Sie sind hier
E-Book

Moderation und Begleitung kontinuierlicher Verbesserung

Ein Handbuch für KVP-Moderatoren

AutorRichard Glahn
VerlagCETPM GmbH
Erscheinungsjahr2018
Seitenanzahl149 Seiten
ISBN9783940775474
FormatPDF/ePUB
KopierschutzWasserzeichen/DRM
GerätePC/MAC/eReader/Tablet
Preis26,99 EUR

Was muss ein KVP-Moderator eigentlich können? Er muss KVP-Methoden für das Lösen von Problemen beherrschen. Er muss Workshops vorbereiten, durchführen und nachbereiten können. Oft ist er auch politisch gefordert, sei es bei der Einführung von KVP in einem neuen Unternehmensbereich oder aber wenn es um die Nachweisbarkeit der mit KVP erzielten Erfolge geht. Ganz besonders steht und fällt sein Erfolg jedoch mit der Fähigkeit, sich auf alle Workshopteilnehmer individuell einstellen und so jeden Einzelnen passend in das Finden und Umsetzen von Verbesserungsmaßnahmen mit einbeziehen zu können. Für alle diese Anforderungen werden in diesem Buch Hilfestellungen geboten.
Mit den Ausführungen wird deutlich, dass Unternehmen nicht nur eine Ansammlung von Güter- und Informationsströmen sind, sondern ebenso soziale Systeme, in denen Änderungen unter professioneller Begleitung und mit Fingerspitzengefühl herbeigeführt werden wollen. Das Buch richtet sich an alle diejenigen, die KVP-Workshops in Büro- und Produktionsbereichen moderieren wollen, aber auch an diejenigen, die vor der Aufgabe stehen, KVP in ihrem Unternehmen oder in einer Tochtergesellschaft einzuführen.

Kaufen Sie hier:

Horizontale Tabs

Leseprobe

3       KVP-Methoden und Gesprächsführung

3.1     Bewährte Methoden für KVP-Workshops

Wie ich in der Einleitung angedeutet habe, ist mein Credo zum Thema Methoden: weniger ist mehr. Seit vielen Jahren fahre ich sehr gut damit, Moderatoren nicht in exzessiven Schulungen mit einer Fülle von Methoden zu belasten. Ich bin dafür, sich auf wenige gute Hilfsmittel zu beschränken, auf solche Hilfsmittel, die einfach zu beherrschen sind und auf die man sich verlassen kann. Für den Moderator ist es dabei wie für einen Handwerker: Wer mit dem wesentlichen Werkzeug gut umgehen kann, macht gute Arbeit und kommt rasch zum Erfolg.

Bei aller Liebe zur Beherrschbarkeit des „Methoden-Koffers“ ist es jedoch auch so, dass man nicht zu wenig Werkzeug zur Verfügung haben sollte. Denn wer beispielsweise nur einen Hammer als Werkzeug kennt, für den sieht jedes Problem aus wie ein Nagel. Und etwas komplexer ist die Welt ja schon. So möchte ich hier den kleinen kompakten Methoden-Werkzeugkasten darstellen, der sich für mich über Jahre branchen- und länderübergreifend bewährt hat – aufgeteilt auf die drei Ebenen betrieblicher Verbesserung: Arbeitsplatz, Arbeitsgruppe, gesamter Prozess.

3.1.1  Erste Ebene: Der Arbeitsplatz

Die erste Ebene steht ganz im Zeichen der Erhöhung individueller Produktivität. Gruppenprozesse oder gar Schnittstellen bleiben zunächst noch unbetrachtet. Die Methode, die ich hier vorstellen möchte, ist als 5S, 5A oder Level 1 bekannt. Oberflächlich gesehen geht es dabei schlicht um das Aufräumen des eigenen Arbeitsplatzes. So habe ich schon mehrfach gehört, 5S sei im Wesentlichen eine Art „Aktion Schöner Wohnen“. In Wahrheit soll jedoch wesentlich mehr erreicht werden: Basierend auf dem Aussortieren von Dingen, die nicht mehr benötigt werden, sollen die notwendigen Arbeitsmittel ergonomisch angeordnet und der so selbst geschaffene Arbeitsplatzstandard diszipliniert eingehalten werden. Auf diese Weise entsteht auf individueller Ebene eine solide Basis für die Verbesserung des Informationsund Materialflusses, die dann schwerpunktmäßig mit Workshops der Ebenen „Arbeitsgruppe“ und „Prozess“ angegangen wird.

