1. Das Ziel dieses Buches: Erarbeiten Sie nachhaltige Fortschritte

Ständige Verbesserung – im Büro unbekannt

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“ Das ist die Praxis in vielen Büros der Republik. Während in der Fertigung der Gedanke der ständigen Verbesserung längst Normalität geworden ist, wurden die Büros in vielen Unternehmen hinsichtlich einer Prozessoptimierung lange Zeit verschont. Fehler, die am leichtesten begangen werden, am schwierigsten zu finden sind, die teuersten Auswirkungen haben und am kompliziertesten zu beseitigen sind, werden aber häufig außerhalb der Produktion begangen.

Riesige Potenziale in den Büros

Obwohl das so ist, wird meist trotzdem nur in der Fertigung optimiert, aber kaum in der Verwaltung. In den Büros schlummern daher riesige Potenziale, während in den Werkhallen schon große Fortschritte erzielt wurden. So geraten viele Unternehmen durch Verschwendung und Ineffizienz in den Büros unter Druck, auch wenn sie gute Produkte haben. Die Mitarbeiter müssen die immer weiter zunehmende Arbeitslast bewältigen, was oftmals zu Unzufriedenheit, Stress und Überlastung führt.

Es geht ums Überleben

Nun ist es kein Geheimnis, dass in allen Branchen die Globalisierung ihre Spuren hinterlässt. Vermeidung von Verschwendung ist somit keine Option, sondern unabdingbare Voraussetzung, um das Überleben des Unternehmens zu sichern.

Alltag in vielen Unternehmen

Doch wie sieht der Alltag aus? In vielen Unternehmen ergibt sich folgendes Bild:

Für die Arbeit im Büro gibt es keine Standards. Jeder erledigt seine Aufgaben so, wie er bzw. sie es für richtig hält.

Die Durchlaufzeiten sind lang.

Es gibt Umwege und Verstopfungen. Der Effizienzstrom gleicht eher einem Rinnsal.

Etwa ein Drittel Verschwendung

Das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung hat diese Zusammenhänge mit Zahlen unterlegt. Es hat eine Studie veröffentlicht, aus der hervorgeht, dass Büromitarbeiter durchschnittlich 32 Prozent ihrer Arbeitszeit verschwenden („Lean Office 2006“, S. 5f.). Betrachtet man sich die Verschwendung genauer, entfällt etwa ein Drittel auf Verschwendung am einzelnen Arbeitsplatz etwa durch das Suchen nach dem richtigen Dokument. Die Hälfte der Verschwendung wird durch schlecht abgestimmte Prozesse verursacht, was beispielsweise zu Wartezeiten und zu längeren Liegezeiten von Vorgängen an Engpässen im Prozess führt. Der Rest geht auf das Konto sonstiger unproduktiver Tätigkeiten im Büro.

70 unproduktive Tage pro Jahr

Wer sich diese Zahlen vor Augen führt, dem wird ganz schwindelig: 32 Prozent der Arbeitszeit werden verschwendet! Stellen Sie sich diese Verschwendung mal an einem Stück vor: Das sind etwa 70 Tage pro Jahr, an denen Mitarbeiter in die Firma kommen, den ganzen Tag sinnlose Dinge treiben und abends wieder nach Hause gehen – ohne irgendetwas produktives geleistet zu haben.

Eine Frage der Zeit

Noch vor 20 Jahren mochte das nicht so problematisch sein. Früher galt „Groß frisst klein“. Heute dagegen gilt „Schnell frisst langsam“. Ihr jetziges Tempo ist so lange akzeptabel, bis ein Mitbewerber kommt und schneller oder billiger ist. Fragen Sie sich einmal, was passieren würde, wenn Ihr Mitbewerber die gleiche Leistung 20 Prozent besser, 20 Prozent schneller und 20 Prozent billiger anbieten könnte als Sie. Glauben Sie, die Kunden würden weiter bei Ihnen kaufen, nur weil sie das die letzten Jahre schon getan haben?

Beispiel Automobilindustrie

Wenn Sie denken, dass dieses Beispiel nicht realistisch ist, dann fragen Sie mal die Menschen, die in der Automobilindustrie arbeiten. Dort wurden schon vor Jahren Zulieferer mit der Forderung konfrontiert, ihre Preise um 30 Prozent zu reduzieren, wenn sie weiter Aufträge erhalten wollten.

Wissensexplosion

Sollten Sie noch eine weitere Antwort auf die Frage benötigen, warum das Thema dieses Buches wichtig ist, dann denken Sie an die Wissensexplosion: Das Wissen verdoppelt sich alle vier Jahre. In vier Jahren werden also aus 30 Mails pro Tag 60 Mails, in vier weiteren Jahren hat sich das wieder verdoppelt und es werden 120 Mails. Insgesamt handelt es sich um eine Vervierfachung. In acht Jahren wird es allerdings keine vier Jahre mehr dauern, bis die nächste Verdopplung eintritt – es wird schneller gehen.

