Bei einem AC nehmen i.d.R. Teilnehmer (auch Probanden genannt), Beobachter und die Moderatoren, die ein reibungslosen Ablauf eines ACs unterstützen, teil. Im Einzelnen haben diese Personen unterschiedliche Aufgaben und sind Bestandteile eines AC Verfahrens.
Mit dem ACs werden nicht nur neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich um eine Position in einem Unternehmen bewerben getestet, sondern auch langjährige Beschäftigte müssen in so manchen Unternehmen durch das Verfahren, die sich im Rahmen ihrer bisherigen Tätigkeit durch besondere Leistungen ausgezeichnet haben, wollen beruflich aufsteigen oder sind zum Beispiel organisatorische Veränderungen des Unternehmens geplant.
Bei der Zusammensetzung der Teilnehmer sind Effekte unterschiedlicher Hautfarbe auf die Bewertung nicht auszuschließen. Frauen und attraktive Personen werden geringfügig besser bewertet. Die unterschiedliche Angst der Teilnehmer hat glücklicherweise keinen hemmenden Einfluss für das Abschneiden. Bei der Vorauswahl ist insbesondere darauf zu achten, dass die Teilnehmer in etwa gleiches Potenzial besitzen und über ähnliche Vorerfahrungen mit ACs verfügen, um Kontrasteffekte zu minimieren.[16] Die Anzahl der Teilnehmer an einem Gruppen-AC liegt zwischen acht und zwölf. Aufgrund der niedrigen Anzahl der Teilnehmer wird verhindert, dass die Teilnehmer den Eindruck einer Massenabfertigung erhalten. Die Belastung ist allerdings größer als bei einem Vorstellungsgespräch.[17] Sowohl bei externen Bewerbern als auch bei internen Teilnehmern geht es darum, Stärken und Schwächen zu ermitteln. Diese Potenzial-Analyse dient dem Ziel festzustellen, ob sich für interne Mitarbeiter Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines Unternehmens bieten und ob sie für diese Position geeignet sind.[18]
Ein wichtiges Prinzip eines erfolgreichen ACs besteht in der Transparenz des Verfahrens für den Teilnehmer. Transparenz bedeutet in dem Fall, dass die Teilnehmer Sinn und Inhalt der Veranstaltungen kennen und interpretieren können. Außerdem werden die Anforderungskriterien erläutert, ein offenes Feedback gegeben und es wird deutlich erklärt, wie und in welchen Situationen genau der Beobachtungs- und Beurteilungsprozess stattfindet.[19]
Das Ablaufschema eines AC nennt i.d.R. zwei Gruppen von Personen, die Beobachter und die Teilnehmer. Eine weitere Gruppe wird nicht ausdrücklich erwähnt, ist aber in ihrer Funktion mit aufgeführt, weil sie das AC entscheidend in der Vorbereitung, Durchführung und Abschluss prägt. Gemeint ist die Person des Moderators unter dessen Supervision sowohl Beobachter als auch Teilnehmer stehen. Bei der Konzeption des ACs legt der Moderator mit den Auftraggebern des ACs fest, welche Anforderungen von den Teilnehmern für die umworbene Position abverlangt werden. Er erstellt ein sogenanntes Anforderungsprofil. Außerdem wählt er in Abstimmung mit den Führungskräften, die angemessenen Übungen aus, in denen sich die Anforderungen abspiegeln. Er wählt die Beobachter aus, trainiert sie und weiht die AC Teilnehmer in Idee und Ablauf eines ACs ein. Die Auswahl des Ortes und Dauer des Verfahrens wird ebenfalls vom Moderator bestimmt. Unter der Leitung des ACs führt er die Beobachter in ihre konkreten Aufgaben ein, schult sie in den Aufgaben des Beobachtens und des Bewertens. Diese Phase der Einführung und Schulung findet vor Ankunft der Teilnehmer statt. Die Einweisung der Teilnehmer vor den einzelnen Übungen in ihre Aufgaben wird ebenfalls vom Moderator vorgegeben. Er achtet auf die Einhaltung der Zeitpläne und sorgt für Transparenz des Ablaufs, mit dem Ziel, den Teilnehmern ihre Ängste zu nehmen und sie davor zu bewahren und falls nötig regelt er die Abstimmung im Beobachterteam.[20]
In der Konzeption eines ACs gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, wie und in welchem Verhältnis das Beobachterteam zusammengesetzt werden kann. Auch heute werden ACs als Dienstleistung bezogen, so dass externe Personalberater die inhaltliche Alleinverantwortung tragen und nur vereinzelt mit Mitarbeitern der Personalabteilung zusammenarbeiten. In diesem Fall setzt sich das Beobachterteam am AC ausschließlich aus externen Spezialisten zusammen.
