Neue SharePoint-Version: Mehrwert schnell erzielen

Quick Win realisieren

Marc Zacherl

Viele Unternehmen folgen den Spuren von Microsoft und wollen immer auf dem neuesten Stand bleiben – gerade im Hinblick auf die aktuellsten Versionen der Anwendungen oder auch die neuen Produktevolutionen. Wenn wir uns die Entwicklung in der SharePoint-Welt anschauen, wird klar, wie schnell sich der Markt bewegt hat und dass auch das Portal gewachsen ist.

Hat man den Prozess von Anfang an verfolgt, so ist die Richtung sehr deutlich – alles bewegt sich auf die Cloud und Apps zu. Es kommt einem so vor, als würde „die ganze Welt“ nach der Cloud und Apps rufen. Jedoch ist dieser Wandel gerade im Hinblick auf die Cloud nicht ganz so einfach – es steht immer noch sehr stark der datenschutzrechtliche Aspekt im Raum, was bei vielen Unternehmen ein ungutes Gefühl auslöst und daran zweifeln lässt, ob mit unternehmerischen und personenbezogenen Daten in die Cloud gegangen werden soll. Es bleibt spannend, wie sich das Thema weiterentwickelt und in welche Richtung es gehen wird. Ob SharePoint Online oder SharePoint On-Premise – viele Unternehmen stehen vor der strategischen Herausforderung, auf eine neue SharePoint-Version zu migrieren und stellen sich die Frage, ob das überhaupt sinnvoll ist. Oft kommt der Druck auch aus den Fachbereichen, die die neuen Vorzüge nutzen wollen. Viele Unternehmen setzen den Fokus gewollt oder ungewollt vermehrt auf technische Aspekte, was oftmals zu einem Misserfolg führt. Die organisatorische Migration, unter anderem der Weg der Fachbereiche in eine andere Umgebung, wird dabei sehr stark vernachlässigt.

Der Artikel präsentiert mögliche Strategien bzw. Handlungsoptionen zur Migration von SharePoint auf eine neuere Version. Nach einer generellen Einführung in die aktuellen Bedürfnisse, das Thema SharePoint sowie SharePoint 2016 werden die folgenden Fragen behandelt: Welche Punkte bzw. Strategien müssen bei der Migration beachtet werden? Welche möglichen Migrationsstrategien können gewählt werden? Sollen mögliche Third-Party-Tools benutzt werden? Welche Herausforderungen und Probleme können auftreten? Das Ziel dieses Artikels ist es, Unternehmen bei der strategischen Entscheidungsfindung zur Migration und bei der Migration zu unterstützen.

Einblick in die kommende Welt von SharePoint 2016

Lassen Sie uns zuerst noch einen Blick auf die kommende Version von SharePoint werfen. SharePoint 2016 wird laut Microsoft im zweiten Quartal 2016 auf den Markt kommen. Zusätzlich hat Microsoft angekündigt, dass eine Public-Beta-Version für das vierte Quartal 2015 geplant ist und dass es auch in Zukunft eine On-Premise-Version von SharePoint geben wird. Gerade in dieser neuen SharePoint-Version spürt man, wie stark der Weg in Richtung Cloud geht – man beachte den starken hybriden Ansatz und das Design. Microsoft hat, was die Cloud anbetrifft, gerade mit SharePoint Online einiges gelernt und diese Erfahrungen in die neue On-Premise-Version einfließen lassen. Auf Basis dieser Entwicklungen steht die gemeinsame Verwendung von On-Premise und Cloud ganz klar im Fokus. Inwiefern sich dies in der Praxis bewährt – also ob es wirklich von Unternehmen eingesetzt wird und wie eng die Verzahnung sein wird – bleibt abzuwarten.

Doch hierbei sollten sich viele Unternehmen eine entscheidende Frage stellen – sollen wir auf die neue Version warten oder doch lieber noch SharePoint 2013 einsetzen? Die Überlegung lässt sich ganz einfach beantworten – es gibt keinen zwingenden Grund, auf die neue SharePoint-Version zu warten, außer es sollen Bereiche wie z. B. Social Media aufgebaut werden, die in der neuen SharePoint-Version 2016 noch umfangreicher in den Vordergrund rücken werden.

Unternehmen, die SharePoint 2010 oder ältere Versionen im Einsatz haben, sollten kurzfristig zumindest auf SharePoint 2013 migrieren. Es gibt zwei wesentliche Punkte, die für eine Migration sprechen. Der erste Grund ist die Einstellung des „Mainstream-Support“ im Oktober 2015. Der zweite Grund ist, dass es aller Voraussicht nach keinen direkten Migrationsweg von SharePoint 2010 auf SharePoint 2016 geben wird. Somit muss entweder sowieso vorab auf SharePoint 2013 migriert werden, oder die Struktur, Berechtigungen etc. müssen in der neuen Umgebung komplett neu aufgebaut werden, wenn keine Produkte von Drittanbietern zum Einsatz kommen.

