14 Operations Reviews (S. 169-170)

14.1 Vor dem Meeting

Es ist morgens 7.30 Uhr am zweiten Freitag im März 2007. Ich bin früh bei der Arbeit, weil heute Vormittag das vierte monatliche Operations Review unserer Abteilung stattfindet. Rick Garber, der Manager unserer Softwareprozessgruppe, ist bei mir. Ricks Aufgabe besteht darin, das Operations Review und seine Agenda zu koordinieren. Er ist damit beschäftigt, die ca. 70 PowerPoint-Folien als Handout für das heutige Meeting auszudrucken. Sobald er mit dem Drucken fertig ist, gehen wir rüber zum Harbor Club im Zentrum von Seattle, in den Händen einen Karton mit 100 Handouts. Das Operations Review beginnt um 8.30 Uhr, aber ab 8.00 Uhr wird ein warmes Frühstücksbuffet serviert.

Das Meeting ist für ca. 80 Personen geplant, die Einladung ging an alle meine Mitarbeiter und alle Mitarbeiter meines Kollegen Erik Arnold. Weil aber auch einige Mitarbeiter in Indien sind, andere irgendwo in den USA und wieder andere aus persönlichen Gründen nicht teilnehmen können, sind wir in der Regel ungefähr 80 Teilnehmer. Mein Chef, der CIO von Corbis, ist auch eingeladen, ebenso wie weitere Mitglieder des Senior Management – die Partner in unserem Geschäftsprozess.

Die größte externe Gruppe ist das Team für den Netzwerk- und Systembetrieb, das von meinem Kollegen Peter Tutak geleitet wird. Dessen Mitglieder spüren die Folgen unserer Fehler am heftigsten, denn sie müssen schließlich defekte Systeme, die in Betrieb sind, wieder herstellen. Sie bekommen auch am stärksten die Auswirkungen mit, wenn wir ein neues Release produktiv stellen. Insofern ist es verständlich, dass sie am meisten durch ihre aktive Teilnahme gewinnen können.

Die Gruppe erscheint rechtzeitig, um das Frühstück zu genießen. Der Raum befindet sich im Obergeschoss eines Wolkenkratzers und gibt uns allen einen wunderbaren Blick über die Stadt, den Hafen, die Piers sowie die Elliott Bay. Der Raum ist mit runden Tischen ausgestattet, an denen jeweils sechs bis acht Personen sitzen.

An einem Ende des Raumes stehen ein Beamer und ein Pult. Rick führt präzise durch die Tagesordnung. Jeder Redner hat rund acht Minuten für seine vier bis fünf Folien zur Verfügung. Es gibt einige kleine Zeitpuffer, um mit Fragen und Antworten umzugehen. Ich beginne direkt mit ein paar einleitenden Bemerkungen. Dann bitte ich jeden, an Ende Januar zurückzudenken und an das, was wir damals machten. Ich erinnere jeden daran, dass wir hier sind, um die Leistungsfähigkeit unserer Organisation für den Monat Februar zu betrachten. Rick hat ein nettes Foto aus dem Firmenarchiv herausgesucht, um ein Thema für diesen Monat zu symbolisieren und jedem zu helfen, sich an eine Haupttätigkeit des Monats zu erinnern.

14.2 Im Geschäftston von Anfang an

Ich übergebe das Wort an Rick, der die Managementaufgaben des letzten Monats zusammenfasst und über ihren aktuellen Status berichtet. Als Nächstes stellen wir unsere Finanzanalystin vor, die die geschäftliche Situation des letzten Monats zusammenfasst – der Grund, warum das Meeting am zweiten Freitag jedes Monats stattfindet, liegt darin, dass uns dann die nötigen finanziellen Informationen vorliegen. Sie gibt einen Überblick über das Budget sowohl von meinen als auch von Eriks Kostenstellen. Wir schauen uns die Plan- und die Istzahlen zu allen größeren Budgets an und ebenso die Ziele für die Mitarbeiterzahlen.