Durchgesetzt hat sich jedoch ein Modell, bei dem der Gesamtprozess wie auch das eigentliche AC in Zusammenarbeit zwischen Internen und Externen getrennt werden kann. Für ein Unternehmen sind interne Beobachter vorteilhafter. Sie fördern eine stärkere Verankerung des Verfahrens im Unternehmen und verschafft dem AC sowie dem Gesamtkonzept der Personalentwicklung oder Personalauswahl, in dem das AC eingebettet ist, erhöhte Akzeptanz.[21]
Das AC repräsentiert die Kultur des Unternehmens. Insbesondere bei Auswahlentscheidungen spielen neben dem individuellen Leistungsprofil Fragen der kulturellen Passung eine entscheidende Rolle. Schließlich werden solche Entscheidungen wohl auch zu einem großen Teil aufgrund des Erlebens von Unternehmenskultur getroffen. Dabei werden z.B. folgende Fragen gestellt:
Wie passt das Unternehmen zu mir?
Wie passt der Bewerber zu uns?
Letztere Frage kann ein externer Personalberater / Beobachter auch nach langer und intensiver Zusammenarbeit mit dem betreffenden Unternehmen alleine selten beurteilen.[22]
Die Beobachter im AC haben insbesondere bei Verhaltenssimulationen, wie z.B. Gruppenübungen oder Rollenspielen komplexe Aufgaben. Sie wählen von den Verhaltensweisen aus dem Geschehen heraus, entscheiden und bewerten, ob das Verhalten überhaupt relevant und effektiv bzw. in Bezug auf die Dimension förderlich ist.[23] In die Praxis umgesetzt bedeutet das, dass die Beobachter die Aufgabe haben zu protokollieren, was sie bei den ihnen zugewiesenen Teilnehmern wahrnehmen. Im Konsens mit dem Beobachter-Kollegen integrieren sie die Beobachtungen in Urteile. Allerdings streben Unternehmen sehr danach, dass die Trennung zwischen Beobachten und Beurteilung sichergestellt wird, um möglichst treffsichere Prognosen aufstellen zu können.
Die Funktion des Beobachters ist im AC bei allen Übungen unverzichtbar. Die Daten fallen nicht mechanisch an, sondern gewinnen erst im Rahmen menschlicher Erkenntnis aus der erkennbar zugänglichen Informationsmengen an Bedeutung. Die Rolle des Beobachters lebt aus der Sicht der AC-Konstrukteure in einem Spannungsfeld. Einerseits ist der Einsatz von Beobachtern nur dann sinnvoll, wenn man ihnen ihre Erfahrungen und die Individualität ihrer Wahrnehmung belässt, anderseits sind viele der Wahrnehmungsfehler nicht tolerierbar.[24] Die folgende Abbildung zeigt einen typischen Ablaufplan eines Beobachtertrainings:
Abbildung 2: Ablaufplan für ein Beobachtertraining[25]
Die Aufgabe des Beobachtertrainings liegt darin, den Beobachtern ein Gefühl dafür zu vermitteln, das Beurteilung immer eine Art der Sichtweite ist und mehr durch den Wahrnehmenden beeinflusst wird als durch die physischen Daten. Mögliche Ziele sind u.a. das anforderungsbezogene Beobachten zu erlernen, das Erkennen einzelner Überstrahlungseffekte auf die Gesamtheit des Urteils und das Anwenden der Bewertungsmaßstäbe für die Gesamtwertung der Dimensionen. Zeitlich liegt der Schwerpunkt des Beobachtertrainings auf das Kennenlernen der Übungen und dem Umgang mit dem Beobachtungsmaterial. Dadurch erhöht sich die Glaubwürdigkeit des ACs in den Augen der Beobachter, wenn sie die einzelnen Übungen als Teilnehmer selbst durchführen.[26]
Urteile über die Teilnehmer fällen die Beobachter nach jeder Übung und schließlich am Ende des ACs. Im Abschluss einer Übung führt das Beobachterteam die Einzelurteile über die zugeordneten Teilnehmer zu einem Teilgutachten oder Teilvotum zusammen.[27]
Zu Beginn des ACs sammelt der Beobachter in den Verfahren gezielte Beobachtungen über die ihm zugewiesenen Teilnehmer. Für seine Hauptaufgabe werden ihm Protokollbögen vorgegeben. Folgende Abbildung zeigt ein Protokollbogen:
Abbildung 3: Protokollbogen (freie Beobachtung)[28]
Während der Übung protokolliert jeder Beobachter seine Beobachtungen über die ihm zugewiesenen Teilnehmer und notiert das Verhalten der anderen Teilnehmer. Am Ende der Übungen trifft er ein Urteil über sie, vergibt Noten und formuliert in ein paar Sätzen ein verbales Urteil. Dieses verbale und numerische Urteil wird mit den Kollegen in der Beobachter-Gruppe abgestimmt und Text und Noten verglichen. Die Beobachter müssen darauf achten, dass diese Urteile übereinstimmen. Unangemessen wäre es, wenn der Text eine „gute“ Leistung beschreibt,...
