1 Buchführung

1.1 Allgemeines

1.1.1 Was ist Buchführung?

Buchführung ist der Ausgangspunkt des betrieblichen Rechnungswesens und hat die Aufgabe, sämtliche Geld- und Güterströme eines Unternehmens zu erfassen.[2] Im Detail lassen sich folgende Aufgaben feststellen:

Ermittlung der Bestände an Vermögen und Schulden,

Aufzeichnung aller Veränderungen von Vermögen und Schulden,

Ermittlung des Unternehmenserfolgs durch Erfassung aller Aufwendungen (=Wertverzehr) und Erträge (=Wertzuwachs),

Lieferung von Zahlen zur Kalkulation der Verkaufspreise sowie zur Wirtschaftlichkeitskontrolle,

Grundlage für die Berechnung der Steuern,

Beweismittel bei Rechtsstreiten mit Kunden, Lieferanten etc.

1.1.2 Wer muss Bücher führen und warum?

In Deutschland verpflichten Steuergesetze und das Handelsgesetzbuch (HGB) jeden Kaufmann dazu, Bücher zu führen sowie Inventar und Bilanz zu erstellen.

Die Buchführung muss so erfolgen, dass sie gewissen Grundsätzen entspricht. Diese Prinzipien nennt man die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ - kurz GoB. Hierzu zählt z.B.:

Alle Geschäftsvorfälle wahr, zeitnah und geordnet zu buchen,

wesensgleiche Posten nicht miteinander zu verrechnen (z.B. Forderungen und Verbindlichkeiten),

eindeutige Abkürzungen, Symbole, Ziffern und Buchstaben sowie eine lebende Sprache zu verwenden,

ursprüngliche Buchungen nicht unkenntlich zu machen, bspw. durch die Verwendung von Tipp-Ex,

Belege (z.B. Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen) zehn Jahre und Handelsbriefe (z.B. Auftragsbestätigung) sechs Jahre aufzubewahren,

Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren,

keine Buchung ohne Beleg durchzuführen bzw. keinen Beleg ohne Buchung zu erstellen.

1.2 Inventur - Inventar - Bilanz

1.2.1 Die Inventur

Zum Ende eines Geschäftsjahres – dies muss nicht der 31.12. sein - muss jeder Kaufmann i.S.d. HGB eine Bestandsaufnahme (Inventur) seiner Vermögens- und Schuldenwerte durchführen. Diese werden nach Art (z.B. Netbook, Asus EeePC R105), Menge (Stückzahl, Liter, Gewicht, Länge) und ihrem Wert in € erfasst. Wenn möglich erfolgt eine körperliche Inventur (z.B. durch Zählen der Netbooks), alternativ eine Buchinventur (von immateriellen Gütern und Schulden).

1.2.2 Das Inventar

Die per Inventur ermittelten Bestände werden in ein eigenes Verzeichnis eingetragen: das Inventar. Dieses führt jeden einzelnen Vermögens- und Schuldenposten auf und ist in drei Teile gegliedert: Vermögen, Schulden, Reinvermögen.

A. Vermögen

Nach Liquidität geordnet, wobei die weniger „flüssigen“[3] Vermögenswerte oben stehen. Außerdem wird das Vermögen gegliedert in:

I. Anlagevermögen (AV)

Dieses steht dem Unternehmen längerfristig zur Verfügung. Bspw.: Grundstücke, Gebäude, Fuhrpark, Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA).

II. Umlaufvermögen (UV)

Dieses dient dem Unternehmen nur vorübergehend. Bspw.: Rohstoffe, Vorräte, Forderungen gegenüber Kunden sowie die Geldmittel (Bank und Kasse).

B. Schulden

Nach Fälligkeit geordnet, wobei das langfristig fällige Kapital oben steht.

I. Langfristige Schulden wie Hypotheken- und Darlehensschulden.

II. Kurzfristige Schulden wie Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, überzogenes Bankkonto.

C. Reinvermögen (=Eigenkapital)

Dieses ergibt sich als Differenz von Vermögen und Schulden.

