Teil II So funktioniert es – MAPPEI im Einsatz (S. 120-121)

Kapitel 1 Nützliche Prinzipien und Gewohnheiten

Wer mit etwas Neuem beginnt, der ist oft voller Enthusiasmus. Das gilt auch für manche MAPPEI-Nutzer: Motiviert, ja begeistert starten sie. Sie freuen sich, einen neuen Ansatz und neue Tools entdeckt zu haben. Sie fassen den festen Vorsatz, ihren Schreibtisch dauerhaft von Stapeln zu befreien, und legen los.

Ich kenne allerdings MAPPEI-Anwender, die die neuen Organisationsmittel nach kurzer Zeit gar nicht mehr nutzen. Der Schreibtisch ist wieder genauso chaotisch wie früher, am empfundenen Stresslevel hat sich nichts geändert. Woran liegt das? Daran, dass die Methode nichts taugt? Nein. Der Grund liegt darin, dass es Gewohnheiten sind, die den Unterschied machen. Und gute Gewohnheiten müssen bewusst geübt werden, bis sie sich eingespielt haben. Setzen Sie Ihre Hoffnungen also nicht allein auf die neuen Arbeitsmittel, auch wenn diese dazu entworfen wurden, Ihnen das Ordnunghalten zu erleichtern.

Weil Gewohnheiten viel stärker sind als gute Vorsätze, ist es hilfreich, dass Sie sich einige wichtige Prinzipien zu eigen machen. Trainieren Sie solche Gewohnheiten, die Ordnung unterstützen und das Erledigen Ihrer Aufgaben fördern.

Zu diesen Gewohnheiten zählen die Sofort-Ordnung, das Benutzen des Schreibtisches zum Arbeiten, das Abarbeiten der aktuellen Aufgabe, das Dünnhalten der Akten, das einheitliche Ablegen sowie das Setzen sinnvoller Grenzen. Profitieren Sie vom Prinzip der Sofort-Ordnung Das Prinzip der Sofort-Ordnung sorgt dafür, dass Ihr Posteingang – und noch wichtiger: Ihr Kopf – frei bleibt. Wie funktioniert das Prinzip? Gewöhnen Sie sich an, den Vorgang schon beim Entstehen in Ihre Aktenorganisation zu überführen.

Das heißt, wenn Sie den Posteingang bearbeiten, dann legen Sie eingetroffene Schriftstücke sofort am richtigen Platz ab. Besteht noch keine Akte, legen Sie eine neue Ordnungsmappe an. Wenn es schon eine Mappe gibt, dann legen Sie das Papier dort ab. Beispiel: Mein Posteingang sieht heute so aus wie auf dem nebenstehenden Foto. Ich nehme den oberen Umschlag und lege ihn auf meinen Schreibtisch, der ansonsten leer ist.