Wachsende Papierstapel

Aus zwei Ablageschalen auf Ihrem Schreibtisch werden vielleicht nicht 16, aber wahrscheinlich mindestens acht bis zehn, wenn Sie nichts dagegen unternehmen. Aus zwei Papierstapeln mit unerledigten Projekten werden aber mit Sicherheit viel mehr.

Burn-out-Syndrom

Egal welchen Beruf Sie ausüben: Klar ist, dass Sie etwas tun müssen, sonst werden Sie Schiffbruch erleiden oder innerlich zerbrechen. Das ist übrigens ein Phänomen, das in den vergangenen Jahren verstärkt festzustellen war: Mitarbeiter brechen unter der Aufgabenlast zusammen und werden krank (Burn-out-Syndrom).

Die Anforderungen bewältigen

Der Ausweg besteht darin, auch im Büro Produktivitätsreserven aufzuspüren und zu nutzen. Wem es gelingt, die Büroeffizienz spürbar zu steigern, der kommt auch mit höheren Anforderungen zurecht.

Je nach Ihren persönlichen Vorerfahrungen rollen Sie vielleicht mit den Augen, wenn Sie das Wort „Aufräumen“ auch nur hören oder lesen. Wenn Sie schon einmal Ihren Keller, Speicher oder die Garage in Ordnung gebracht haben, dann bleibt dieser saubere und übersichtliche Zustand nicht lange erhalten. Dies jedenfalls höre ich regelmäßig von den Teilnehmern meiner Seminare und Vorträge. Nur den Wenigsten gelingt, die Ordnung auf Dauer beizubehalten.

Dauerhafte Ordnung

Das zentrale Ziel dieses Buches besteht deshalb darin, Ihnen Werkzeuge und Ratschläge an die Hand zu geben, mit deren Hilfe Sie die Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem Büro dauerhaft erhalten können.

Das Vorgehen funktioniert

Wenn Sie sich jetzt fragen, ob dies überhaupt möglich ist, dann sollten Sie wissen: Das Vorgehen stammt aus der Praxis und hat sich bereits bei Hunderten Schreibtischen in unterschiedlichsten Branchen bewährt. Zu meinen Kunden gehören Büros mit fünf Mitarbeitern genauso wie börsennotierte Unternehmen mit 20.000 Mitarbeitern. In diesem Buch habe ich allgemeingültige Ratschläge zusammengefasst, die überall dort von Nutzen sind, wo Verwaltungsaufgaben anfallen – egal, ob es sich dabei um einen Industriebetrieb oder ein Dienstleistungsunternehmen handelt.

Zahlen aus der Praxis

Durch die in diesem Buch beschriebenen Tipps und Anregungen werden auch Sie in der Lage sein, an Ihrem Arbeitsplatz in kurzer Zeit spürbare Fortschritte zu machen. Mit welchen Effekten können Sie rechnen? Wenn ich meine Kunden nach Abschluss einer Umsetzungsberatung frage, wie sie die Verbesserungen einschätzen, werden durchschnittlich folgende Werte genannt:

10 bis 20 % Effizienzsteigerung

20 % Flächenersparnis

40 % Reduzierung der Suchzeiten

25 % Verringerung der Durchlaufzeiten

Weitere Effekte

Mit diesen Veränderungen gehen einher:

Deutliche Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit

Verringerung der Schnittstellen bei den Prozessen

Schnellere Reaktion auf Kundenwünsche

Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit

Funktionierende Vertretungsregelungen

In Zeiten ständig zunehmender Komplexität und Dynamik kommt es darauf an, die Prozesse im Unternehmen schneller, besser und kostengünstiger ablaufen zu lassen. Deshalb müssen sich Mitarbeiter nicht nur an ihrem eigenen Schreibtisch, sondern auch in den Prozessen der Kollegen auskennen. Gerade in der Verwaltung haben funktionierende Vertretungsregelungen jedoch Seltenheitswert. Aus diesem Grund habe ich bei meiner Arbeit und in diesem Buch nicht nur den einzelnen Arbeitsplatz im Fokus, sondern mehr: die gesamte Abteilung, ja das ganze Unternehmen.

Da die Ratschläge des Buches dazu beitragen, dass die Arbeit schneller, besser und vor allem entspannter abläuft, sind die Mitarbeiter meist auch dafür zu gewinnen, sich auf die Veränderungen einzulassen.

Belohnungen

Neben der eben erwähnten dauerhaften Ordnung bekommen Sie für das Durcharbeiten des Buches weitere Belohnungen:

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