„Pacta sunt servanda“ – „Verträge müssen eingehalten werden“, so lautet ein Grundsatz aus dem Römischen Recht, der bis heute Gültigkeit hat. Doch auch von diesem Grundsatz gibt es Ausnahmen. So schuldet eine Partei beispielsweise ihre vertraglich versprochene Leistung nicht, wenn ihr die Leistung unmöglich ist. Eine Unmöglichkeit der Leistung gibt es allerdings nicht in Bezug auf Zahlungen, denn „Geld hat man zu haben“ – ein anderer Grundsatz.
Ein Vertrag ist ein Schuldverhältnis zwischen zwei oder mehreren Parteien, den Vertragspartnern. Ausnahmsweise kann ein Vertrag auch zugunsten Dritter wirken (z. B. Schutz Angehöriger, Versicherungsleistungen an Dritte). Verträge stellen eine Rechtsgrundlage für Ansprüche dar. Ein Anspruch ist das Recht, von einem anderen ein Tun oder Unterlassen zu verlangen. Mit einem Recht der einen Partei korrespondiert eine entsprechende Pflicht der anderen Partei. In der Regel sind Verträge zweiseitig verpflichtend (Leistung und Gegenleistung).
Für den Abschluss eines Vertrages sind übereinstimmende Willenserklärungen der Vertragsparteien erforderlich (Angebot und Annahme), die auch durch schlüssiges Verhalten (konkludent) abgegeben werden können. Damit eine Willenserklärung wirksam wird, muss sie der anderen Partei zugehen. Ausnahmsweise kann eine bestimmte Form für ein Rechtsgeschäft vorgeschrieben sein. Dessen ungeachtet erleichtert die Schriftform den Nachweis im Streitfall. Bereits im Stadium der Vertragsanbahnung können Rücksichts- und Schutzpflichten bestehen (sog. Vorvertragliches Schuldverhältnis).
Mit dem Vertragscheck möchten wir Sie und Ihr Unternehmen strukturiert durch die gängigen Vertragssituationen führen. Mit Hilfe dieses Checks prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen aktuelle Verträge dokumentiert hat und über Vorlagen für typische Verträge verfügt. Nach den allgemeinen Themen Vertragsverwaltung und Verträge allgemein folgen Checks zu speziellen Themenbereichen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Kündigungen, Immobilien, Entwicklung und Sonstige Verträge).
Im Rahmen der speziellen Themen werden Sie immer wieder nach Ihren jeweiligen aktuellen Verträgen und Vertragsvorlagen gefragt. Um Wiederholungen zu vermeiden, werden die Erläuterungen zu Check Aktuelle Verträge und Check Vertragsvorlagen an dieser Stelle im Voraus gegeben:
Warum sollten Sie Ihre aktuellen Verträge dokumentieren und strukturiert ablegen?
Die Vertragsunterlagen dienen Ihrer eigenen Information über den vereinbarten Vertragsinhalt, die Vertragsbedingungen und das Bestehen des Vertrages an sich.
Bei Unklarheiten und Streitigkeiten kann ein Nachweis mit Vertragsdokumenten geführt werden. Sie können damit Tatsachen nachweisen, wenn Sie selbst Ansprüche geltend machen wollen oder wenn Ihr Unternehmen in Anspruch genommen wird. Dies gilt nicht nur für Verträge, sondern auch für einseitige Erklärungen wie beispielsweise Kündigungen.
Um später Informationen nachlesen zu können und Nachweise zur Verfügung zu haben, sollten die Vertragsdokumente an einer Stelle im Unternehmen strukturiert abgelegt werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Verträge gemäß QM-Standard führen.
→ Maßnahmen:
▪ Überlegen Sie sich ein geeignetes, strukturiertes System für alle aktuellen Verträge Ihres Unternehmens und etablieren Sie dieses System im Unternehmen (siehe nächstes Thema Vertragsverwaltung).
Warum sollten Sie Vertragsvorlagen für Verträge haben, die Sie häufig in ähnlicher Form abschließen?
Vorlagen für Verträge, die Sie häufig in ähnlicher Form abschließen, ersparen Ihnen Zeit und Aufwand. Wenn Sie Vertragsvorlagen haben, müssen Sie Verträge nicht jedes Mal neu formulieren. Wie eine Art Checkliste sorgen Vorlagen dafür, dass Sie nichts vergessen und die rechtlich korrekte und sprachlich klare Formulierung treffen.
Dies gilt nicht nur für Verträge, sondern auch für einseitige Erklärungen wie beispielsweise Kündigungen. Um bei Bedarf die entsprechende Vorlage zur Hand zu haben, sollten die Vertragsvorlagen an einer Stelle im Unternehmen strukturiert abgelegt werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Vertragsvorlagen gemäß QM-Standard führen.
5.1 Vertragsverwaltung
? Check: Übersicht
Haben Sie eine Auflistung sämtlicher Verträge Ihres Unternehmens, die nach Bereichen strukturiert ist und die wesentliche Daten der jeweiligen Verträge (mit Kündigungsfrist bzw. Auslauftermin) überblicksartig angibt?