Situation

Sie sind Auszubildender des Zeitarbeitsunternehmens Prozeit GmbH. Am Ende des Geschäftsjahres ist gemäß den gesetzlichen Vorschriften eine Inventur in Ihrem Zeitarbeitsunternehmen durchzuführen. Dieses Jahr bittet Sie Ihr Chef, zusammen mit anderen Azubis die Inventur durchzuführen. Am Ende haben Sie und Ihre Mitauszubildenden folgende Positionen erfasst:

Das Kontokorrentkonto (Girokonto des Unternehmens) bei der Hausbank weist ein Guthaben von 24.000€ auf,

10 Bürostühle á 400€. Die Rechnung hierfür muss noch beglichen werden,

10 PCs á 800€,

2 Drucker im Wert von jeweils 400€,

für die Anschaffung der neuen Computerausstattung (PC und Drucker) hat die Prozeit GmbH bei Ihrer Hausbank ein Darlehen über 11.000€ aufgenommen. Hiervon wurden bereits 3.000€ getilgt,

1 Geschäftswagen im Wert von 20.000€,

die Immobilie, in der sich das Büro befindet, ist Eigentum des Unternehmens und wurde für 180.000€ gekauft,

offene Rechnungen von Kunden, denen Sie Arbeitnehmer überlassen haben, i.H.v. 15.000€,

in der Kasse des Unternehmens befinden 250€,

für den Kauf der Immobilien wurde ein Hypothekendarlehen aufgenommen. Dessen Restschuld beläuft sich 65.000€.

Aufgabe 1

Übertragen Sie die erfassten Positionen in die nachstehende Inventurliste.

Hinweis: Bitte bearbeiten Sie die grau unterlegten Spalten in dieser Aufgabe noch nicht.

Abbildung 1 Inventurliste

Aufgabe 2

Klassifizieren Sie die in der oben stehenden Inventurliste erfassten Gegenstände und erstellen Sie anhand der Inventurliste ein Inventar, also ein ausführliches Bestandsverzeichnis.

Hilfestellung zu Aufgabe 2

Dazu bestimmen Sie zunächst, ob es sich bei dem jeweiligen Gegenstand um Vermögen oder Schulden handelt. Danach bestimmen Sie den Rang des Gegenstandes im Inventar. Zur Erinnerung: Vermögen ist im Inventar nach Liquidierbarkeit geordnet. Je schlechter dieser zu Bargeld zu machen ist, desto weiter oben steht der Gegenstand im Inventar. Schulden werden im Inventar hingegen nach Fälligkeit, d.h. wann die Schulden zurückzuzahlen sind, geordnet. Je später, desto weiter oben stehen diese.

Aufgabe 3

1. Erstellen Sie anhand der Inventurliste und der Rangordnung der einzelnen Positionen das Inventar. Benutzen Sie hierfür die nachstehende Vorlage.

2. Berechnen Sie das Reinvermögen (Eigenkapital) des Unternehmens.

Abbildung 2 Inventar

1.2.3 Die Bilanz

Auf Grundlage des Inventars erstellt der Kaufmann zum Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz (§242 HGB). Im Unterschied zum ausführlichen Inventar ist die Bilanz eine Zusammenfassung, in der die einzelnen Posten nur mit ihrem Gesamtwert (z.B. BGA 12.800€) aufgeführt werden.

Die zwei Seiten einer Bilanz heißen „Aktiva“ (linke Seite, Vermögen) und „Passiva“ (rechte Seite, Kapital). Beide Seiten müssen gleich groß sein, sich die „Waage halten“ (ital.: bilancia = Waage).

Aufgabe 4

Erstellen Sie auf Basis des vorstehenden Inventars die Bilanz der Prozeit GmbH.

Mit jedem Geschäftsvorfall verändert sich die Bilanz. Beispielsweise kaufen Sie einen Laptop auf Rechnung, d.h. ohne ihn sofort zu bezahlen („Zielkauf“, da Sie ein Zahlungsziel - z.B. 30 Tage haben).

Aufgabe 5

Nennen Sie die Posten in der Bilanz, die von diesem Kauf auf Rechnung betroffen sind.

Es gibt vier Möglichkeiten, wie sich Geschäftsvorfälle auf die Bilanz auswirken können.

Bilanzveränderung 1:...