1 \ Alles im Griff!

Es ist nicht wenig Zeit, was wir haben,
sondern es ist viel, was wir nicht nützen.

Seneca

„Überleben ohne Sekretärin“ bedeutet: Überleben mit guter Selbstorganisation, durch den effizienten Einsatz von Mitteln und mit einer kräftigen Portion Reflexion Ihrer Rolle, Ihrer Ansprüche, Ihrer Ziele – und Ihrer Strategien, diese Ziele zu erreichen. Dazu gehört Klarheit und eine Ausgewogenheit des Denkens und der Lebensführung ebenso wie die Fähigkeit zu gestalten, Veränderungen in die Wege zu leiten und sich immer wieder selbst in Frage zu stellen. Und schon sind wir mitten im Thema:

    1.1 Was ist Ihr Job?    

Heute wird viel über Zeitmanagement, die optimale Organisation der Arbeit, die Bekämpfung von Chaos und „Aufschieberitis“, über Selbstmotivation und Selbstcoaching gesprochen und geschrieben. Bücher und Seminare über die Vereinfachung des Lebens, über Entrümpeln und über den Kampf gegen den inneren Schweinehund verkaufen sich glänzend, Anleitungen zum „richtigen Leben“ sind sehr gefragt.

Warum werden diese Themen so oft behandelt und warum suchen die Menschen so intensiv nach Rezepten, dem – inneren und äußeren – Chaos zu entrinnen? Nun, unsere Lebenswelt ist in den letzten zehn, zwanzig Jahren sehr komplex geworden, die Menge an Informationen und Botschaften, die auf uns einwirken, ist enorm gewachsen. Man lernt ständig neue Leute kennen, erhält neue Aufgaben und neue Werkzeuge, diese auszuführen. Kaum bleibt Zeit, eine Sache nach der anderen abzuhaken, sondern viele Dinge laufen gleichzeitig nebeneinander.

„Multitasking“ ist der Begriff für den gleichzeitigen Betrieb mehrerer Programme auf dem Computer, den Zugriff auf mehrere Dokumente oder Dateien in unterschiedlichen „Windows“. Und „Multitasking“ betreiben auch wir Menschen: Wir surfen im Web, während wir im Hintergrund eine Datei herunterladen und den Entwurf des Geschäftsberichts Korrektur lesen; spielen eine Partie Solitär, während wir, den Hörer zwischen Schulter und Ohr eingeklemmt, mit einem Bekannten den neuesten Branchentratsch austauschen. Wir fangen mit der einen Sache an, schieben die nächste dazwischen, befassen uns gleichzeitig mit einer dritten und erledigen zwischendurch ein paar Anrufe …

Multitasking, das gleichzeitige Tun verschiedener Dinge, führt uns vielleicht kurzfristig in einen „Flow“, in eine Art Schaffenseuphorie, und es kann auch eine Zeitlang den positiven Stress fördern, der uns antreibt und uns zu Höchstleistungen anspornt. Doch auf Dauer ist diese Gleichzeitigkeit selbstzerstörerisch und führt zu körperlichen und mentalen Störungen. Sie lässt uns die Grenzen unserer Leistungsfähigkeit nicht mehr richtig einschätzen, wir übernehmen uns, verlieren zunehmend die Fähigkeit zur Konzentration, werden hektisch und geraten in den ungesunden Stress, der uns ausbrennt und uns körperlich und seelisch krank macht.

Von den Anforderungen des Privatlebens habe ich dabei noch gar nicht gesprochen, über das Managen der Familie und des Haushalts, die Erziehung der Kinder und die Anforderungen der Freizeitgesellschaft. Das ist schon Stress genug, wenn es einigermaßen rund läuft, von Konflikten und Krisen ganz zu schweigen.

Warum hole ich in einem Buch, das vom „Überleben ohne Sekretärin“ handelt, gar so weit aus? Was hat das mit Ihnen zu tun, in Ihrem Home-Office, in der Bürogemeinschaft, im Kleinbetrieb mit Ihren Mitarbeitern, im Team, das seine Administrations- und Dokumentationsaufgaben selbst erledigen muss, ohne Schreibkraft, die protokolliert, korrespondiert, kopiert, ablegt?

Nun, ohne Sekretärin müssen Sie allein in der Lage sein, sich und Ihre Arbeit zu organisieren. Sie müssen die relevanten Dinge selbst tun, die relevanten Informationen selbst herausfiltern, Sie müssen planen, Kontakte herstellen, korrespondieren, kommunizieren, repräsentieren, moderieren, präsentieren, dokumentieren, protokollieren, ablegen … Und dann müssen Sie noch Ihren Job erledigen.

    1.2 Rollenwechsel statt Multitasking    

Sie haben die spannende Aufgabe, mehrere Rollen zu spielen, die sich manchmal überschneiden dürfen, aber es nicht immer sollten. Sie müssen sich selbst versorgen, sich selbst organisieren, sich selbst coachen.