Die fünf „S“ bzw. fünf „A“

Seiri

=  Sortiere aus

=  Aussortieren

Seiton

=  Stelle hin

=  Aufräumen

Seiso

=  Säubere

=  Arbeitsplatzsauberkeit

Seiketsu

=  Standardisiere

=  Anordnung zur Regel machen

Shitsuke

=  Selbstdisziplin

=  Alle Punkte einhalten und verbessern

Selbst erfahrene KVP-Moderatoren sind immer wieder davon beeindruckt, wie viel sich mit ersten 5S-Aktionen bewegen lässt. In Bürobereichen werden von den Mitarbeitern oft mehrere Tonnen Altpapier entsorgt, Hunderte wenn nicht sogar mehrere Tausend wieder verwertbare Ordner und enorme Mengen von Büromaterial aus den individuellen Arbeitsbereichen „verbannt“ – ganz zu schweigen von dem frei werdenden Speicherplatz, nachdem alle PC-Laufwerke von überflüssig gewordenen Dateien befreit wurden. Die hier genannten Größenordnungen beziehen sich auf Unternehmen oder Unternehmensbereiche ab 50 Mitarbeitern.

Mit der Einführung von 5S in den Bürobereichen erreicht man es manchmal sogar schon, dass Ordner und Büromaterial abteilungs- oder unternehmensbereichsweise zentral verwaltet und kanbanisiert werden, das heißt, dass mittels Kanban-Karten der Mindestbestand, die Nachbestellmenge und der Ablauf der Bestellung für jedes Arbeitsmittel festgelegt werden. Nach der Einführung von 5S muss Büromaterial meist monatelang nicht nachbestellt werden, die Suchzeiten verringen sich erheblich und durch die Kanbanisierung ist sichergestellt, dass Büromaterial immer in passendem Umfang verfügbar ist und gleichzeitig die Bestände konstant niedrig gehalten werden, nach dem Motto: „Wir haben wenig, aber immer genug.“

Auch in Produktionsbereichen können sich die 5S-Erfolge sehen lassen. Ein Beispiel: In einem Unternehmen mit ungefähr 130 Produktionsmitarbeitern haben wir einmal über 100 überflüssige Möbelstücke, sage und schreibe 250 Tonnen Schrott sowie Tausende alter Ordner und zig Tonnen Papier entsorgt. Dabei wurden auch ganze Werkzeugmaschinen abgebaut, die durch stetige Modernisierung des Maschinenparks bereits über Jahre hinweg nicht mehr genutzt wurden. Zuvor kam es niemandem in den Sinn, den Platz anderweitig zu nutzen, beispielsweise für eine Verbesserung des Materialflusses.

3.1.2  Zweite Ebene: Die Arbeitsgruppe

3.1.2.1  Allgemeines

Den Übergang vom Arbeitsplatz zur Arbeitsgruppe bildet das Thema Ablage. Hartgesottene 5S’ler ordnen das Thema Ablage ausschließlich 5S zu. Ich persönlich sehe dieses Thema zwar auch am einzelnen Arbeitsplatz, dies jedoch nur am Anfang. Mit der Einführung der zweiten KVP-Ebene wird das Thema Ablage ein Thema für die gesamte Arbeitsgruppe, denn in der Urlaubszeit, bei Geschäftsreisen, bei Fortbildungen oder der Krankheit eines Mitarbeiters müssen sich die Kollegen in der Ablage des Abwesenden zurechtfinden, um Informationen für das Abarbeiten von Aufträgen zu finden. So gibt es unterm Strich kaum Raum für persönliche Ablage; mit Blick auf eine funktionierende Stellvertreterregelung gibt es eigentlich nur Abteilungsablagen. In der Produktion gilt dasselbe für Material und Werkzeug.

Weitere Themen auf Abteilungsebene sind Arbeits- und Ablaufstandards, die beispielsweise mit Checklisten dokumentiert und sichergestellt werden können, Struktur- bzw. Layout-Standards, mittels derer der Informations- und Materialfluss innerhalb eines Bereichs kundenorientiert gestaltet wird, Kommunikations- und Informationsstandards, die einen passenden Informationsfluss auch bei geplanter und ungeplanter Abwesenheit sicherstellen, sowie Service-Standards, mit denen geregelt ist, wie wir (internen und externen) Kunden zuarbeiten. Die Service-Standards bilden mit ihrem Blick auf den (internen und externen) Kunden den Übergang zur dritten Ebene, der Ebene gesamter Geschäftsprozesse.

