Die Gesprächssituation

Bei der Auswahl neuer Mitarbeiter ist das Vorstellungsgespräch für das Unternehmen ein ganz zentrales Instrument zur Entscheidungsfindung. Die Bewerbungsunterlagen geben zwar Auskunft über den beruflichen Werdegang eines Kandidaten und lassen erkennen, ob Interesse an der ausgeschriebenen Stelle besteht. Doch Papier ist bekanntlich geduldig, und dem Arbeitgeber ist verständlicherweise daran gelegen, sich persönlich von der Eignung eines Bewerbers zu überzeugen. Sein Ziel ist es, einen Mitarbeiter auszuwählen, der die Anforderungen möglichst erfolgreich erfüllt und sich gut in das Unternehmen integriert. Dabei geht es nicht nur um die fachliche Eignung. Der Arbeitgeber wird versuchen, durch geschickte Fragestellungen Informationen zu erhalten, die ihm ein möglichst umfassendes Bild von der Person des Bewerbers zeigen. Die Ausprägung von Schlüsselkompetenzen wie Motivation, Leistungsbereitschaft, Anpassungsfähigkeit, aber auch die äußere Erscheinung und die Umgangsformen des Bewerbers spielen in diesen Entscheidungsprozess mit hinein. Nicht zu unterschätzen ist schließlich der ganz persönliche Eindruck, ob der Bewerber sympathisch wirkt oder nicht.

Aus der Sicht des Kandidaten ist das Vorstellungsgespräch unter zwei Aspekten zu betrachten: Zum einen geht es um die Selbstdarstellung. Es gilt, den Arbeitgeber von den eigenen Fähigkeiten zu überzeugen und ihm zu zeigen, dass man der Richtige für den Arbeitsplatz ist. Die Selbstdarstellung ist jedoch nur die eine Seite der Medaille. Das Vorstellungsgespräch ist für den Bewerber auch wichtig, um etwas über die ausgeschriebene Position und das Unternehmen zu erfahren. In der Regel lernt man den zukünftigen Vorgesetzten kennen und kann sich auf diese Weise einen Eindruck davon verschaffen, ob man in diesem Unternehmen zurechtkommen würde. Dabei dreht sich für einen Stellensuchenden alles um die zentrale Frage: Entsprechen dieser Arbeitsplatz und dieses Unternehmen meinen beruflichen Wünschen und Bedürfnissen?

Formen des Vorstellungsgespräches

Die meisten Vorstellungsgespräche werden in Form von Einzelinterviews geführt. Dabei sitzt ein Bewerber einem oder mehreren Vertretern des Unternehmens gegenüber. Mit wem man es zu tun hat, hängt von der Art und Größe des Betriebes ab. In kleineren Firmen übernimmt oft der Geschäftsführer selbst die Aufgabe, mit den Bewerbern zu sprechen. In großen Unternehmen hingegen führen häufig der geschulte Personalverantwortliche und der Fachvorgesetzte gemeinsam das Gespräch. Möglicherweise kommen auch noch weitere Teilnehmer hinzu, z. B. ein Vertreter des Betriebsrates, der Leiter der Fachabteilung. Es kann auch vorkommen, dass Sie zunächst nur mit dem Personalfachmann sprechen und erst, wenn dieses Gespräch positiv verläuft, in einem zweiten Gespräch auf den Fachvorgesetzten treffen.

Nicht immer ist ein Vorstellungsgespräch individuell auf einen einzelnen Bewerber zugeschnitten. Denkbar ist auch, dass mehrere Bewerber gleichzeitig zum Gespräch eingeladen werden, zu einem so genannten Gruppengespräch. Diese Gesprächsform hat aus der Sicht der Unternehmen zwei Vorteile: Zum einen gestattet sie einen direkten Vergleich zwischen mehreren möglichen Kandidaten, zum anderen lässt sich das Verhalten der Bewerber in der Gruppe beobachten. So kann man aus Diskussionsrunden Rückschlüsse auf die Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeit der Bewerber ziehen. Ein Gruppengespräch ist jedoch in der Regel nicht die alleinige Entscheidungsgrundlage, sondern wird meist durch ein Einzelgespräch ergänzt, in dem auf individuelle Details eingegangen wird. Gruppengespräche können auch als Teil eines Assessment-Centers in ein aufwendiges Auswahlverfahren eingegliedert sein, bei dem acht bis zwölf Teilnehmer nach einem festen Ablaufplan über mehrere Stunden oder zwei Tage mit einer ganzen Reihe realitätsnaher Handlungssituationen konfrontiert werden (neben Gruppendiskussionen auch z. B. Rollenspiele, Vorträge, Lösen von verschiedenen Aufgabenstellungen unter Zeitdruck).