Was bedeutet das für Ihr (Über-)Leben ohne Sekretärin? Dass Sie Ihre Rollen definieren und Ihren Arbeitsalltag mehr oder weniger konsequent danach ausrichten müssen, zwischen den Rollen zu wechseln. Und dass Sie sich dieser Situation bewusst sein und den einzelnen Tätigkeiten die ihnen zustehende Wertigkeit geben müssen.

Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Sie Ihre Buchhaltung außer Haus geben, weil Sie starken Widerwillen gegen das Sortieren Ihrer Belege und das Abfassen Ihrer Umsatzsteuererklärung entwickeln, daher in Vermeidungshaltungen verfallen – und dann weder Ihre Buchhaltung noch Ihren Job erledigen. Oder Sie könnten beschließen, stundenweise eine Hilfskraft zu beschäftigen, die Ihre Post aufarbeitet, Ihre Ablage betreut und Ihre Kundendatenbank aktualisiert, weil Sie das Schreiben von Rechnungen und das Abtippen von Visitenkarten ständig vor sich her schieben.

Es ist wichtig, diese Widerstände zu erkennen und rasch die Konsequenzen zu ziehen. Denn solche ungelösten Situationen kosten etwas, mit dem Sie sehr haushalten müssen: Zeit. Es hat wenig Sinn, sich zu „geißeln“ und sich mit Selbstvorwürfen zu überhäufen, wenn es eine – leistbare – andere Lösung dafür gibt, die Ihnen den nötigen Freiraum verschafft, Ihre „wirkliche“ Arbeit zu tun. Sie verdienen so mit hoher Wahrscheinlichkeit das Geld für die Hilfskraft oder den Steuerberater in wesentlich kürzerer Zeit, als es dauern würde, diese ungeliebten Tätigkeiten selbst zu erledigen. Und vom Wohlbefinden, das eine abgeschickte Steuererklärung mit sich bringt, spreche ich dabei noch gar nicht.

Was Sie also brauchen, ist Zeitmanagement:

Wann ist was zu tun?

Wie teile ich mir die Zeit so ein, dass ich neben meiner „eigentlichen“ Arbeit auch das „Office“ in Schwung halte?

Wie sorge ich dafür, dass ich Freizeit habe, Zeit für die Familie und für soziale Kontakte, für Urlaub, Erholung?

Die einzelnen Fragen können mit diversen Unterfragen noch detaillierter untersucht werden: Wie viel Zeit steht für Weiterbildung, die Teilnahme an beruflichen Netzwerken, für die Pflege der Kinder im Krankheitsfall und viele andere, oft unwägbare Ereignisse zur Verfügung? Ob im Home-Office oder im Unternehmen ohne Sekretärin: Für viele Eventualitäten muss rechtzeitig vorgesorgt werden.

Um ein sinnvolles Zeitmanagement zu entwickeln, müssen Sie sich daher auch ein Rollenmanagement zurechtlegen, das Ihnen den Wechsel zwischen Ihren Aufgaben erleichtert und Ihnen hilft, Entscheidungen in Sachen Delegieren, Outsourcing und Zukauf von Dienstleistungen zu treffen. Wie aber finden Sie heraus, welche Tätigkeiten zu welcher Rolle gehören und welche Rollen Sie überhaupt ausfüllen?

    1.3 Ihr persönliches Erfolgscoaching    

Das gelingt am besten mit einer schriftlichen Arbeitsaufzeichnung, einem Tätigkeitsprotokoll über einen längeren Zeitraum. Zumindest so lange, bis Sie einmal mit allem durch sind, was an Aufgaben anfällt. Notieren Sie zum Beispiel einen Monat lang alles, was Sie tun, nach folgendem Muster:

Aktivitätenprotokoll: Wochentag, Datum

Achten Sie darauf, einen für Ihre Arbeit „idealtypischen“ Monat zu wählen: Wenn Ihr Beruf sehr saisonabhängig ist, wie zum Beispiel die Tätigkeit als Seminartrainer, so würde ich nicht gerade den August oder den Dezember als Beobachtungszeitraum empfehlen. Da wäre dann der März oder der Oktober eine gute Wahl, um detailliert zu protokollieren, aus welchen Tätigkeiten Ihr Arbeitstag, Ihre Arbeitswoche, ein Arbeitsmonat sich zusammensetzen. Und wie es über den Jahreslauf hinweg aussieht, können Sie dann in einer ruhigen Stunde anhand Ihrer zurückliegenden Kalenderaufzeichnungen nachvollziehen.

Nicht alle Tätigkeiten werden Sie strikt einer der Rollen zuordnen können. Terminvereinbarungen oder das Führen der Korrespondenz werden zum Beispiel nicht immer klar als Sekretariatsaufgabe oder als zur Kerntätigkeit gehörig definiert werden können. In diesem Fall rate ich Ihnen, sich einen Vermerk zu machen, ob Sie diese Sache gern oder mit Widerstand erledigt haben. Und vielleicht noch eine Bemerkung hinzuzufügen, wie Sie sich motiviert haben, Ihre Widerständen zu überwinden. Und es kann auch sinnvoll sein, zu notieren, wie lange Sie...