Anforderungen sind die Basis eines jeden Projektes und bilden die Grundlage für seine erfolgreiche Durchführung. Was erwarten die beteiligten Stakeholder? Welche Funktionen muss die Anlage haben, um diese Erwartungen zu erfüllen?[227] Das Anforderungsmanagement in Projekten sorgt dafür, dass Produkt- und Systemanforderungen ein zentraler Treiber aller Aktivitäten werden.[228]
Das systematische Klären und Verwalten von Anforderungen vermindert die Projektrisiken erheblich. Es ist wichtig, die Anforderungen mit großer Sorgfalt zu erfassen und zu dokumentieren, da falsch verstandene Anforderungen dazu führen, dass der Kunde mit dem Projektergebnis nicht zufrieden ist. Falsche Einschätzungen von Rahmenbedingungen und Einschränkungen führen zu einer unzureichenden Schätzung und schließlich falschen Budgetierung.
Systematisches RE&M hat somit unmittelbaren Einfluss auf den Projekterfolg. Fehlerraten und somit auch Kosten können durch den Einsatz der RE&M-Methoden reduziert werden.
Darüber hinaus unterstützt es auch andere Aufgaben und Prozesse innerhalb des Unternehmens wie zum Beispiel das Projektmanagement, die Qualitätssicherung, das Risikomanagement, das Änderungsmanagement, Zertifizierungen und die kontinuierliche Verbesserung.[229]
Der nachfolgende Abschnitt analysiert zunächst den Nutzen des RE&M für diese Unternehmensprozesse. Im Anschluss daran werden dann mögliche Anwendungen des RE&M in den einzelnen Projektphasen untersucht. Es sollen folgende Fragen beantwortet werden: Wobei unterstützt RE&M in den Projekt- und Prozessphasen des automobilen Anlagenbaus? Was nützt RE&M? Wie kann es angewandt werden?
Auf Basis der unter Punkt 2.1.3 genannten Herausforderungen in der Automobilindustrie sowie mit dem Ziel unternehmerischen Handelns, welches in der Regel maximalen Gewinn mit möglichst wenig Risiko anstrebt, ergeben sich verschiedene Themengebiete des Projektmanagements, bei welchen RE&M maßgeblich unterstützen kann (siehe hierzu Abbildung 12). RE&M ist ein geeignetes Hilfsmittel zur Kommunikation und zur Fokussierung. Durch seine Implementierung und konsequente Nutzung lässt sich der Gewinn erhöhen und gleichzeitig das Risiko reduzieren.[230]
Die nachfolgend erläuterten Punkte sollen verdeutlichen und aufzeigen, wie und mit welchen Mitteln durch systematisches RE&M der Projekterfolg positiv beeinflusst werden kann.
Abb. 12 Aufgaben im Projektmanagement[231]
Die Herausforderungen im Bereich Risikomanagement steigen stetig. Gründe hierfür sind die immer neuen und erweiterten gesetzlichen Anforderungen (zum Beispiel die Richtlinie 2006/42/EG[232]), wachsende Kundenanforderungen (wie zum Beispiel Komplexität, Termindruck) und Anforderungen von Stakeholdern, welche das Projekt vorfinanzieren.
Es wird davon ausgegangen, dass diese Anforderungen auch in Zukunft noch weiter steigen.[233] Um den genannten Herausforderungen zu begegnen, ist die Umsetzung eines effektiven Risikomanagements (sowohl unternehmensweit als auch in den einzelnen Projekten) essenziell. Hierbei kann RE&M maßgeblich unterstützen.
