| Vorwort | 5 |
| Inhaltsverzeichnis | 7 |
| Einleitung | 11 |
| Teil A: Grundlagen | 17 |
| 1. Welche Dokumente müssen abgelegt werden? | 18 |
| 1.1 Warum müssen Informationen aufbewahrt werden? | 18 |
| 1.2 Die Wertigkeitsstufen | 21 |
| 1.3 Aufbewahrungsfristen | 21 |
| 1.4 Wo muss aufbewahrt werden? | 23 |
| 1.5 In welcher Form muss aufbewahrt werden? | 24 |
| 1.6 Was bedeutet GDPdU? | 25 |
| 1.7 Ordnungsgemäße Archivierung von E-Mail- Kommunikation | 26 |
| 1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-1 | 26 |
| 2. Fachbegriffe der Ordnungstheorie | 28 |
| 2.1 Was ist eigentlich Unordnung? | 28 |
| 2.2 Merkmale und ihre Ausprägungen | 29 |
| 2.3 Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen | 31 |
| 2.4 Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen | 34 |
| 2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation | 36 |
| 2.6 Klassifikation als dynamisches System | 38 |
| 2.7 Matrixordnungen und ihre Realisierung in Datenbanken | 39 |
| 2.8 Gegliederte Merkmale | 41 |
| 3. Merkmale von Dokumenten | 43 |
| 3.1 Definition der Merkmale | 43 |
| 3.2 Das problematische Merkmal „Gegenstand“ | 45 |
| 3.3 Dokumententräger und der Medienbruch | 48 |
| 4. Prozessorientierte Ablage | 50 |
| 4.1 Bündelung nach Vorgängen | 50 |
| 4.2 Bündelung der Vorgänge nach Prozessen | 52 |
| 4.3 Prozessorientierte Ablagesystematik (PAS) | 56 |
| 4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente | 57 |
| 4.5 Prozessnahe Wissensdokumente („ Informationsspeicher“) | 59 |
| 5. Ablagesysteme abwägen | 61 |
| 5.1 Ablagesysteme auf dem Markt | 61 |
| 5.2 Für sehr kleine Büros: Die Schlagwortablage | 61 |
| 5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal „Gegenstand“ | 62 |
| 5.4 Der prozessorientierte Aktenplan | 63 |
| 5.5 Grenzen der Aktenpläne | 63 |
| 5.6 Die amerikanische Ablagestruktur | 64 |
| 5.7 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems | 66 |
| Teil B: Der organisationsspezifische Aktenplan | 68 |
| 6. Musteraktenplan | 69 |
| 6.1 Beispiel für einen Aktenplan | 69 |
| 6.2 Prozessorientierte Anwendung des Aktenplans | 73 |
| 6.3 Den Aktenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen | 74 |
| 6.4 Den Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen | 75 |
| 7. Kernprozesse ordnen | 77 |
| 7.1 Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse | 77 |
| 7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen | 77 |
| 7.3 Modifikation durch ERP-Software | 85 |
| 7.4 Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten | 88 |
| 7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse | 92 |
| 7.6 Pflege und Ablage der Prozessdokumente | 95 |
| 7.7 Zuordnung von Informationsspeichern | 101 |
| 7.8 Ihre Aufgaben Schritt für Schritt | 102 |
| 7.9 Kernprozesse aus Abteilungssicht | 104 |
| 8. Unterstützungsprozesse ordnen | 106 |
| 8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation | 106 |
| 8.2 Eine erste Anpassung des Musteraktenplans | 109 |
| 8.3 Ergänzung Ihres spezifischen Aktenplans | 110 |
| 8.4 Einbeziehung der elektronischen Dokumente | 111 |
| 8.5 Planktonprozesse | 111 |
| 9. Strategische Prozesse ordnen | 114 |
| 9.1 Schwach strukturierte Prozesse | 114 |
| 9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse | 116 |
| 10. Teilakten und Projektordner | 120 |
| 10.1 Die Teilakte als zusätzliche Hierarchiestufe | 120 |
| 10.2 Projektordner | 122 |
| 11. Ordnung der EDV-Dokumente | 128 |
| 11.1 Ordnung der Windows-Ablage | 128 |
| 11.2 Referenzbestand der Dokumente | 130 |
| 11.3 Besonderheiten elektronischer Ordner | 131 |
| 11.4 Besonderheiten elektronischer Dokumente | 132 |
| 12. Wissensdokumente | 135 |
| 12.1 Kategorien von Wissensdokumenten | 135 |
| 12.2 Passive Wissensdokumente | 135 |
| 12.3 Bausteinsammlungen | 137 |
| 12.4 Wissensarchive | 139 |
| 12.5 Verschlagwortung von Wissensdokumenten | 143 |
| 12.6 Vom Dokumenten- zum Wissensmanagement | 144 |
| 12.7 Wissensarchive und das Internet | 145 |
| Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz | 147 |
| 13. Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz | 148 |
| 13.1 Was bedeutet Transparenz? | 148 |
| 13.2 Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch | 149 |
| 13.3 Ordnung im eigenen Office | 150 |
| 13.4 Ordnung im E-Mail-Posteingang | 152 |
| 13.5 Das Prinzip der Einmaligkeit | 155 |
| 14. Termine verwalten | 157 |
| 14.1 Die Wiedervorlage | 157 |
| 14.2 Aufgaben planen | 160 |
| 15. Aufgeräumt im Team | 162 |
| 15.1 Ordnung im Büro spart Kosten | 162 |
| 15.2 Ordnung in vier Schritten – F A S S | 163 |
| 15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut | 165 |
| 16. Hilfsmittel für die Teamordnung | 167 |
| 16.1 Checklisten | 167 |
| 16.2 Das Office-Handbuch | 168 |
| 16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten | 169 |
| Teil D: Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen | 171 |
| 17. Ein Reorganisations-Projekt planen | 172 |
| 17.1 Versichern Sie sich der Unterstützung Ihrer Führung! | 172 |
| 17.2 Gründen Sie eine Projektgruppe! | 173 |
| 17.3 Das 8-Etappen-Schema zur Ablage- Reorganisation | 173 |
| 17.4 Einigen Sie sich auf eine Umstellungsmethode! | 174 |
| 17.5 Wann brauchen Sie externe Unterstützung? | 174 |
| 18. Das Team ablagefähig machen | 176 |
| 18.1 Ablage als dynamischer Prozess | 176 |
| 18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation | 176 |
| 19. Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation | 180 |
| 19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes | 180 |
| 19.2 Realistische Schätzungen | 181 |
| 19.3 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage | 185 |
| 20. Ein Dokumentenmanagement-System einführen | 188 |
| 20.1 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten- Management-Systeme“ | 188 |
| 20.2 Was bedeutet „Dokumenten-Management- System“? | 190 |
| 20.3 Die Anwendungsfelder von DMS | 193 |
| 20.4 Prüfen Sie Ihre Anforderungen an ein DMS! | 197 |
| Anhang | 202 |
| Das Acht-Meilenstein-Schema der Ablage-Reorganisation | 203 |
| Glossar | 212 |
| Literatur | 218 |
| Die Autoren | 220 |
| Stichwortverzeichnis | 221 |
