2 Die perfekte Rechtsform So begrenzen Sie die Haftung und sparen Steuern

Ob Sie nun Existenzgründer sind, Ihr Büro schon seit einigen Jahren führen oder bereits an die Betriebsnachfolge (siehe Kapitel 14, ab Seite 159) denken – in allen Fällen spielt die Rechtsform eine wichtige Rolle. Denn sie entscheidet, wer den Betrieb führt, wer für den Betrieb haftet und welche Chancen zum Steuersparen es gibt.

Die gewählte Rechtsform wirkt sich unmittelbar auch auf die Firma aus. Das ist hier wörtlich zu verstehen und meint den Namen des Unternehmens. Die Firma ist quasi das Aushängeschild des Betriebes – auch des Büros des Freiberuflers – und signalisiert im täglichen Geschäftsverkehr, wie weit die Haftung des Unternehmens reicht.

Die Gruppe der Freiberufler ist in sich sehr heterogen: Wir haben die Künstler, Schriftsteller und Journalisten, die häufig ohne Verwaltungsapparat zu Hause arbeiten, lediglich einen Schreibtisch samt Computer als Arbeitsstätte benötigen. Das andere Extrem mögen die großen Wirtschaftsprüferkanzleien mit einem Heer von Angestellten sein oder die großen Architektur- und Ingenieurbüros. Dazwischen finden sich allerlei kleinere Büros mit Einzelkämpfern als Chef oder ein oder zwei weiterer Kollegen, die entweder zusammen eine Bürogemeinschaft unterhalten oder eine Sozietät gegründet haben.

In den allermeisten Fällen handelt es sich bei den Freiberuflern um Einzelunternehmen, sehr viel seltener schon gibt es die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, gelegentlich wird auch in neuerer Zeit die Rechtsform der GmbH oder Aktiengesellschaft gewählt.

Einzelunternehmen

Daß die meisten Freiberufler mit dem Einzelunternehmen ihre Existenz aufgebaut haben, ist nachvollziehbar. Mit wachsendem Umsatz, höheren Investitionen und steigenden Außenständen kann diese Rechtsform aber schnell gefährlich werden.

Firma

Ein Freiberufler muss allein deshalb, weil er Freiberufler ist, noch nicht mit einer bestimmten Firmierung nach außen auftreten: Kein Journalist ist gezwungen, sich als solcher zu bezeichnen oder ein Schild an seine Wohnung zu heften, das auf ihn als Journalist hinweist. Dasselbe gilt für fast alle derjenigen freien Berufe, die ins Künstlerische hineinspielen.

Etwas anderes mag für diejenigen Freiberufler gelten, die einen so genannten kammerverfassten Beruf ausüben, die also, um tätig sein zu können, zwangsweise einer Berufskammer angehören. Zu ihnen zählen die vielen akademischen Berufe wie Arzt, Notar, Rechtsanwalt, Ingenieur, Architekt. Hier schreibt das jeweilige Standesrecht den Mitgliedern häufig vor, wie sie nach außen auftreten müssen, oder aber zumindest, wie sie keinesfalls auftreten dürfen. Anders als im gewerblichen Bereich wird man einem Arzt namens Hans Huber nicht verweigern können, als Hans Huber, Arzt für Frauenleiden, aufzutreten, auch dann nicht, wenn es einen anderen Hans Huber am Ort bereits gibt, der dieselbe Sparte vertritt. Es mag allenfalls sein (dies ist gelegentlich bei Juristen so üblich), dass der ältere der beiden hinter seinen Namen eine „I“ setzt und der Dienstjüngere eine „II“.

Die anderen Regeln der Firmierung orientieren sich daran, in welcher anderen Rechtsform die Freiberufler tätig sind: Handelt es sich um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, dann wird dies nach außen dadurch kenntlich gemacht, dass die Namen der beiden Gesellschafter genannt werden oder nur einer mit dem Hinweis „& Kollegen“. Die Firmierung „Fritz Müller & Partner“ ist nur noch da möglich, wo wirklich die Rechtsform der Partnerschaft gewählt wurde. Wer heute noch so firmiert, obwohl lediglich eine BGB-Gesellschaft gemeint ist, der sollte dies schleunigst ändern.

Eigenkapital

Der wichtigste Posten für die Finanzierung, aber auch für die Haftung Ihres Unternehmens ist das Eigenkapital. Und damit ist gleichzeitig der heikelste Punkt vieler Einzelbüros angeschnitten, denn die Eigenkapitalquote ist fast immer viel zu gering. Nach einer bewährten betriebswirtschaftlichen Faustregel sollten sich Eigenkapital und Fremdkapital in etwa die Waage halten, also ein Verhältnis von 1:1 aufweisen. Dieses Prinzip ist aber der Idealfall.