Welche Vorteile hat eine Auflistung sämtlicher Verträge Ihres Unternehmens, die nach Bereichen strukturiert ist und die wesentliche Daten der jeweiligen Verträge (mit Kündigungsfrist bzw. Auslauftermin) überblicksartig angibt?
Sie können den Überblick über die Verträge Ihres Unternehmens leichter behalten, wenn Sie sämtliche Verträge in einem Dokument auflisten. Die Vertragsübersicht unterstützt Sie bei der Vertragsverwaltung gemäß QM-Standard. So können Sie auch überflüssige oder fehlende Regelungen erkennen.
Zur besseren Übersicht ist es empfehlenswert, die Liste nach Bereichen (Kunden- / Lieferanten- / Mitarbeiterverträge / …) zu strukturieren. Sie können sich dabei an den in diesem Arbeitsbuch verwendeten Rubriken orientieren.
In die Liste sollten Sie die wesentlichen Daten der einzelnen Verträge mit aufnehmen. Dann müssen Sie für eine erste Information nicht das Vertragsdokument heraussuchen. Wesentliche Daten sind:
▪ Vertragspartner (Name, Anschrift, Kontakt)
▪ Datum des Vertragsschlusses
▪ Laufzeit
▪ Kündigungsfrist
▪ Inhalt des Vertrages (Handel / Werkstück / Dienstleistung)
→ Maßnahmen:
▪ Richten Sie ein entsprechendes Ablagesystem ein, lassen Sie sich von Fachleuten dazu beraten.
▪ Stellen Sie eine Liste nach Ihrem QMS her und führen Sie diese fortlaufend.
? Check: Zuständigkeit
Haben Sie einen Mitarbeiter bestimmt, der für die Verwaltung und Pflege Ihrer Verträge und Vertragsvorlagen zuständig ist?
Warum sollten Sie einen Mitarbeiter bestimmen, der für die Verwaltung und Pflege Ihrer Verträge und Vertragsvorlagen zuständig ist?
Wenn Sie einen für die Vertragsverwaltung verantwortlichen Mitarbeiter bestimmen, fördern Sie, dass in der Vertragsverwaltung tatsächlich etwas getan wird und eine übersichtliche Struktur durchgängig eingehalten wird.
Aufgaben der Vertragsverwaltung sind Verträge, Vertragsänderungen und Vertragsvorlagen zu ordnen, strukturiert abzulegen und eine Übersicht aller Verträge zu erstellen (siehe vorigen Check).
Eine einmal eingerichtete Struktur können Sie nur beibehalten, wenn Sie diese regelmäßig pflegen. Dies beinhaltet die bestehenden Verträge und Vorlagen regelmäßig zu aktualisieren. Verträge, die nicht mehr gelten, sind zu entfernen und nach den Richtlinien der Finanzverwaltung zu archivieren. Neu abgeschlossene Verträge sind gemäß der festgelegten Struktur einzuordnen. Vorlagen sollten bei neuen Erkenntnissen abgeändert werden.
→ Maßnahmen:
▪ Benennen Sie einen Mitarbeiter für die Verwaltung und Ablage.
Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung, die Bestandteil des Arbeitsvertrages wird und die der Mitarbeiter unterzeichnet.
▪ Erarbeiten Sie diese Stellenbeschreibung am besten mit dem Mitarbeiter, dann können Besonderheiten seines Arbeitsplatzes und seines übrigen Aufgabengebietes berücksichtigt werden.
▪ Versehen Sie das Archiv und die Listen mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
▪ Tragen Sie dafür Sorge, dass diese Verträge gegen Feuer, Wasser und Vandalismus geschützt sind und stellen Sie notfalls Kopien her, die an einem sicheren Ort gelagert werden.
5.2 Verträge allgemein
Der Inhalt eines Vertrages kann frei bestimmt werden, soweit keine zwingenden gesetzlichen Regelungen entgegenstehen. So bestehen insbesondere Schutzvorschriften für Verbraucher oder allgemein die typischerweise schwächere Vertragsseite, wobei diese Vorschriften nicht ausgeschlossen werden können.
Ein Formerfordernis (z. B. Schriftform) sollte aus Beweisgründen eingehalten werden. Handelt es sich um eine gesetzliche Formerfordernis wie z. B. einen Grundstücks-Kaufvertrag, ist der Vertrag unwirksam, §125 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Unabhängig davon ist es grundsätzlich empfehlenswert, einen Vertrag und sämtliche Ergänzungen und Nachträge schriftlich festzuhalten. Eine Niederschrift des Vertragsinhalts fördert die Willensübereinstimmung der Vertragsparteien sowie die Aufdeckung von Regelungslücken und kann im Streitfall als Nachweis dienen.
→ Maßnahmen:
▪ Führen Sie möglichst eine einheitliche Form Ihrer Verträge ein, denn das erleichtert die Handhabung und...
