Teil 1

Welches Präsentations-Medium wollen Sie einsetzen?

Bei Vorträgen, Präsentationen und Seminaren können Sie so genannte Präsentationsmedien einsetzen. Sie präsentieren audio-visuell.

Audio-visuell präsentieren heißt: Ihr verbaler Vortrag wird visuell unterstützt, kontrastiert oder ergänzt.

Oftmals lassen sich Sachverhalte sehr schwer oder gar nicht verbal ausdrücken. Die Visualisierung ist dann die adäquate Form der Darstellung. Visualisierungen haben oftmals einen hohen Informationswert. Dies gilt aber nur für fehlerfreie und gute Visualisierungen. Nur sie sind geeignet, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu erregen und aufrechtzuerhalten. Schlechte Grafiken hat Ihr Publikum schon genug gesehen. Kein Mensch wird heute vor Begeisterung vom Stuhl fallen, nur weil Sie bei Ihrer Präsentation mit Notebook und Datenprojektor auftreten. Der Einsatz eines High-Tech-Gerätes sichert Ihnen nicht automatisch die Begeisterung Ihres Publikums. Grundsätzlich können Sie auch mit spontanen Tafel-Skizzen erfolgreich vortragen. Für den Erfolg Ihrer Präsentation sind zwei Dinge wichtig:

Das Präsentations-Medium – also das Gerät – muss mängelfrei funktionieren und Ihre visuellen Aussagen müssen wahrnehmungsgerecht gestaltet sein.

Bevor Sie mit der Gestaltung der Präsentations-Materialien beginnen können, müssen Sie sich für ein Präsentations-Medium entscheiden. Die gebräuchlichen Medien für Präsentationen sind:

1. Nahmedien, das sind in der Regel Printmedien, wie Hand-outs bzw. Seminarunterlagen

2. Fernmedien, wie

Tafelmedien

Projektionsmedien

Monitormedien

Nah- und Fernmedien

Nahmedien sind all die Darstellungen, die mit einem normalen Leseabstand von 30 bis 40 cm betrachtet werden. Dies sind in der Regel Seminarunterlagen, Prospekte, Datentabellen, Lehrbücher oder Firmendarstellungen, also gedruckte Medien. Alles, was Sie Ihrem Publikum vor, während oder nach Ihrer Präsentation aushändigen, wird »Hand-out« genannt. Alle anderen Medien sind, sobald der Betrachtungsabstand mehr als einen Meter beträgt, Fernmedien. Bei Präsentationen oder Vorträgen sitzen die Zuschauer sogar drei bis acht Meter von der Leinwand, dem Monitor oder der Tafel entfernt. In seltenen Fällen (bei Kongressen oder betrieblichen Großveranstaltungen) kann der Betrachtungsabstand auch bis zu 50 Metern betragen. Wenn Sie mit einer bis maximal drei Personen an einem Tisch sitzen, können Sie auch ein Tisch-Flip-Chart oder den Monitor Ihres Notebooks als Präsentations-Medium einsetzen. Wenn Sie vor Ihrem Monitor sitzen und Präsentationsmaterialien vorbereiten, achten Sie unbedingt darauf, die Entfernung, aus der die Unterlagen betrachtet werden, zu berücksichtigen.

Hand-outs sind Nah-Medien, weil sie, wie bereits gesagt, mit einem kurzen Wahrnehmungsabstand und mit selbst gesteuerter Aufmerksamkeit »gelesen« werden. Bei vielen Seminaren und Präsentationen ist es vorteilhaft, neben der verbalen und visuellen Präsentation von Informationen den Teilnehmern auch etwas »in die Hand« zu geben. Daher wird in einem eigenen Kapitel auf die Gestaltung von Hand-outs eingegangen. Hand-outs dienen dazu, die audiovisuelle Präsentation zu ergänzen und zu unterstützen. Sie bieten Details, Hintergrundinformationen und offerieren dem Zuhörer des Vortrags einen Raum für eigene Notizen.

Ein weiterer wichtiger Punkt bei Nahmedien ist, dass sie mit selbst gesteuerter Aufmerksamkeit wahrgenommen werden können. Der Wahrnehmende vermag selbst die Geschwindigkeit und die Reihenfolge, mit der er die Unterlagen betrachtet, zu bestimmen.

Bei einer Präsentation durch Fernmedien wird die verbale Aussage des Vortragenden durch die Visualisierung ergänzt oder unterstützt. Die Aufmerksamkeit des Publikums wird von zwei Präsentationsformen zugleich, dem gesprochenen Wort und dem gezeigten Bild, in Anspruch genommen. Die visuelle Gestaltung muss daher einfach und plakativ sein. Die Präsentation mit einem Fernmedium darf die Auffassungsfähigkeit und die Verarbeitungsgeschwindigkeit des Publikums niemals überfordern. Daher ist es wichtig:

Visuelle Gestaltungen für Fernmedien müssen einfach und überschaubar strukturiert sein. Dies ist eine so genannte »plakative« Gestaltung. Hier gilt der Grundsatz:

Weniger ist mehr!

