Kapitel 1

Das große Excel 2016-Benutzerexperiment

Excel 2016 verlässt sich – wie bereits Excel 2013, Excel 2010 und Excel 2007 – bei der Befehlswahl auf ein einziges Band, das Menüband heißt und es faustdick hinter den Ohren hat. Hier finden Sie alle Befehle, die Sie zum Arbeiten mit Excel benötigen.

Zu diesem Menüband kommen noch die Registerkarte Datei und die Symbolleiste für den Schnellzugriff sowie verschiedene Aufgabenbereiche (Zwischenablage, Thesaurus oder Freigeben) hinzu, und schon haben Sie ein Excel, mit dem Sie bequem Zahlen verarbeiten, wichtige Finanzberichte erstellen und drucken sowie Diagramme darstellen können. Kurzum: Sie können damit all die wunderbaren Dinge tun, die Sie von Excel erwarten.

Excel 2016 verfügt darüber hinaus über eine Seitenlayoutansicht, die sich sehen lassen kann. Sie enthält Lineale und Ränder sowie Kopf- und Fußzeilen für jedes Arbeitsblatt und verfügt über einen Zoomregler am unteren Programmfensterrand, mit dem Sie auf die Schnelle die Darstellung der Daten im Arbeitsblatt verkleinern und vergrößern können. Und last, but not least finden Sie in Excel 2016 jede Menge Kataloge, mit denen die Formatierung oder die Diagrammerstellung ein Kinderspiel ist, vor allem, wenn man dabei auch noch die Livevorschau nutzt.

Die Benutzeroberfläche von Excel

Wenn Sie Excel 2016 starten, sieht der Startbildschirm ungefähr so wie in Abbildung 1.1 aus. Klicken Sie hier beispielsweise auf die Vorlage Leere Arbeitsmappe, um eine neue, leere Arbeitsmappe zu öffnen. Oder Sie entscheiden sich für eine der Vorlagen, die bereits über Inhalte verfügen, um sie als Basis für eine neue Arbeitsmappe zu verwenden. Und wenn bei den angezeigten Vorlagen nichts Passendes für Sie dabei ist, machen Sie sich auf den Weg ins Web und durchstöbern die Onlinevorlagen. Wenn Sie dann schon ein paar Mal mit Excel gearbeitet haben, füllt sich auch die Liste mit zuletzt verwendeten Dokumenten auf der linken Seite des Startbildschirms. Ein Klick auf einen solchen Eintrag, und schon ist die betreffende Datei geöffnet und kann bearbeitet oder gedruckt werden.

Abbildung 1.1: Über diesen Startbildschirm können Sie ein neues, leeres Dokument, eine zuletzt verwendete Arbeitsmappe oder eine Vorlage als Basis für eine neue Arbeitsmappe öffnen.

Wenn Sie sich auf dem Startbildschirm von Excel für eine neue, leere Arbeitsmappe entschieden haben, wird ein neues Arbeitsblatt (auch als Tabelle1 bezeichnet) in einer neuen Arbeitsmappe (die Mappe1 genannt wird) in einem Programmfenster geöffnet, das so aussieht wie das in Abbildung 1.2.

Abbildung 1.2: Das Programmfenster von Excel 2016, nachdem Sie sich im Startbildschirm für das Erstellen einer neuen, leeren Arbeitsmappe entschieden haben

Das Excel-Programmfenster, das dieses Arbeitsblatt der Arbeitsmappe enthält, setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

Registerkarte Datei: Mit einem Klick auf diese Registerkarte öffnen Sie die Backstage-Ansicht mit einem Menü im linken Bereich, das alle dokument- und dateispezifischen Befehle enthält – Informationen, Neu, Öffnen, Speichern, Speichern unter, Drucken, Freigeben, Exportieren, Veröffentlichen und Schliessen. Außerdem gibt es unten in der Liste noch die beiden Befehle Konto und Optionen. Mit Letzterem können Sie viele der Standardeinstellungen in Excel 2016 ändern. Oh, ich vergaß den nach links zeigenden Pfeil ganz oben in der Liste. Mit diesem Pfeil schalten Sie – wer hätte das gedacht – zu Ihrem Arbeitsblatt zurück.

Symbolleiste für den Schnellzugriff: Sie kann vom Benutzer individuell angepasst werden und enthält eine Reihe von Schaltflächen, mit denen Sie ganz normale Aufgaben wie das Speichern des Arbeitsblatts oder das Rückgängigmachen von Bearbeitungsschritten ausführen können.

Menüband: Es enthält den Großteil der Excel-Befehle, adrett angeordnet in einer Reihe von Registerkarten von Datei bis Ansicht.