Diesen sollten Sie aber auch als erfahrener Unternehmer nicht aus den Augen verlieren. Wichtig ist dabei die Entwicklung, also die Frage, ob sich das Verhältnis Eigenkapital zu Fremdkapital auf 1:1 zubewegt oder ob das Fremdkapital stetig zunimmt. Ist letzteres der Fall, weil zum Beispiel neue Bankkredite aufgenommen wurden, um etwa in neue Apparate oder in den Ausbau des Bürogebäudes zu investieren, dann sollten Sie umgehend darüber nachdenken, wie das Eigenkapital aufgestockt werden kann. Im Einzelunternehmen gibt es hier nur beschränkte Varianten wie zum Beispiel

• Einlage des Unternehmers,
• Einlage der Familie,
• Einlage eines stillen Teilhabers,
• Leasing statt Investition.

Im Vergleich zu den Kapitalgesellschaften GmbH und vor allem AG (siehe dort), aber auch etwa zur Personengesellschaft bleibt jedoch das Einzelunternehmen bei der Zufuhr von Eigenkapital außerordentlich schwer manövrierbar.

Haftung

Aus der häufig schlechten Situation beim Eigenkapital folgt das Risiko der Haftung, das gefährlichste Kapitel beim Einzelunternehmen: Sie haften mit Ihrem gesamten Vermögen, also mit dem betrieblichen und mit dem privaten Vermögen! Die Tragweite dieser unbeschränkten Haftung ist zwar vielen durchaus bewusst – sie wird jedoch mit zunehmender Betriebstätigkeit verdrängt und erst in extremen Fällen wieder wahrgenommen.

Beispiel: Sie unterhalten eine alteingesessene Facharztpraxis, die in den vergangenen 15 Jahren außerordentlich florierte. Erst im Zuge der Gesundheitsreform und nachdem sich just gegenüber Ihren Praxisräumen ein Ärztehaus etabliert hat, stellen Sie dramatische Umsatzeinbußen fest. Doch Ihre Bank, Ihre Lieferanten und die anderen Gläubiger sind deshalb nicht besonders beunruhigt, weil sie nicht nur Ihr Betriebsvermögen zwangsversteigern und pfänden lassen, sondern auch noch Ihr privates Wohnhaus, Ihre private Geldanlage und sogar Ihre Altersvorsorge „unter den Hammer“ bringen können (weitere Details zum neuen Insolvenzrecht ab Seite 120).

Deshalb ist es vor allem beim Einzelkämpfer wichtig, möglichst alle Vorkehrungen zu treffen, mit denen diese allumfassende Haftung zumindest teilweise beschränkt werden kann. Die wichtigsten Tipps dazu sind:

Tipp Forderungen absichern. Sie sollten Ihre Forderungen soweit irgend möglich absichern. Hierzu gehören zum Beispiel Abschlagszahlungen, zügige Fakturierung, effizientes Mahnwesen (Details auf Seite 124).

Tipp Versicherungen abschließen. Sie sollten sich umfassend gegen eigene Fehler und Fehler Ihrer Mitarbeiter versichern. Die Betriebshaftpflicht ist wirtschaftlich gesehen Pflicht. Wegen weiterer Details sollten Sie mehrere Versicherungsunternehmen fragen und deren Konditionen vergleichen.

Tipp Immobilien retten. Sinnvoll kann es auch sein, das private Wohnhaus, vielleicht sogar das Bürogebäude aus der Haftung herauszunehmen. Dafür gibt es zwei Wege: Entweder Sie übertragen die Immobilie auf Ihren Ehepartner und vereinbaren Gütertrennung. Oder Sie üben Ihren Beruf als GmbH aus. In beiden Fällen bleibt zumindest das private Haus dem Zugriff des Gerichtsvollziehers entzogen.

Geschäftsführung

Im Einzelunternehmen sind Sie als Inhaber alleiniger Geschäftsführer. Das heißt, nur Sie bestimmen, wo investiert wird, welche Aufträge angenommen und ausgeführt werden, welche Mitarbeiter eingestellt oder entlassen werden. – Soweit die Theorie. In der Praxis hat der Ehegatte – die Frau oder der Mann – ein gehöriges Mitspracherecht.

Der Ehegatte kümmert sich um alle Vorgänge im Büro, hält den Kontakt zu den Kunden, erledigt die Finanzbuchführung und die Lohnbuchhaltung. Verantwortlich bleibt jedoch in den meisten Büros der Inhaber. Denn in der Regel läuft der Ehepartner als Angestellter (zu den Feinheiten siehe Seite 33) und handelt mit der Vollmacht eines Stellvertreters. Wenn dann Fehler zur Haftung führen, muss dafür der Inhaber geradestehen. Wie oben dargestellt, treffen die finanziellen Folgen der Haftung im Extremfall aber dann doch die Familie insgesamt.

Steuervorteile

Einkommensteuer. Anders als die Gewerbetreibenden können Sie als Freiberufler Ihre Gewinne immer nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln – egal, wie groß Ihr Büro ist. Sie können aber auch die Bilanzierung wählen.

Weiterer Vorteil: Verluste aus Ihrer freiberuflichen Tätigkeit können Sie im vollen Umfang mit anderen Einkünften gegenrechnen. So schmälert der Verlust zum Beispiel die Einkünfte aus Ihrem Mietshaus oder aus...