5. Man muss die Zeichen deuten können (S. 48-51)

Paul ist mit seiner Business Map zufrieden. Allerdings gibt es noch ein paar zusätzliche Informationen, die er gerne in der Map festhalten möchte. Für seine Präsentation benötigt er noch weitere Dokumente. Am einfachsten wäre es, wenn er sie an seine Map anbinden könnte. Dann kann er während der Präsentation mit einem Klick das Dokument öffnen, das er gerade braucht.

5.1 Informationen im Hintergrund

Am liebsten würde Paul kleine Notizzettel an die Zweige seiner Map kleben, um die Top 5 der Großkunden aufzuschreiben. Dann hat er diese Info zu Hand, sollte sein Chef während der Präsentation danach fragen. Das Gleiche gilt für die Namen seiner Bereichsleiter, Außenund Innendienstmitarbeiter. Er benötigt die Namen nur dann, wenn sein Chef danach fragen sollte. So sieht sein Chef, dass sich Paul gut vorbereitet hat.

Bei dieser Herausforderung wird Paul optimal durch seine Business Mapping Software unterstützt. An seine bereits bestehenden Zweige kann er die notwendigen Notizzettel ankleben. Sie heißen dann Textnotizen und kleben natürlich nicht wirklich am Zweig. Sie werden den Zweigen angehängt, ähnlich wie ein Kommentarfeld, das Sie vielleicht aus anderen Microsoft ® Office Anwendungen her kennen. In der Map Oberfläche tauchen die Textnotizen nicht unmittelbar auf. So bleibt die Übersichtlichkeit gewahrt. Paul kann sie sich bei Bedarf anzeigen lassen. Sobald Paul einem Zweig eine Textnotiz anhängt, erscheint auf dem Zweig ein Symbol. Paul notiert die Namen seiner 5 Topkunden und Mitarbeiter als Textnotiz.

Paul möchte aber noch mehr Informationen in der Map verankern. Das Konzept zur Großkunden- und Partnerbetreuung will er in kurzen aber prägnanten Stichworten vorstellen können. Seine Assistentin erstellt eine kurze Zusammenfassung, die er als Textnotiz in seine Map einfügt. Die Verwendung von Aufzählungspunkten, eine farblich gestaltete Tabelle und Textformatierung ist kein Problem. Diese Formatierungen bleiben erhalten. Anwendungsbeispiel Textnotizen eignen sich gut zur ausführlichen Dokumentation von Informationen. So lassen sich folgende Dokumente erstellen:

• Berichte
• Technische Dokumentation
• Seminarkonzepte und -unterlagen
• Bücher
• Meeting Protokolle
• ...

Halten Sie in der Map nur die wichtigsten Stichpunkte fest. Sie bilden dann das Inhaltsverzeichnis Ihrer Informationen. Die Details sind in den Textnotizen zu lesen. Textnotizen sind zur schnellen Erstellung eines Meeting Protokolls geeignet. Bereits die Vorbereitung zum Meeting kann mit der Business Map gestaltet werden. Alle Agenda Punkte, die während des Meetings besprochen werden sollen, sind auf den Zweigen einer Map festgehalten. Die Agenda Map wird vor dem Meeting verteilt. So ist jeder Teilnehmer über die Besprechungspunkte informiert und kann sich entsprechend auf das Meeting vorbereiten. Während des Meetings wird die Agenda Map mit einem Beamer projiziert. Die Map sollte für alle Teilnehmer gut sichtbar sein, so dass jeder Teilnehmer einfach verfolgen kann, welcher Besprechungspunkt gerade abgearbeitet wird. Der Protokollführer hält alle Besprechungsergebnisse direkt in den Textnotizen fest.