Das kommende Produktrelease muss sich in der Praxis noch bewähren, jedoch kann man bereits abschätzen, welche neuen „Evolutionen“ auf uns warten. Wie immer bei neuen Versionen bleibt zu erwähnen, dass nicht alles Gold ist, was glänzt. Eine Empfehlung wäre, die neue Version nicht sofort beim Erscheinen einzusetzen. Es hat sich vielfach bewährt, etwas abzuwarten und zu beobachten, welche Best Practices es gibt und welche Erfahrungen Unternehmen mit der neuen Version sammeln. Nichtsdestotrotz kann es sehr gut als erste „Spielwiese“ eingesetzt werden, um es selbst zu erproben und einzuschätzen, ob es wirklich Vorteile für das Unternehmen bringt. Microsoft setzt in der neuen Version sehr stark auf drei Bereiche – User Experience, Infrastruktur und Compliance. Detaillierte Informationen hierzu wurden von Microsoft in der „SharePoint Server 2016 Preview“ [1] und im „SharePoint Server 2016 IT Preview Reviewer Guide“ [2] veröffentlicht. Gerade in diesen drei Bereichen spürt man sehr stark, dass Microsoft immer mehr in die Cloud möchte und Unternehmen weniger den Einsatz von SharePoint On-Premise und stattdessen vermehrt die Nutzung von SharePoint Online nahelegt.

Strategische Überlegungen zur Durchführung einer Migration

Während beim „Umzug“ auf eine neue Produktversion oftmals einfach von Migration gesprochen wird, unterscheide ich zwischen einer Migration und einem Upgrade. Weiter unten finden Sie eine genauere Beschreibung der Unterschiede, hier eine kurze Vorstellung des wichtigsten Unterschieds: Bei einem Upgrade wird eine neue Umgebung aufgebaut und die alte Datenbank auf die neue Datenbank kopiert. Bei einer Migration hingegen wird eine neue Umgebung aufgebaut, der Inhalt und weitere Bereiche werden auf die neue Version „migriert“, d. h., es wird nicht die komplette Datenbank kopiert und auf der neuen Umgebung aktualisiert, sondern es wird nur der Inhalt übertragen, z. B. über ein Migrationstool.

Stellen Sie sich vor, dass eine Umgebung im Unternehmen über Monate hinweg gewachsen ist, teilweise als Spielwiese genutzt wurde und nun Bereiche vorhanden sind, die nicht mehr genutzt werden. Durch die historisch gewachsene Umgebung gibt es Inhalte, die eventuell veraltet sind. Zudem wurde die bisherige Umgebung ohne einen übergreifenden Plan und ohne eine einheitliche Strategie aufgebaut. Nun entscheiden Sie sich für ein Upgrade und packen die komplette Struktur, Metadaten, Entwicklungen, Konfiguration etc. einfach in die neu aufgebaute Umgebung. Damit nehmen Sie die Probleme mit, ohne sich den Herausforderungen zu stellen und ohne die Chance zu nutzen, etwas Neues mit einem detaillierten Plan aufzubauen. Sie lassen die Möglichkeit ungenutzt, eine saubere, strukturierte Umgebung aufzubauen. Das ist ein Grund, wieso oftmals eher eine Migration als ein Upgrade durchgeführt werden sollte. Bei einer Migration können Inhalte kritisch beleuchtet und nur diejenigen behalten werden, die auch weiterhin von Nutzen sind, während veraltete Informationen gelöscht werden.

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Migration oder ein Upgrade entscheiden, ist die Information der Mitarbeiter ein zentraler Punkt. Überzeugen Sie sie von den Vorteilen der neuen Umgebung und erzielen Sie Quick Wins, die einen Mehrwert für das Unternehmen bringen. Erfahrungen haben gezeigt, dass vom Big-Bang-Ansatz abzuraten ist, und stattdessen kleinere Quick Wins empfehlenswert sind, vor allem wenn die Mitarbeiter eingebunden sind und ihren Anteil dazu beitragen, die Umgebung sukzessiv aufzubauen.

Entscheidend für die generelle Entscheidung zum Wechsel auf eine neue Produktversion sollte die Überlegung sein, inwiefern die Migration auf eine neue SharePoint-Version strategisch gesehen für das Unternehmen sinnvoll ist. Bietet die neue Version Funktionalitäten, die einen Mehrwert für das Unternehmen bringen? Gibt es Lösungen, die durch einen Quick Win eingeführt werden können und dadurch das Kerngeschäft noch erfolgreicher wird? Gerade wenn Unternehmen noch SharePoint 2010 oder eine ältere Version im Einsatz haben, sollten diese Fragen kritisch untersucht werden.

Wie unsere Projekterfahrung zeigt, hat sich die Durchführung eines Strategieworkshops bewährt, der genau diese Fragen umreißt. Im Rahmen des Workshops wird nicht nur die Entscheidungsfindung für oder gegen eine Migration unterstützt, sondern auch die Frage beantwortet, auf welche SharePoint-Version gegebenenfalls migriert werden sollte. Behandelt werden u. a. die Themen:

• Darstellung von Vision und Zielbild des Unternehmens.
• Vorstellung der Möglichkeiten der neuen SharePoint-Version (2013 oder 2016).
• Welche möglichen Quick Wins könnten aus den Unternehmensprozessen abgeleitet werden?
• Wie soll SharePoint zukünftig genutzt werden?
• Sollen die komplette Struktur, Berechtigungen, Businesslösungen, Workflows etc. übernommen werden, oder ist der Aufbau einer neuen Umgebung sinnvoll?
• Upgrade vs. Migration.
• Erarbeitung eines Big Pictures der Zukunft.

Etwas angepasst an die oben genannten Themen lässt sich ein solcher Workshop auch sehr gut für die strategische Einführung von SharePoint im Unternehmen einsetzen.

Im Nachgang zu diesem Workshop könnte in einem...