Kapitel 2

Eine gute Planung ist die halbe Miete

IN DIESEM KAPITEL

1. Ziele abstecken!
2. Wer macht was wann?
3. Zur richtigen Zeit …
4. … am richtigen Ort

Um Mitarbeitergespräche in Ihrem Team richtig fest zu etablieren, bedarf es vorab einiger Überlegungen:

• Was wollen Sie mit dem Gespräch erreichen?
• Was gibt es vorab alles zu tun?
• Wo soll das Gespräch stattfinden?
• Wie viel Zeit möchten Sie einplanen?
• Was wird Ihr Gesprächspartner eventuell auf dem Herzen haben?
• Was möchten Sie ihm sagen?

Gründliche Vorbereitung und Planung der Mitarbeitergespräche sind das A und O. Häufig wird dieser Punkt unterschätzt und die Gespräche so nebenbei aus dem Bauch heraus durchgeführt. (»Ich kenn doch meine Pappenheimer«) Dabei ist für Mitarbeitergespräche – bei allem Talent – die Improvisationsfähigkeit der Führungskraft eher nachrangig gefordert. Mit angemessener Vorbereitung stellen Sie vielmehr sicher, dass Ihre Mitarbeiter wahrnehmen, wie viel Ihnen an den Mitarbeitergesprächen liegt, weil Sie ausreichend Zeit eingeplant haben, wesentliche Informationen zum Mitarbeiter kennen und zielorientiert durch das Gespräch führen. Mit guter Planung und Vorbereitung bringen Sie ausreichend Ruhe und Geduld ins Gespräch, sodass Sie Ihrem Mitarbeiter gut zuhören und nicht ständig auf die Uhr schauen müssen.

Für eine hohe Qualität des Mitarbeitergespräches brauchen Sie eine gute Vorbereitung. Schlechte Vorbereitung kommt beim Mitarbeiter ebenso an wie gründliche. Zeigen Sie ihm Wertschätzung, indem Sie in eine angemessene Vorbereitung investieren.

Ziele abstecken

Geredet ist schnell. Wenn Sie Mitarbeitergespräche durchführen wollen, sollten Sie zunächst darüber nachdenken, was Sie mit diesen Gesprächen erreichen möchten.

Ziele formulieren das, was Sie erreichen möchten, und geben Ihnen dafür die entsprechende Richtung vor. Wenn Sie dieses Buch lesen, haben Sie eventuell bereits Mitarbeitergespräche geführt oder Sie planen Ihre ersten Gespräche. Bevor Sie sich über Ablauf, Inhalte und Gesprächsführung konkrete Gedanken machen, sollten Sie sich über die Zielsetzung klarwerden.

Achtung: Viele Unternehmen haben »institutionalisierte Mitarbeitergespräche« auf ihrer Agenda. Häufig bleibt das Potenzial dieser Gespräche jedoch ungenutzt. Vermeiden Sie den Eindruck bei Ihren Mitarbeitern, dass Mitarbeitergespräche Pflichtgespräche sind.

Das gilt auch dann, wenn Mitarbeitergespräche in Ihrem Unternehmen bereits institutionalisiert sind. Ausschlaggebend für den Erfolg der Gespräche ist das, was Sie daraus machen.

Nehmen Sie dafür zwei Perspektiven ein:

1. Die Führungskultur in Ihrem Team
2. Die Einzelgespräche

Das Ziel für die Führungskultur in Ihrem Team

Sie wollen Mitarbeitergespräche durchführen? Das finden wir prima! Das regelmäßige Angebot von Mitarbeitergesprächen, die Art und Weise der Gespräche und die Einarbeitung von darin getroffenen Vereinbarungen wirken sich auf das Klima in Ihrem Team aus. Setzen Sie hier bereits erste Ziele. Ganz konkret heißt das:

Machen Sie sich klar,

• was Sie, Ihre Mitarbeiter, Ihr Team davon haben, diese Gespräche regelmäßig zu führen.
• welche Wirkung Sie mit den Mitarbeitergesprächen langfristig erzielen möchten.

Leiten Sie daraus ab, wie Mitarbeitergespräche in Ihrem Team vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden müssen, damit Sie dieses Ziel erreichen können.

Mitarbeitergespräche prägen die Kultur in Ihrem Team. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, was Sie mit diesen Gesprächen bewirken möchten und leiten dann konkrete Pläne für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung ab.

Überlegen Sie dafür auch, ob die Mitarbeitergespräche für die Mitarbeiter freiwillig oder Standard sein sollen. Beides wirkt sich natürlich unterschiedlich aus. Wir empfehlen: Lassen Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche zum Standard in Ihrem Team werden. Sie zeigen damit, dass Ihnen diese Gespräche wichtig sind.

