| Projektmanagement mit Excel | 4 |
| Inhalt | 7 |
| Vorwort | 13 |
| Die Autoren | 15 |
| 1 Notwendigkeit eines Projektmanagements/-controlling | 17 |
| 2 Grundlagen des Projektmanagements und -controlling | 19 |
| 2.1 Grundlegende Begriffe | 19 |
| 2.1.1 Projekt | 19 |
| 2.1.1.1 Definition nach DIN 69 901 | 19 |
| 2.1.1.2 Excel-Praxis: Checkliste Projektmerkmale | 20 |
| 2.1.2 Produkt | 21 |
| 2.1.3 Prozess | 21 |
| 2.1.4 Projektmanagement | 22 |
| 2.2 Projektcharakteristika | 22 |
| 2.3 Abgrenzung von Projektmanagement und Projektcontrolling | 25 |
| 2.3.1 Management | 25 |
| 2.3.2 Controlling | 26 |
| 2.3.3 Zusammenspiel von Manager und Controller | 26 |
| 2.3.4 Rollenverständnis des Controllers | 27 |
| 2.3.5 Anforderungen an den Projektleiter und den Projektcontroller | 28 |
| 2.4 Projektmanagementregelkreis | 30 |
| 2.5 Projektmanagementwörterbuch Deutsch – Englisch | 31 |
| 2.6 Projektbeispiel „Bau eines Golfplatzes“ | 33 |
| 2.6.1 Auftragnehmer und Projektleiter | 34 |
| 2.6.2 Projektauftrag „Golfplatz Alte Mühle“ | 34 |
| 2.6.3 Projektprüfung | 35 |
| 2.6.4 Gelände- und Umfeldanalyse | 37 |
| 2.6.5 Machbarkeitsstudie | 37 |
| 2.7 Phasen eines Projektablaufs im Überblick | 38 |
| 3 Phase 1: Projektdefinition | 41 |
| 3.1 Projektgründung | 41 |
| 3.1.1 Projektantrag und Projektauftrag | 41 |
| 3.1.2 Excel-Praxis: Projektauftrag | 42 |
| 3.2 Definition des Projektziels | 44 |
| 3.2.1 Begriff „Projektziel“ | 44 |
| 3.2.2 Arten von Projektzielen | 46 |
| 3.2.3 Konkretisierung von Projektzielen | 46 |
| 3.2.4 Excel-Praxis: Zielformulierung nach der SMART-Methode | 47 |
| 3.2.5 Excel-Praxis: Zielbeziehungen und Zielkonflikte | 48 |
| 3.2.6 Excel-Praxis: Zielpräferenzmatrix | 51 |
| 3.2.7 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Zieldefinition | 54 |
| 3.2.7.1 Muss-, Soll- und Kann-Ziele | 55 |
| 3.2.7.2 Ergebnisziele und Vorgehensziele | 55 |
| 3.3 Änderungsverfahren (Change Request) | 58 |
| 3.4 Projektumfeld- und Wirtschaftlichkeitsanalyse | 59 |
| 3.4.1 Projektumfeld- und Stakeholder-Analyse | 59 |
| 3.4.1.1 Umfeld-Monitoring | 60 |
| 3.4.1.2 Stakeholder-Analyse | 60 |
| 3.4.2 Excel-Praxis: Formular Betroffenheitsanalyse | 62 |
| 3.4.2.1 Formularelemente | 63 |
| 3.4.2.2 Bedingungsformate | 65 |
| 3.4.3 Excel-Praxis: Formular Stärken-Schwächen-Analyse | 65 |
| 3.4.4 Excel-Praxis: Kraftfeldanalyse | 66 |
| 3.4.5 Excel-Praxis: Stakeholder-Analyse mit integriertem Stärken-Schwächen-Profil | 67 |
| 3.4.6 Excel-Praxis: Portfoliodiagramm | 72 |
| 3.4.7 Methoden der Wirtschaftlichkeitsanalyse | 73 |
| 3.5 Projektorganisation | 74 |
| 3.5.1 Lenkungsausschuss | 75 |
| 3.5.2 Projektteam | 76 |
| 3.5.3 Projektleitung | 78 |
| 3.5.4 Excel-Praxis: Checkliste IT zur Kommunikation im Projektteam | 78 |
| 3.5.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektteamtabelle | 80 |
| 3.5.6 Excel-Praxis: Projektteamorganigramm mit SmartArt | 80 |
| 3.5.6.1 Organigramm mit Zellverknüpfungen | 82 |
| 3.5.6.2 Organigramm mit verknüpften Zellinhalten | 82 |
