Webserver flexible reagieren. Dadurch, dass die Systeme sehr komplex sind und der Installationsaufwand ist sehr hoch ist, kann die Installation nur von erfahrenen Experten durchgeführt werden. Die Installation und Nutzung ist desktopbasiert und zentral. Die Anpassung des Systems verursacht zusätzliche Kosten, da benötigte Erweiterungen nicht selbst programmiert werden können. Sie müssen zusätzlich erworben werden. Da es sich um einen Systemanbieter handelt, erhält man ein komplettes, konsistentes System aus einem Guss. Sicherheitslücken werden allein aus Haftungsgründen sofort behoben und das System ständig aktualisiert, was den Einsatz dieser Systeme sehr sicher macht. Es gibt einen zentralen Ansprechpartner bei Problemen. Bei...