Komplexe Informationen müssen immer auf mehrere Darstellungen, also auf mehrere Folien oder Dias aufgeteilt werden.

Deswegen kann man aus Druckvorlagen nur selten gute Folien erstellen und umgekehrt aus Folienabzüge keine guten Hand-outs.

Wenn Sie Ihre visuelle Aussage mit dem einen oder anderen Fernmedium präsentieren, müssen Sie schon bei der Gestaltung berücksichtigen, dass Projektionsmedien stark von den Lichtbedingungen oder besser gesagt von dem Streu- und Nebenlicht des Präsentationsraumes abhängig sind. Je stärker die Präsentationsfläche durch Sonnen- oder Lampenlicht erhellt wird, desto kontrast- und farbärmer wird die Darstellung. Bei Monitor-Präsentationen müssen Sie insbesondere die relativ kleine Präsentationsfläche beachten und störende Lichtreflexionen auf der Glasoberfläche des Bildschirms vermeiden. Datenprojektoren sind je nach Lichtstärke des Geräts recht unterschiedlich. Die visuelle Gestaltung sollte hier mit starken Helligkeits- und Farbkontrasten arbeiten. Welche Regeln Sie bei der Gestaltung der Materialien für Nah- und Fernmedien noch zu beachten haben, wird an späterer Stelle erörtert.

Tafel-Medien

Tafel-Medien sind die ältesten Präsentationsmedien überhaupt. Gebräuchlich sind Whiteboard, Blackboard, die gute alte Schultafel, Flip-Chart und Pinnwand. Diese Medien eignen sich für einen spontanen, großflächigen Anschrieb, für das Anheften vorbereiteter Poster oder für das Präsentieren von Kommunikations-Karten. Auf dem Flip-Chart-Block können Sie die Visualisierungen für Ihren Vortrag vorher erstellen und während der Präsentation dann Seite für Seite aufblättern. Ein computergestaltetes Poster lässt sich für das Tisch-Flip-Chart im Format DIN A4 oder DIN A3 oder für das große Flip-Chart im Format DIN A2, DIN A1 oder DIN A0 einsetzen. Die Abbildungen 5, 6 und 8 demonstrieren einen solchen Einsatz.

Auf ein Medium soll hier ganz besonders hingewiesen werden: das Tisch-Flip-Chart. Besprechungen und betriebliche Präsentationen finden oftmals in einem kleinen Kreis von drei bis acht Teilnehmern statt. Bei drei Teilnehmern ist ein Tisch-Flip-Chart in der Größe DIN A4 vollkommen ausreichend, ein Flip-Chart in der Größe DIN A3 reicht für eine Teilnehmergruppe von acht Personen. Sie können die Poster für dieses Flip-Chart an Ihrem Computer erstellen und ausdrucken. Beachten Sie dabei aber unbedingt die Gestaltungsregeln für ein Fernmedium, auch wenn es sich nur um ein DIN-A3-Format handelt.

Projektions-Medien

Projektionsmedien sind solche, bei denen mit Licht und optischen Linsen ein Bild gegen eine Projektionswand geworfen wird. Der Daten-Projektor, auch Video-Projektor oder Beamer genannt, und der Overhead-Projektor (OHP) werden häufig bei Präsentationen eingesetzt. Aber auch Diaprojektoren finden bei manchen Vorträgen Anwendung.

Die Wirkung des Projektionsbildes ist bei allen Projektoren ähnlich. Die Unterschiede sind nur graduell. So können Overhead-Projektoren auch bei Tageslicht eingesetzt werden. Es gibt aber auch sehr starke Dia-Projektoren, die eine Hellraum-Projektion möglich machen. Und auch Daten-Projektoren werden immer lichtstärker und stehen den Overhead-Projektoren kaum noch nach.

Die Unterschiede im Einsatz bei Präsentationen sind von der Bildwirkung nur gering. Relevanter sind die Unterschiede der Einsatzmöglichkeiten. Für einen Dia-Projektor brauchen Sie Dias, für einen Overhead-Projektor Folien und für einen Datenprojektor ein Notebook oder andere Datenquellen, wie Videorekorder, DVD-Player, Fernsehempfänger oder einen PC mit Bildprogrammen, Internet-Zugang, Tonquellen und vielem anderen. Sie können auch über eine Kamera ein Objekt direkt präsentieren. Diese und andere Gründe sind dafür verantwortlich, dass der Datenprojektor bei Präsentationen immer mehr Verbreitung findet.