| 3.5.6.3 Verknüpfung von Zellen mit Kästchen | 82 |
| 3.6 Prozessorganisation | 84 |
| 3.6.1 Arten von Phasen- bzw. Vorgehensmodellen | 84 |
| 3.6.2 Meilensteine im Phasenmodell | 88 |
| 4 Phase 2: Projektplanung | 91 |
| 4.1 Strukturplanung | 91 |
| 4.1.1 Projektstrukturplan (PSP) | 91 |
| 4.1.2 PSP-Typen | 93 |
| 4.1.3 Arbeitspaket | 95 |
| 4.1.4 Excel-Praxis: Arbeitspaketbeschreibung | 96 |
| 4.1.5 Excel-Praxis: Checkliste Projektstrukturplanung | 98 |
| nach Schulz-Wimmer | 98 |
| 4.1.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Integration von Phasenmodell, Meilensteinplan und Projektstrukturplan | 99 |
| 4.1.6.1 Excel-Praxis: Phasen- bzw. Vorgehensmodell | 99 |
| 4.1.6.2 Excel-Praxis: Projektsteuerung mit Makros und Schaltflächen | 103 |
| 4.1.6.3 Excel-Praxis: Meilensteinplan | 108 |
| 4.1.6.4 Excel-Praxis: Detaillierung der Projektphasen | 109 |
| 4.1.6.5 Excel-Praxis: Phasenplan und Meilensteinplan | 116 |
| 4.1.6.6 Excel-Praxis: Tipps und Tricks für den gegliederten Projektstrukturplan | 120 |
| 4.1.7 Einbindung des Projekts in das Rechnungswesen | 121 |
| 4.2 Aufwandsschätzung bzw. -planung | 122 |
| 4.2.1 Basis für die Ressourcenplanung | 122 |
| 4.2.2 Excel-Praxis: kombinierte Aufwandschätzung und Kapazitätsplanung | 123 |
| 4.2.2.1 Planung der Kapazitäten | 124 |
| 4.2.2.2 Bedingungsformate | 127 |
| 4.2.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm zur Kapazitätsplanung | 128 |
| 4.3 Termin- und Ablaufplanung | 128 |
| 4.3.1 Terminziele als Basis für die Terminplanung | 129 |
| 4.3.2 Darstellung und Verfolgung von Terminen | 129 |
| 4.3.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm (GANTT-Chart) | 131 |
| 4.3.4 Grundlagen der Netzplantechnik | 134 |
| 4.3.4.1 Grundelemente | 135 |
| 4.3.4.2 Netzplanarten | 135 |
| 4.3.4.3 Anordnungsbeziehungen | 137 |
| 4.3.4.4 Vorwärts- und Rückwärtsrechnung | 139 |
| 4.3.4.5 Nutzen und Grenzen der Netzplantechnik | 140 |
| 4.3.5 Excel-Praxis: Netzplandiagramm PERT | 140 |
| 4.3.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Termin- und Ablaufplanung | 141 |
| 4.3.6.1 Berechnung der Vorgangsdauer | 142 |
| 4.3.6.2 Berechnung der Projekttage und Ausschließen der Feiertage | 144 |
| 4.3.6.3 Festlegen des Projektbeginns in der ProjektINFO | 148 |
| 4.3.6.4 Kalendermakro für den Projektstrukturplan | 149 |
| 4.3.6.5 Terminplanung | 151 |
| 4.3.6.6 Berechnung der Kalenderwoche | 153 |
| 4.3.6.7 Bedingte Formatierung für die Gantt-Balken | 154 |
| 4.3.6.8 Makros für die Zeitachsensteuerung | 156 |
| 4.3.6.9 Terminauswertungen in der ProjektINFO | 158 |
| 4.3.6.10 Datenbankauswertungen | 159 |
| 4.3.7 Excel-Praxis: Checkliste Termin- und Ablaufplanung | 160 |
| 4.4 Einsatzmittel- bzw. Ressourcenplanung | 161 |
| 4.4.2 Excel-Praxis: Urlaubs- und Abwesenheitsplanung | 162 |
| 4.4.2.1 Mitarbeiterliste | 163 |
| 4.4.2.2 Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht | 164 |
| 4.4.2.3 Verfügbarkeit prüfen per Abwesenheitsdiagramm | 169 |
