Einsatz von Verfahren der Investitionsrechnung zur Beurteilung von E-Procurement-Investitionen (S. 159-161)

von Dr. Stefan Binnewies

1 Einleitung

Wie bereits an anderer Stelle dieses Sammelbandes dargestellt wurde, haben die neuen Internettechnologien auch Optimierungspotenziale im Bereich der Beschaffung aufgezeigt. Die Beschaffung umfasst allgemein sämtliche operativen, administrativen sowie zusätzlich alle strategischen Aufgaben zur Versorgung eines Unternehmens mit Dienstleistungen und Gütern. Im vorliegenden Artikel soll insbesondere die Beschaffung sogenannter C-Teile untersucht werden. Unter der Annahme, dass im Mittel 85% aller bestellten Artikel dem Bereich der Verbrauchsartikel zuzurechnen sind, birgt insbesondere der Einkauf von C-Artikeln erhebliches Einsparungspotenzial in sich. Obwohl C-Artikel nur einen geringen Anteil des wertmäßigen Beschaffungsvolumens repräsentieren (im Beispiel 5%), sind 60% aller Bestellvorgänge und 75% der Lieferanten in diesem Beschaffungsprozess gebunden.

In den aktuellen Veröffentlichungen zur internetbasierten Beschaffung werden nahezu durchgängig die hohen Potenziale genannt, die durch eine Implementierung des E-Procurement ausgeschöpft werden können. Im Vordergrund stehen dabei Kosten und Zeitvorteile. Nur rudimentär werden aber konkrete Vorgehensweisen dargestellt, auf Basis derer insbesondere auch mittelständische Unternehmen die Vorteilhaftigkeit einer Investition in eine E-Procurement- Lösung beurteilen können. Hier setzt der vorliegende Aufsatz an. Basierend auf einer detaillierten quantitativen und qualitativen Analyse sowohl des traditionellen, d.h. ohne Internettechnologien abgebildeten Beschaffungsprozesses, als auch der Vorgehensweise bei Nutzung von E-Procurement-Lösungen sollen die Unterschiede zwischen den beiden Alternativen vermittelt werden. Außerdem soll durch die Anwendung einfacher Verfahren der Investitionsrechnung aufgezeigt werden, welche Größen bei der Entscheidungsfindung eine tragende Rolle spielen und wie bei einer Beurteilung von Prozessalternativen vorgegangen werden kann.

Hierzu ist es vorab notwendig, den zugrunde gelegten Beschaffungsprozess kurz zu erläutern. In der betriebswirtschaftlichen Literatur werden unterschiedliche Ansätze eines allgemeinen Beschaffungsprozesses diskutiert. Hier soll im Rahmen der Analyse davon ausgegangen werden, dass ein Beschaffungsprozess aus den Phasen Bedarfsentstehung und Bedarfsidentifikation, Genehmigung und Budgetkontrolle, Bedarfsanforderung prüfen und Bestellanforderung anlegen, Bestellung ausführen, Wareneingang und Warenprüfung, Rechnungsprüfung und Rechnungseingangsbuchung sowie dem abschließenden Schritt der Zahlung besteht.

Dieser Prozess wird nachfolgend für die beiden genannten Abbildungsvarianten im Hinblick auf Medienbrüche als ein Haupttreiber für Prozesskosten und -dauer und als ein Hauptansatzpunkt eines integrativen E-Procurement-Prozesses sowie im Hinblick auf die Bearbeitungsdauer und die Bearbeitungskosten analysiert und dann einer Vorteilhaftigkeitsbeurteilung unterzogen. Der Betrachtungsschwerpunkt soll dabei nicht auf der Darstellung in der Praxis als gültig anzusehenden Prozesskosten liegen. Vielmehr liegt die Hauptzielsetzung darin, die wesentliche Unterschiede beider Prozessvarianten im Sinne einer idealtypischen Ausprägung herauszuarbeiten und zu verdeutlichen, wie durch den Einsatz einfacher Verfahren der Investitionsrechnung eine Entscheidung hinsichtlich des Einsatzes von E-Procurement-Lösungen fundiert werden kann.

2 Analyse des traditionellen Beschaffungsprozesses

2.1 Quantitative Analyse

2.1.1 Medienbrüche

Als Medienbrüche werden Schnittstellen innerhalb der Datenerfassung und Datenverarbeitung bezeichnet.8 Sie ergeben sich, wenn Daten von einem Medium auf ein anderes übertragen werden müssen oder wenn Daten unterschiedlicher Medien miteinander verglichen werden. Auf der Grundlage des traditionellen Beschaffungsprozesses lassen sich mehrere solcher Bruchstellen identifizieren.