Die Anzahl der im Rahmen eines Einstellungsverfahrens durchgeführten Gespräche hängt von der Größe des Unternehmens ab und von der Verantwortung, die mit der zu besetzenden Stelle verbunden ist. Für eine gehobene Position können durchaus drei oder mehr Gespräche geführt werden. Fast alle Bewerber, die bei der ersten Vorstellungsrunde in die engere Wahl kommen, werden jedoch zu mindestens einem weiteren Gespräch eingeladen, in dem noch offene Fragen und vertragliche Details ausführlich besprochen werden. Es kann sich dabei um ein weiteres Auswahlgespräch handeln, bei dem auch noch Mitbewerber in die engste Wahl gekommen sind. Oft hat man sich jedoch bei einem zweiten Vorstellungsgespräch bereits für den Bewerber entschieden, und es geht nur noch darum, Themen wie die Einarbeitungsphase oder das Gehalt konkret zu verhandeln.

Typischer Gesprächsverlauf

Es gibt zwar keine allgemein gültigen Regeln darüber, wie ein Vorstellungsgespräch abzulaufen hat, doch lassen sich mehrere Gesprächsphasen erwarten, die sich in der Praxis bewährt haben und für die Vorbereitung als Orientierungshilfe dienen können. Sehr häufig gliedert sich das Vorstellungsgespräch in folgende Gesprächsabschnitte:

1. Begrüßung und Smalltalk

Am Beginn steht die Begrüßung und die gegenseitige Vorstellung. Bevor nun das eigentliche Vorstellungsgespräch beginnt, wird der Gesprächspartner versuchen, eine möglichst angenehme und lockere Atmosphäre zu schaffen. Ganz unverfängliche Fragen (»Haben Sie gut hergefunden?« u. Ä.) dienen dazu, dem Bewerber die Nervosität zu nehmen und ihn positiv einzustimmen. Diese Phase ist zwar die kürzeste, aber ein ganz wichtiger Teil des Vorstellungsgespräches. Denn gleich zu Anfang entsteht der so genannte erste Eindruck, der stark beeinflusst, wie das weitere Gespräch verläuft. Für Sie geht es zunächst nur darum, einen möglichst guten Eindruck zu machen, um eine positive Ausgangsbasis für das eigentliche Gespräch zu schaffen.

2. Selbstvorstellung des Bewerbers

Der Bewerber wird in der Regel aufgefordert, sich selbst vorzustellen und mit freien Worten seinen Lebenslauf zu skizzieren. Hier sollten kurz die beruflichen Stationen sowie fachliche Schwerpunkte und Stärken erläutert werden. Obwohl diese Aufgabe sehr simpel scheint, sind hier bereits die ersten Hürden zu überwinden. Nicht nur das »Was« interessiert den Fragenden – die Daten und Fakten kennt er ja aus den Bewerbungsunterlagen –, sondern das »Wie«. Er möchte wissen, ob der Kandidat in der Lage ist, in fünf bis zehn Minuten überzeugend und lebendig das Wesentliche zu schildern. Dabei müssen ganz klare Akzente gesetzt werden, mit Blick auf die Erfordernisse in diesem Unternehmen, dieser Position, dieser Branche. Die Selbstdarstellung ist ein ganz wesentlicher Punkt bei der Vorbereitung auf das Gespräch.

3. Informationen über das Unternehmen

Ebenso wie der Bewerber sich selbst vorstellt, versucht auch der Gesprächspartner aus seiner Sicht, aussagefähige Informationen über das Unternehmen, die Anforderungen und Aufgaben der zu besetzenden Position zu geben. Sie erfahren in dieser Gesprächsphase aber nicht nur wesentliche Daten und Fakten. Je nachdem, wie lang und ausführlich man Sie informiert, wie man über die Mitarbeiter spricht, ob man nur Positives oder auch Kritisches über das Unternehmen mitteilt, können Sie Rückschlüsse ziehen auf die Unternehmenskultur und die vortragende Person und auch darauf, wie groß das Interesse ist, das man Ihnen als potenziellem Mitarbeiter entgegenbringt. Der Bewerber nimmt in dieser Phase weitgehend die Rolle des Zuhörers ein. Allerdings sollte man dem Gesprächspartner auch zu verstehen geben, dass man ihm mit gespannter Aufmerksamkeit zuhört, beispielsweise durch Nicken, Lächeln und bekräftigende Einwürfe. Auch die eine oder andere Zwischenfrage ist dabei möglich.

4. Frage- und Antwortphase

Die Frage- und Antwortphase ist das Kernstück des Vorstellungsgespräches. Ziel des...