| 4.4.3 Excel-Praxis: Ressourcenmanagement mit Datenbanken und ODBC | 172 |
| 4.4.4 Access-Praxis: Access-Datenbanken für Ressourcen | 173 |
| 4.4.4.1 Export der Excel-Tabellen nach Access | 173 |
| 4.4.4.2 Verknüpfung der Excel-Tabellen in Access | 176 |
| 4.4.4.3 Abfragen erstellen | 177 |
| 4.4.4.4 Export der Ressourcen aus Access nach Excel | 178 |
| 4.4.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Ressourcendatenbanken | 179 |
| 4.4.5.1 Kapazitätsplanung mit Datenbankunterstützung | 179 |
| 4.4.5.2 Ressourcenauswertungen in der ProjektINFO | 183 |
| 4.4.5.3 Ressourcenberichte mit Pivot-Tabellen | 184 |
| 4.5 Kostenplanung bzw. Kalkulation | 185 |
| 4.5.1 Basis: Aufwandsschätzung und Ressourcenplanung | 185 |
| 4.5.2 Kalkulationsarten | 186 |
| 4.5.3 Excel-Praxis: Kostenplanung | 187 |
| 4.5.3.1 Verknüpfung von PSP und Kostenplan | 187 |
| 4.5.3.2 Aufstellung des Kostenplans | 189 |
| 4.5.3.3 Unterscheidung von Istkosten, Restkosten und Sollkosten | 189 |
| 4.5.3.4 SVERWEIS() für die Plankosten | 190 |
| 4.5.4 Excel-Praxis: Ampelformatierung für die Kostenüberwachung | 191 |
| 4.5.5 Excel-Praxis: Kosten-Termin-Diagramm | 193 |
| 4.5.6 Excel-Praxis: Kostenauswertungen mit Teilergebnissen und AutoFilter | 195 |
| 4.5.6.1 Excel-Praxis: Kostenbericht | 195 |
| 4.5.6.2 Teilergebnisse für Zwischensummen | 196 |
| 4.5.6.3 Auswertungsformeln im Kopfbereich | 197 |
| 4.5.6.4 Kostenberichte für den Druck aufbereiten | 199 |
| 4.5.7 Excel-Praxis: Kostenberichte mit PivotTables | 200 |
| 4.5.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektbudget und Kosten | 202 |
| 4.5.8.1 Kostenaufstellungen für das Budget | 202 |
| 4.5.8.2 Ermittlung des Budgets aus Gesamtkosten | 204 |
| 4.5.8.3 Kostenplanung auf Projektphasenebene | 205 |
| 4.5.8.4 Kostenbereich im Projektstrukturplan | 206 |
| 4.5.9 Excel-Praxis: Zielfindungswerkzeuge Zielwertsuche und Solver | 208 |
| 4.5.10 Excel-Praxis: Ergebnisrechnungen | 209 |
| 4.5.11 Excel-Praxis: Was-wäre-wenn-Analyse | 211 |
| 5 Phase 3: Projektsteuerung und -überwachung | 215 |
| 5.1 Termin | 215 |
| 5.1.1 Terminrückmeldung | 215 |
| 5.1.2 Meilensteintrendanalyse (MTA) | 216 |
| 5.1.3 Excel-Praxis: Meilensteintrendanalyse (MTA) | 217 |
| 5.1.3.1 Meilensteinliste mit Endterminen | 218 |
| 5.1.3.2 Berichtszeitpunkte | 219 |
| 5.1.3.3 Liniendiagramm als MTA-Chart | 220 |
| 5.1.4 Excel-Praxis: Termintrendanalyse | 222 |
| 5.2 Aufwand, Ressourcen und Kosten | 225 |
| 5.2.1 Stundenerfassung und Projektkostenrechnung | 225 |
| 5.2.2 Berichtsarten für Plan-Ist-Vergleiche | 227 |
| 5.2.3 Excel-Praxis: Kostentrendanalyse | 228 |
| 5.3 Sachfortschritt | 230 |
| 5.3.1 Begriffe der Leistungsbewertung | 230 |
| 5.3.2 Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungsgrads | 231 |
| 5.3.3 Excel-Praxis: Earned Value Management | 232 |
| 5.3.3.1 Ausgangsdaten für das Beispiel „Lagerhalle“ | 234 |
| 5.3.3.2 Earned-Value-Kennzahlen | 236 |
| 5.3.3.3 Earned-Value-Berechnung mit Stichtag | 238 |