Bearbeitungsleiste: Hier wird die Adresse der aktuellen Zelle zusammen mit dem Inhalt dieser Zelle angezeigt.

Arbeitsblattbereich: Dieser Bereich enthält alle Zellen des aktuellen Arbeitsblatts und wird durch Spaltenbuchstaben am oberen Rand und Zeilennummern am linken Rand gekennzeichnet. Außerdem gibt es eine Registerleiste für die Auswahl anderer Arbeitsblätter sowie eine horizontale Bildlaufleiste am unteren Fensterrand, mit der Sie sich im Arbeitsblatt von links nach rechts und von rechts nach links bewegen können. Die vertikale Bildlaufleiste auf der rechten Fensterseite hilft Ihnen ebenfalls beim Navigieren im Arbeitsblatt.

Statusleiste: Sie hält Sie über den aktuellen Programmstatus auf dem Laufenden und darüber, welche besonderen Tasten Sie gerade im Einsatz haben. Sie können hier auch eine andere Arbeitsblattansicht auswählen und die Darstellung des Arbeitsblatts auf dem Bildschirm vergrößern oder verkleinern.

Backstage mit der Registerkarte »Datei«

Links von der Registerkarte Start im Menüband, direkt unter der Symbolleiste für den Schnellzugriff, befindet sich die Registerkarte Datei.

Wenn Sie auf diese Registerkarte klicken, gelangen Sie in die sogenannte Backstage-Ansicht. Diese Ansicht enthält ein Menü, das so aussieht wie das in Abbildung 1.3. Wenn Sie dort den Befehl Informationen auswählen, können Sie gleich einen Blick auf den Status der Arbeitsmappe werfen, die Sie gerade geöffnet haben.

Abbildung 1.3: In der Backstage-Ansicht erhalten Sie auf einen Blick Informationen über die aktuelle Datei, haben Zugriff auf dateirelevante Befehle und können Programmoptionen ändern.

Der Informationsbildschirm ist in zwei Bereiche unterteilt: Der linke Bereich enthält große Schaltflächen, mit denen Sie Berechtigungen, Freigaben und Dateiversionen bearbeiten können. Der rechte Bereich enthält eine Liste mit Informationen zu verschiedenen Dokumenteigenschaften, von denen Sie einige ändern können (beispielsweise Titel, Kategorien oder Autor) und andere nicht (beispielsweise Grösse, Letzte Änderung, Erstellt und so weiter).

Unterhalb der Option Informationen finden Sie die Befehle (Neu, Öffnen, Speichern, Speichern unter, Drucken, Freigeben, Exportieren, Veröffentlichen und Schliessen), die Sie ständig brauchen, wenn Sie mit Excel-Dateien arbeiten. Ganz unten gibt es dann noch den Befehl Konto. Wenn Sie diesen Befehl wählen, werden in der Backstage-Ansicht Informationen zur aktuell angemeldeten Person (das sind wohl Sie), zu verbundenen Diensten und zu Office-Einstellungen angezeigt. Außerdem befindet sich im Backstage-Menü noch der Befehl Optionen, mit dem Sie Programmeinstellungen ändern.

Klicken Sie auf die Option Öffnen, um eine Arbeitsmappe zu bearbeiten, die Sie erst kürzlich geöffnet haben. Nach Wahl dieser Option wird in der Backstage-Ansicht eine Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappendateien angezeigt. Um eine bestimmte Datei für die Bearbeitung erneut zu öffnen, klicken Sie einfach auf deren Dateinamen in der Liste.

Um die Backstage-Ansicht zu schließen und wieder zur normalen Dokumentfensteransicht zu wechseln, klicken Sie einfach ganz links oben auf den Pfeil; Sie können auch drücken.

Das vielseitige Menüband

Das Menüband (siehe Abbildung 1.4) bietet Ihnen stets die am häufigsten verwendeten Optionen an, die Sie zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe in Excel brauchen.

Abbildung 1.4: Das Menüband besteht aus einer Reihe von Registerkarten, die – in logischen Gruppen zusammengefasst – Befehle enthalten.

Das Menüband besteht im Wesentlichen aus:

Registerkarten: Für jede wichtige Aktivität gibt es eine Registerkarte, die alle Befehle enthält, die in der Regel für das Ausführen dieser Aufgabe erforderlich sind.

Gruppen: Mit den Gruppen auf den Registerkarten wird eine Aufgabe in Unteraufgaben aufgeteilt. Hier werden Schaltflächen angezeigt, die zum Arbeiten in diesem Bereich nützlich sind.

Schaltflächen: In jeder Gruppe gibt es Schaltflächen, mit denen Sie einen bestimmten Befehl ausführen oder einen Katalog öffnen, aus dem Sie dann eine Option etc. auswählen.

Startprogramm...