ALPEN-METHODE (S. 107-108)

Die ALPEN-Methode wurde vom Zeitmanagementexperten Lothar J. Seiwert entwickelt. Mit ihr lassen sich die täglichen To-do-Listen auf eine einfache und sehr effektive Weise organisieren. Der Begriff »ALPEN- Methode« leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der fünf Elemente ab, aus denen sie sich zusammensetzt. Folgende Vorgehensweise zur effizienten Zeitplanung ergibt sich aus der Anwendung der ALPEN-Methode:

AUFGABEN, AKTIVITÄTEN UND TERMINE NOTIEREN

Notieren Sie schriftlich in einem Terminplaner die Aktivitäten, die Sie an einem Tag erledigen wollen oder müssen. Dazu gehören etwa: Unerledigtes vom Vortag, Meetings, Telefonate und Korrespondenzen sowie regelmäßig wiederkehrende Aufgaben (z. B. Tagesgeschäft).

LÄNGE DER AKTIVITÄTEN / ZEITDAUER ABSCHÄTZEN

Schätzen Sie grob den realistischen Zeitbedarf ab, den geplante Aktivitäten voraussichtlich in Anspruch nehmen werden. Disziplinieren Sie sich dazu, die gewählten Vorgaben möglichst einzuhalten. Wenn Sie eine bestimmte Zeit veranschlagt haben, werden Sie konzentrierter daran arbeiten und sich weniger unterbrechen lassen, um Ihre Planung einhalten zu können.

PUFFERZEIT RESERVIEREN (üblich: 40 % für Unvorhergesehenes)

Erstens kommt es anders, zweitens als man denkt! Aus diesem Grund sollte man Zeitreserven für das Unvorhergesehene einplanen. Eine häufige Fehlertendenz bei der Anwendung von Zeitmanagementmodellen ist der Umstand, dass mehr als 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit verplant wird. Verplanen Sie daher maximal 60 % Ihrer Arbeitszeit. 20 % sollten Sie für unvorhergesehene Ereignisse, wie etwa kurzfristige Termine und / oder Störungen, einkalkulieren. Weitere 20 % Puffer sollten Sie sich für spontane soziale Aktivitäten einräumen, wie etwa kleine Regenerationsphasen mit Kollegen.

- 60 % für geplante Aktivitäten (Tagesplan)
- 20 % für unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe)
- 20 % für spontane und soziale Aktivitäten (kreative Zeiten)

ENTSCHEIDUNGEN ÜBER WEGLASSEN, PRIORITÄTEN TREFFEN ETC.

Stellt man dem Aufgabenspektrum und dem damit verbundenen Zeitbedarf die zur Verfügung stehenden Zeitressourcen gegenüber, wird meist deutlich, dass die Zeit nicht reicht. Es ist daher ratsam, die Todo- Liste zusammenzustreichen, indem Sie Prioritäten setzen und Aufgaben an andere delegieren.