| 5.3.3.4 Statusreports mit Szenarien | 242 |
| 5.3.3.5 Earned-Value-Diagramme | 246 |
| 5.4 Projektdokumentation | 247 |
| 5.4.1 Anforderungen | 247 |
| 5.4.2 Excel-Praxis: Projektmanagement-Handbuch | 248 |
| 5.5 Projektberichterstattung | 249 |
| 5.5.1 Strukturierung der Kommunikation | 250 |
| 5.5.2 Excel-Praxis: Portfoliobericht zur Auswertung mehrerer Projekte | 251 |
| 5.5.2.1 Projektleiterliste | 251 |
| 5.5.2.2 Projektliste mit ODBC importieren | 252 |
| 5.5.3 Excel-Praxis: Projektleiterbericht mit Spezialfilter | 254 |
| 5.5.4 Excel-Praxis: Projektbericht per Mail versenden | 258 |
| 5.5.4.1 Berichtsmakro aufzeichnen und nachbearbeiten | 258 |
| 5.5.4.2 Funktion für den Mailversand | 260 |
| 5.5.4.3 Aufrufprozedur für die Mailfunktion | 262 |
| 5.5.4.4 Versand der Berichte an die Projektleiter | 263 |
| 6 Phase 4: Projektabschluss | 265 |
| 6.1 Produkt- und Projektabnahme | 265 |
| 6.2 Projektabschlussanalyse und Erfahrungssicherung | 267 |
| 6.2.1 Nachkalkulation | 267 |
| 6.2.2 Abweichungsanalyse | 268 |
| 6.2.3 Projektabschlussbericht | 268 |
| 6.2.4 Erfahrungssicherung | 269 |
| 6.2.5 Excel-Praxis: Feedback-Formular | 269 |
| 6.3 Projektauflösung | 272 |
| 7 Phase 5: Projektbegleitende Aktivitäten | 273 |
| 7.1 Change Management | 273 |
| 7.2 Konfigurationsmanagement | 275 |
| 7.3 Projektqualitätsmanagement | 276 |
| 7.4 Projektrisikomanagement | 279 |
| 7.4.1 Risikostrategie | 280 |
| 7.4.2 Risikoidentifikation | 280 |
| 7.4.3 Risikobewertung | 281 |
| 7.4.4 Risikosteuerung und -überwachung | 284 |
| 7.4.5 Risikokommunikation | 285 |
| 7.4.6 Excel-Praxis: Darstellung von Risk Maps | 286 |
| 7.4.6.1 SmartArts | 286 |
| 7.4.6.2 Risikodiagramm 1: Risikofaktoren | 287 |
| 7.4.6.3 Risikodiagramm 2: 5-Phasen-Modell | 288 |
| 7.4.6.4 Risikodiagramm 3: Systematik | 288 |
| 7.4.6.5 Risikodiagramm 4: Klassifizierung | 289 |
| 7.4.6.6 Vortrag steuern mit Hyperlinks | 290 |
| 7.4.7 Excel-Praxis: Risikoanalyse mittels Fragebogen | 290 |
| 7.4.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Risikoerhebung und Risk Map | 294 |
| 7.4.8.1 Risiken finden und gewichten | 294 |
| 7.4.8.2 Risiken visualisieren per Risk Map | 295 |
| 7.4.8.3 Risikoanalyse-Fragebogen | 296 |
| 7.4.8.4 Liste Projektteam | 296 |
| 7.4.8.5 Phasen und Vorgänge | 296 |
| 7.4.8.6 Risikofragebogen mit Gültigkeitslisten | 297 |
| 7.4.8.7 Fragebogen per Outlook an das Projektteam senden | 298 |
| 7.4.8.8 Fragebogenrücksendungen auswerten | 299 |
| 8 Zusammenfassung und Ausblick | 301 |
| 9 Excel-Praxis: Werkzeuge und Spezialtechniken | 303 |
| 9.1 Interaktive Steuerelemente in Tabellen | 303 |
| 9.1.1 Datenüberprüfung | 304 |
| 9.1.2 Datenüberprüfungslisten | 304 |
| 9.1.3 Formularsteuerelemente und ActiveX | 308 |
| 9.1.4 Grafische Objekte | 310 |
| 9.1.5 Matrixformeln | 315 |
| 9.2 Tabellen und strukturierte Verweise | 319 |
| 9.2.1 Tabelle anlegen | 319 |
| 9.2.2 Strukturierte Verweise | 322 |
| 10 Anhang | 327 |
| Abkürzungsverzeichnis | 327 |
| Index | 331 |