In Ihrem Team arbeiten alle recht gut. Im Prinzip müssten Sie nichts ändern. Sie möchten nun regelmäßige Mitarbeitergespräche durchführen, weil Sie an dem Feedback Ihrer Mitarbeiter interessiert sind. Ihr Ziel ist die Weiterentwicklung Ihres Führungsverhaltens. Sie möchten außerdem erreichen, dass Ihre Mitarbeiter ihr Wissen in das Team einbringen – auch und besonders, wenn es sich um kritische Themen handelt. Außerdem haben Sie das Ziel, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen vertrauen und sagen, wenn sie der Schuh drückt.

Das Ziel für das einzelne Mitarbeitergespräch

Jedes einzelne Mitarbeitergespräch will gut vorbereitet sein. Mitarbeitergespräche dienen unter anderem der Vereinbarung von Zielen und Wegen sowie dazugehöriger Zeitpläne. Dazu sollten Sie für sich vorab geklärt haben, welche Ziele Sie in diesem Gespräch erreichen möchten.

Selbstverständlich müssen Ihre Gesprächsziele realistisch sein. Ziele, die nicht erreichbar sind, sollten Sie erst gar nicht anstreben. Es muss auch rechtlich möglich sein. Daher lohnt es sich immer, auch einen Blick in die Personalakten und Personalvertretungsgesetze zu werfen. Das Gesprächsziel sollte zudem zumutbar sein: Für Sie und für den Mitarbeiter. Unser Tipp: Legen Sie ein Minimal- und ein Maximalziel für das Gespräch fest. So geben Sie sich und Ihrem Mitarbeiter genügend Spielraum und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Sie beide mit Erfolgen aus dem Gespräch gehen.

Die Leistung Ihres Mitarbeiters ist im letzten Jahr leicht abgefallen. Das Mitarbeitergespräch steht an und natürlich werden Sie diese Beobachtungen auch ansprechen. Jetzt heißt es, Ihre Ziele abzustecken: Möchten Sie mit dem Mitarbeiter über seine Leistung sprechen, mit dem Ziel, dass er sie steigert? Soll Ziel des Gesprächs sein, dass Sie sich mit der Situation des Mitarbeiters besser auskennen? Möchten Sie beides erreichen? Minimalziel könnte hier sein, dass der Mitarbeiter von Ihnen erfährt, dass Sie mit der Situation unzufrieden sind und welche konkreten Veränderungen Sie sich wünschen. Ein mögliches Maximalziel wäre, dass der Mitarbeiter Ihnen seine Situation anvertraut und mit Ihnen gemeinsam einen Plan entwickelt, sodass er seine Leistung wieder steigern kann.

Machen Sie sich Ihr Ziel für das bevorstehende Mitarbeitergespräch klar. Das hat für Sie eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Sie können Ihre weiteren Schritte in der Vorbereitung passend abstimmen.
• Sie können sich selbst darauf einstellen.
• Sie können die Gesprächsführung darauf ausrichten.
• Sie können überprüfen, ob das Ziel auch erreicht wurde.

Wer macht was wann

Vor dem Mitarbeitergespräch gibt es einiges zu tun. Je nachdem, ob Sie bereits Mitarbeitergespräche in Ihrem Team führen oder damit nun beginnen wollen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter, weitere Führungskräfte, Personalverantwortliche und Personalräte gründlich informieren.

Die Mitarbeiterinformation

Falls Sie bislang noch keine Mitarbeitergespräche führen, sollten Sie diese im Rahmen einer Mitarbeiterbesprechung ankündigen und das Vorgehen erläutern. Auch wenn Mitarbeitergespräche etwas Positives darstellen, sind sie eine Neuerung. Menschen reagieren auf Neuerungen mit Distanz und zeigen vielleicht Sorgen und Skepsis. Sie benötigen jetzt Informationen, wie das Ganze ablaufen wird und zu welchem Zweck die Gespräche eingeführt werden sollen. Da Sie Ihre Ziele bereits erarbeitet haben, können Sie klar kommunizieren, warum Sie auf Mitarbeitergespräche Wert legen und den Ablauf sowie Nutzen für die Mitarbeiter darstellen.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter bzw. weitere Führungskräfte und Personalverantwortliche bereits in die Planung und (Weiter-)Entwicklung des Konzepts ein. So können alle ihre Ideen bereits frühzeitig einbringen und die Akzeptanz der neuen Mitarbeitergespräche steigt.

Die Zuständigkeiten

Damit sich Ihre Mitarbeitergespräche gut etablieren, muss natürlich auch geklärt sein, wer was erledigt. Sie kennen bestimmt den Effekt, dass Dinge weniger effektiv erledigt werden, je mehr Personen sie prinzipiell erledigen könnten. Menschen tun sich einfach leichter, wenn ihnen klar ist, wer wofür die Verantwortung hat. Daher sollte im Vorfeld festgelegt sein, wer in Ihrem Unternehmen welche Teilschritte erledigt:

• Wer informiert die Mitarbeiter worüber?
• Wer führt die Mitarbeitergespräche mit wem?
• Wer lädt ein?
• Wer erstellt Informationsmaterial?
• Wer macht den Zeitplan?
• Wer prüft die...