Die Sieben Erfolgsregeln der Gesprächsleitung (S. 85-86)

1. Sich sorgfältig vorbereiten
Sind bei einer Besprechung sehr kontroverse Teil- nehmerinteressen zu erwarten, sollten Sie sich als Gesprächsleiter besonders gut vorbereiten. Versorgen Sie sich mit hilfreichem Informationsmaterial sowie geeignetem technischem Zubehör.

2. Positives Gesprächsklima schaffen
Durch die Art Ihrer Eröffnung können Sie maßgeb- lich dazu beitragen, dass sich ein konstruktives Gesprächsklima entwickelt. Sie können … – die Teilnehmer freundlich begrüßen und erforder- lichenfalls miteinander bekannt machen, – positive Einführungsworte wählen, – an Fairness und Gesprächsdisziplin erinnern, – den Nutzen für die Beteiligten verdeutlichen.

3. Ziele und Verfahrensregeln festlegen
Für einen reibungslosen Besprechungsablauf ist es unerlässlich, dass Sie von Beginn an für Klarheit sor- gen, indem Sie … – die Tagesordnung und Ziele benennen, – den Besprechungsablauf erläutern, – die Entscheidungskompetenz klarstellen, – das Entscheidungsverfahren regeln, – die Diskussionsregeln in Erinnerung bringen, – den Zeitrahmen abstecken, Pausen vereinbaren.

4. Problem transparent machen
Stellen Sie eingangs den Teilnehmern die Problemsi- tuation mit allen Auswirkungen und lösungsrelevan- ten Details vor. Entscheidungen zu komplexen Prob- lemen fallen leichter, wenn man sie zuvor in über- schaubare Teilprobleme zerlegt. Dabei ist es psychologisch günstig, zunächst das unstrittigste Teilproblem diskutieren zu lassen. Ein frühzeitiges gemeinsames Erfolgserlebnis wirkt sich positiv auf das Klima des weiteren Besprechungsablaufs aus.

5. Keine voreilige Kritik zulassen
Zunächst sollten Sie allen Teilnehmern Gelegenheit geben, ihre Ideen und Vorschläge vorzutragen, ehe darüber diskutiert und somit meist auch kritisiert wird. Andernfalls sind Teilnehmer schon frühzeitig enttäuscht oder befürchten, ihre eigenen Ideen nicht mehr rechtzeitig einbringen zu können. Sie werden sich dann schon deswegen den Meinungen und Vor- schlägen anderer verschließen.

6. Erst Maßstäbe setzen – dann entscheiden
Besonders wichtig ist es, sich erst auf die Entscheigen, ehe man die verschiedenen Lösungsmöglichkeiten beurteilt. Danach werden die Alternativen schritt- weise an den aufgestellten Kriterien gemessen. Im Interesse der Transparenz des Entscheidungspro- zesses und der Akzeptanz durch die Teilnehmer sollten Sie bei komplexeren Sachverhalten den Be- wertungsablauf visualisieren. Dazu gehört das schrift liche Festhalten … – aller eingebrachten Lösungsalternativen, – der vereinbarten Entscheidungskriterien und – der schließlich ermittelten Alternativenrangfolge.