Beispiele für abteilungsinterne Themen sind:

  • die Frage, in welchem Zeitfenster auf Anfragen der Kunden reagiert werden soll sowie das Weiterentwickeln elektronischer Hilfsmittel, damit Anfragen besser und schneller bearbeitet werden können,

  • das Abarbeiten von Anträgen (bspw. Kreditantrag in der Kreditabteilung einer Bank oder Antrag für das Ausstellen eines neuen Reisepasses bei der Stadtverwaltung),

  • das Bestellen bei einem Händler bzw. Hersteller,

  • das Optimieren der Bearbeitung von Aufträgen,

  • die Standardisierung von Genehmigungs-, Reservierungs- oder Abrechnungsverfahren,

  • das Überarbeiten und Standardisieren von Vorlagen,

  • das Schaffen eines Ablagestandards für einen gesamten Büro- oder Produktionsbereich (von der Beschriftung der dinglichen Ablage bis hin zur Dokumentenbezeichnung im PC),

  • das Einzeichnen von festen Plätzen für die Anlieferung und Abholung von Werkstücken auf dem Hallenboden,

  • das Schaffen einer für die Abteilung lückenlosen Stellvertreterregelung (im Bedarfsfall mit entsprechenden Qualifizierungsplänen),

  • die Frage, wie erreichbar die Mitarbeiter einer Abteilung für (interne oder externe) Kunden sein möchten, also bspw. wie lange das Telefon maximal klingeln darf, bevor jemand in der Abteilung es abnimmt und ob mit Blick auf die Erreichbarkeit im Schichtdienst gearbeitet wird oder nicht,

  • die Frage, in welchen zeitlichen Abständen die Mitarbeiter einer Abteilung, bzw. die Abteilungsleiter eines Unternehmensbereichs oder die oberen Führungskräfte eines Unternehmens sich zum Informationsaustausch bezüglich des „Status Quo“ treffen,

  • das Strukturieren und Beschriften eines Lagers,

  • das Errichten einer Infotafel für die Visualisierung der Arbeitsverteilung an die Maschinen eines Produktionsbereichs,

  • das Erstellen standardisierter Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter,

  • die Regelung des Abtransports bzw. der Wiederverwertung von Ausschuss,

  • Standardisierung der Schichtübergabe und des Schichtberichts (inkl. To-Do-Liste),

  • die flussorientierte Umgestaltung eines Montagebereichs,

  • das Optimieren der Bevorratung von...