In Anlehnung an die DIN ISO 31000[234] beziehungsweise den ISO Guide 73[235] definiert man Risikomanagement als koordinierte Aktivitäten, um eine Organisation in Hinblick auf Risiken auszurichten und zu steuern. Als Risiko bezeichnet man ein in der Zukunft mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit auftretendes Ereignis, welches das Erreichen der Projektziele beeinflusst, negativ oder positiv.[236] Die positive Beeinflussung bezeichnet man auch als Chance.[237]
Basierend auf den vorgegebenen Randbedingungen wie Zeitrahmen und Kostenrahmen wird eine Liste mit möglichen Risiken erstellt und die Eintrittswahrscheinlichkeit der einzelnen Faktoren sowie die geschätzten Auswirkungen auf den Entwicklungserfolg bewertet. Somit wird geklärt, wie viel RE&M umzusetzen ist, um das bleibende Risiko (falsche oder fehlende Anforderungen) überschaubar zu halten. Es ist nicht möglich, alle Anforderungen zu erfassen und damit eine hundertprozentige Abdeckung der gewünschten Funktionalitäten und aller Abläufe festzuhalten.[238] Menschen tun sich grundsätzlich schwer damit, Risiken und besonders Wahrscheinlichkeiten quantitativ vorherzusehen, gerade deswegen sind RE&M-Methoden äußerst hilfreich.[239]
Die Frage, wie viel RE&M notwendig ist, ist äußerst schwierig zu klären und abhängig vom jeweiligen Projekt. Laut einer Studie der NASA wird empfohlen, circa 20 Prozent des Aufwandes eines Projekts in RE&M zu investieren.[240]
Wichtig sind Mitarbeiter mit viel RE&M-Erfahrung und gutem Einschätzungsvermögen.[241]
Da RE&M riskante Anforderungen, offene Punkte oder unsichere Informationen sowohl über das Produkt als auch über das Projekt und dessen Umfeld identifiziert, sollten die Prozessschritte Risikoidentifikation, -analyse und -bewertung im Aufgabenbereich des Fachgebiets RE&M liegen.[242]
Als wichtige Risikoquelle im Anlagenbau, bedingt durch seine speziellen Charakteristika, werden Projektrisiken identifiziert, da die Erstellung von Anlagen in Projekten organisiert ist.[243] Projekte werden als besonders komplexe, innovative Aufgaben[244] bezeichnet und sind somit mit einem besonderen Risiko behaftet.[245] Durch ihre Einmaligkeit beinhalten sie ein hohes Risikopotenzial.[246]
Das Risikomanagement im Projekt ist in vier Schritte zu untergliedern.
Im ersten Schritt werden Risiken im Voraus identifiziert und bewertet.
Im Schritt zwei werden Entscheidungen gefällt: Wie reagiert die Vertriebsabteilung, beziehungsweise das Angebotsteam, wenn ein Risiko identifiziert wird? Hier gibt es zwei Möglichkeiten, entweder wird versucht, das Risiko zu eliminieren, oder man nimmt es in Kauf. Selten werden Risiken komplett eliminiert oder komplett in Kauf genommen. Bei teilweiser oder kompletter Akzeptanz eines Risikos werden Krisenpläne erstellt, um eingetretene Risiken zu bewältigen.
Schritt drei beschäftigt sich mit der Schadensbegrenzung. Nicht immer können alle Risiken durch das Angebotsteam vorhergesehen werden. Verbleibende Risiken, welche erst nach Vertragsunterzeichnung aufgespürt werden, werden vom Projektmanagement mit dem Ziel der Schadensbegrenzung bearbeitet.
Die Entschädigung mit dem sogenannten Claim Management findet in Schritt vier statt. Hier werden Schäden im Anschluss völlig oder teilweise entschädigt.[247] Fallstudien von im Anlagenbau tätigen Unternehmen ergaben zudem, dass die bedeutendsten Risikoquellen in den Bereichen Lieferanten, strategische Entscheidungen, kalkulatorische Risiken, Risiken aus der gesamtwirtschaftlichen Lage sowie Länderrisiken liegen.[248]
Doch wie kann das RE&M das Risikomanagement in Projekten effektiv unterstützen? Das Anforderungsmanagement unterstützt dabei, die mit der Umsetzung von Anforderungen verbundenen Risiken zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um die Risiken zu vermeiden, zu übertragen, sie innerhalb akzeptabler Grenzen zu halten oder Auswirkung möglicher Konsequenzen zu verringern. Die Analyse von Anforderungen identifiziert Risiken zu einem sehr frühen Zeitpunkt, sodass ihnen frühzeitig entgegengewirkt werden kann. Durch eine solche Risikoanalyse kann rechtzeitig im Projektablauf eine risikomindernde Vorgehensweise eingeschlagen werden. [249]
Typische Risiken in Projekten sind zu viele oder unvollständige Anforderungen, unrealistische Kundenerwartungen oder unzureichend einbezogene Kunden. Ursache hierfür ist oft mangelnde interne und externe Kommunikation.[250] Zu viele Anforderungen führen zu Zeit- und Kostenproblemen; unrealistische Kundenerwartungen haben sowohl unzufriedene Kunden als auch unzufriedene Projektmitarbeiter zur Folge.[251] Als Beispiel für eine unrealistische Kundenanforderung im Anlagenbau sei hier die Verfügbarkeit der Anlage erwähnt. Fordert ein Kunde eine Verfügbarkeit von 99,9 % der Gesamtanlage, ist dies nicht zu realisieren, da dies eine Multiplikation der Verfügbarkeiten der Subsysteme und den dort verbauten Komponenten wäre.
Durch Priorisieren von Anforderungen mithilfe eines detaillierten Anforderungsmanagements kann das Risiko zu vieler Anforderungen gemindert werden. Den durch das Anforderungsmanagement aufgedeckten, unrealistischen Kundenanforderungen kann mithilfe der Entwicklung von Prototypen vorgebeugt werden.
Ein weiteres Risiko in Projekten ist die mangelnde Qualität der festgehaltenen Anforderungen. Zur...