Blick ins Buch
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis6
1 Warum ein Buch zu diesem speziellenThema?10
2 Grundlagen14
2.1 Wegbereitung für KVP, Aufgaben eines KVP-Moderators14
2.1.1 Bin ich als KVP’ler eigentlich Moderator oder Berater?14
2.1.2 Wer darf hier was?16
2.1.3 Führungskräfte des mittleren Managements: Die Instanz für späteren Erfolg17
2.1.4 Meine Aufgabe als KVP-Moderator: Entscheidungen und Maßnahmen herbeiführen25
2.2 Der Workshop: Vorbereitung, Durchführung,32
3 KVP-Methoden und Gesprächsführung44
3.1 Bewährte Methoden für KVP-Workshops44
3.1.1 Erste Ebene: Der Arbeitsplatz44
3.1.2 Zweite Ebene: Die Arbeitsgruppe46
3.1.2.1 Allgemeines46
3.1.2.2 Zwei wesentliche Hilfsmittel48
3.1.2.2.1 Die Problemlösungsstory48
3.1.2.2.2 Die Metaplanwand53
3.1.3 Dritte Ebene: Der gesamte Prozess60
3.2 Die Kunst der strukturierten Gesprächsführung66
3.3 Positivismus als mögliche Stütze, wenn keine Methode zu greifen scheint70
4 Für unsere Arbeit mit Menschen: Einblicke in Verhaltensweisen und -ursachen, Kommunikation und Gruppenaspekte72
4.1 Symptome72
4.1.1 Ein hilfreicher Vergleich: Ziele und Inhalte einer psychologischen Behandlung, Ziele und Inhalte in einem Verbesserungsprozess73
4.1.2 Was ist ein Symptom? Und warum sind Symptome so stabil?74
4.1.3 Wie gehen wir im betrieblichen Alltag mit Symptomen um? Professionell moderierte Workshops als Lösung78
4.2 Verhaltensweisen und -ursachen80
4.2.1 Ein Typenmodell zur Beschreibung von Verhalten82
4.2.1.1 Narzissmus82
4.2.1.2 Zwänge84
4.2.1.3 Hysterie87
4.2.1.4 Depression88
4.2.1.5 Schizoidie89
4.2.2 Wie gehe ich mit den einzelnen Typen im Workshop um?91
4.2.3 Warum sind Menschen wie sie sind?92
4.2.4 Die Maslowsche Bedürfnispyramide als andere Form der Darstellung von Verhaltensmotiven96
4.3 Kommunikation98
4.3.1 Kommunikation: Was ist das? Wie läuft sie ab? Und wie nutzen wir dieses Wissen bei KVP-Workshops?98
4.3.2 Verbalsprache101
4.3.3 Körpersprache105
4.4 Gruppenaspekte110
4.4.1 Gruppenbildung110
4.4.2 Kohäsion111
4.4.3 Herrschaftsfreier Diskurs113
4.4.4 Umgang mit Konfliktsituationen113
4.4.5 Rollenkonflikte114
4.4.6 Wie zufrieden sind Workshop-Teilnehmer mit der Lösung?114
4.4.7 Unternehmenskultur: Hindernis oder Unterstützung für KVP?116
4.5 Sprüche für Moderatoren119
5 Ein paar Gedanken zum Weiterdenken124
5.1 Heuristik, Logik, Empirie: Wie logisch darf man bei KVP sein? Wie empirisch muss man sein?124
5.2 Denken wir bei KVP deterministisch oder probalistisch?128
5.3 Was führt zum Erfolg: Deduktive oder induktive Herangehensweisen?129
5.4 Realismus vs. Konstruktivismus: Bilden wir als KVP-Moderatoren Realität ab oder erzeugen wir sie?130
5.5 Vier Schlüssel zum KVP-Erfolg, sechs Schlüssel zum Unternehmenserfolg130
5.6 Kosten einsparen – Standorte verlagern: Eine Perspektive mit Zukunft?135
5.7 KVP und Moderation zur Vermeidung einer erneuten„französischen Revolution“?138
6 Weiterführende Literatur140

Weitere E-Books zum Thema: Management - Wirtschaft - Coaching

Zeitmanagement im Projekt

E-Book Zeitmanagement im Projekt
Format: PDF

Von Projektleitern und ihren Mitarbeitern wird grundsätzlich eine exakte Punktlandung erwartet: Sie sollen das Projekt zum vereinbarten Termin beenden, selbstverständlich die Budgetvorgaben einhalten…

Zeitmanagement im Projekt

E-Book Zeitmanagement im Projekt
Format: PDF

Von Projektleitern und ihren Mitarbeitern wird grundsätzlich eine exakte Punktlandung erwartet: Sie sollen das Projekt zum vereinbarten Termin beenden, selbstverständlich die Budgetvorgaben einhalten…

Basiswissen Beschaffung.

E-Book Basiswissen Beschaffung.
Format: PDF

Anhand vieler Beispiele für die relevanten Aufgaben und Methoden der Beschaffung bietet der Band Grundwissen für den Quereinsteiger sowie ein Repetitorium für den Praktiker. Das Buch gibt eine kurze…

Basiswissen Beschaffung.

E-Book Basiswissen Beschaffung.
Format: PDF

Anhand vieler Beispiele für die relevanten Aufgaben und Methoden der Beschaffung bietet der Band Grundwissen für den Quereinsteiger sowie ein Repetitorium für den Praktiker. Das Buch gibt eine kurze…

Weitere Zeitschriften

Atalanta

Atalanta

Atalanta ist die Zeitschrift der Deutschen Forschungszentrale für Schmetterlingswanderung. Im Atalanta-Magazin werden Themen behandelt wie Wanderfalterforschung, Systematik, Taxonomie und Ökologie. ...

Card Forum International

Card Forum International

Card Forum International, Magazine for Card Technologies and Applications, is a leading source for information in the field of card-based payment systems, related technologies, and required reading ...

elektrobörse handel

elektrobörse handel

elektrobörse handel gibt einen facettenreichen Überblick über den Elektrogerätemarkt: Produktneuheiten und -trends, Branchennachrichten, Interviews, Messeberichte uvm.. In den monatlichen ...

F- 40

F- 40

Die Flugzeuge der Bundeswehr, Die F-40 Reihe behandelt das eingesetzte Fluggerät der Bundeswehr seit dem Aufbau von Luftwaffe, Heer und Marine. Jede Ausgabe befasst sich mit der genaue Entwicklungs- ...