Das Internet hat unsere Welt verändert. Noch vor wenigen Jahren erschien es unvorstellbar, Informationen in Sekundenbruchteilen von einem Kontinent zu einem anderen zu übermitteln und, sozusagen in Echtzeit, darauf zu reagieren. Dokumente, Bilder, Videos und vieles mehr können Geschäftspartnern, Kollegen oder Freunden zur Verfügung gestellt werden. „Das Internet bietet eine neuartige Infrastruktur für den Zugriff auf und die Vermittlung von Informationen. Internet-Technologien und –Dienste haben sich ungewöhnlich schnell ausgebreitet und den Umgang mit Informationen revolutioniert.“[1] Es gibt kaum ein Unternehmen, das heute seine Produkte oder Dienstleistungen nicht im Internet präsentiert. Das Internet entwickelte sich in kürzester Zeit zur Basistechnologie für Information und Kommunikation. Zeit und Raum bilden keine Grenze mehr bei der Vernetzung. Geschäftsprozesse werden beschleunigt. Es bieten sich neue Möglichkeiten, auf Kundenwünsche zu reagieren, und zugleich wird die Notwendigkeit geschaffen, bestehende Prozesse und Strukturen der Unternehmen zu überarbeiten, damit sie sich in die neue Technologie einfügen. Diese Basistechnologie bildet den Nährboden für eine zunehmende Globalisierung und Vernetzung von Unternehmen oder Unternehmensteilen.
Der durch die Globalisierung zunehmende Wettbewerb sowie das in vielen Ländern stagnierende Wirtschaftswachstum fordern von Unternehmen weltweit eine Steigerung ihrer Effizienz und eine bessere Ausnutzung von Synergiepotentialen. Tempo und Ausmaß dieses Prozesses werden durch die rasche Entwicklung neuer Informations- und Kommunikationstechnologien beeinflusst, und die Veränderungen der Arbeitswelt sind stark mit dem Prozess der Globalisierung verbunden. Wie jede Erscheinung hat die Globalisierung ihre positiven, aber auch ihre negativen Seiten.[2]
In der heutigen Zeit tendieren viele Unternehmen zu Personalabbau und Verlagerung der Produktion in Billiglohnländer, da dies zu schnellen Ergebnissen führt. Doch gerade diese Maßnahmen führen zu der Notwendigkeit, Prozesse und Kommunikationswege weiter zu optimieren, da Unternehmensteile über die Welt verstreut liegen und auch in den Verwaltungen immer weniger Personal zur Verfügung steht, um Mitarbeiter entsprechend zu betreuen. Investitionen in neue Technologien sind somit unabdingbar.
Die mit dem Internet und anderen Web-Technologien verbundene globale Vernetzung der Kommunikationsstrukturen führt zu einer stärkeren Verknüpfung der Menschen, Unternehmen und Prozesse. Kehrseite dieser Entwicklung ist eine stetig wachsende Menge an Informationen, der Datenflut, sowie ein daraus entstehender Verwaltungsaufwand durch eine Vielzahl unterschiedlicher IT-Systeme. Die technische Entwicklung hat aber auch vor diesen IT-Systemen nicht halt gemacht. So wurden in vielen Unternehmen bestehende Systeme immer wieder ergänzt und aufgestockt, um dem jeweils aktuellen Bedarf gerecht zu werden. Dies hatte eine stark fragmentierte IT-Landschaft mit zunehmender Ineffizienz zur Folge. Unter anderem bedeutet das, für verschiedene Anforderungen stehen die unterschiedlichsten Programme und auch Hardware zur Verfügung, die teilweise nicht kompatibel sind und somit Daten untereinander nicht oder nur schlecht austauschen können. Der Benutzer ist darauf angewiesen, sich mit den verschiedensten IT-Lösungen zu beschäftigen und auf dem Laufenden zu bleiben. Davon abgesehen bestehen für jede Lösung eigene Berechtigungen und Passwörter.
Viele Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, ihre IT-Systeme neu zu strukturieren und diese in ein einheitliches Gesamtkonzept einzufügen. Portale und Web-Services stellen hierbei eine mögliche Lösung des Problems dar. Sie bieten dem Unternehmen die Möglichkeit, ihre fragmentierte IT-Landschaft unter einem Dach zusammenzufassen. Darüber hinaus können die verschiedensten Zielgruppen, wie beispielsweise Kunden, Lieferanten und natürlich die eigenen Mitarbeiter, über ein Portal elektronisch in die Geschäftsprozesse eingebunden werden. Neben einem stärkeren Informationsaustausch und einer engeren Bindung der Teilnehmer ergeben sich aus einem Portal auch enorme Kostensenkungspotentiale.
Die durch diese Technologien entstehenden neuen Chancen können schnell umgesetzt werden und führen zu kontinuierlichem, rentablem Wachstum.[3] Durch neue technologische Konzepte werden Portale stetig weiterentwickelt und bieten vielseitige Möglichkeiten in der Anwendung. Im Zuge der Entwicklung der IT-Technologien verwundert es nicht, dass sich aus zu Beginn reinen Informationsportalen, wie beispielsweise Suchmaschinen, komplexe Unternehmensportallösungen entwickelt haben. Eine Teilkomponente dieser Unternehmensportale ist das Mitarbeiterportal.
Es entsteht eine neue Form der Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. Der Kontakt kann unabhängig von Raum und Zeit hergestellt werden. Das Unternehmen ist 24 Stunden am Tag, sieben Tage in der Woche „im Dienst“.[4]
Bei den Vorzügen, die die neue Technik mit sich bringt, darf man allerdings nicht übersehen, dass auch der Benutzer dieser Technologien seinen Beitrag zum Erfolg leisten muss. Erst wenn die Anwender, also Kunden und Mitarbeiter, vom Nutzen eines Portals überzeugt sind und dieses auch in ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren, lassen sich die gewünschten Effekte erzielen. „Wenn die Unternehmenskultur für eine neue Technologie nicht bereit ist, führt diese auch nicht zu Verbesserungen.“[5] Es ist also eine wichtige Aufgabe des Unternehmens, die Zielgruppe des Portals von dessen Vorteilen zu überzeugen und eventuell vorhandene Hemmschwellen gegenüber den modernen Web-Technologien abzubauen.
Untersuchungen zeigen, dass bereits ein Grossteil der Bevölkerung mit den neuen Technologien vertraut ist. Laut GFK Online Monitor gehören beispielsweise in Deutschland bereits 57% der Erwachsenen (Stand 1. Quartal 2006) zu den Nutzern des Internet.[6]
Eine Erhöhung des Anteils in der Zukunft ist durch die Entwicklung der vergangenen Jahre zu erwarten. Sowohl bei der Ausstattung der privaten Haushalte mit PC und Internet als auch bei der Internetnutzung von Personen sind seit 2002 erhebliche Zuwachsraten erkennbar. Der Trend zum Internet hat sich damit weiterhin fortgesetzt. Im Jahr 2004 hatten 66% der privaten Haushalte einen Personalcomputer bzw. ein Notebook. Im Vergleich zu 2002 mit 57% und 2003 mit 62% ist damit der Ausstattungsgrad weiter gestiegen(vgl. Abb. 1). Die stärkste Zunahme der Computernutzung weisen im Zeitvergleich nicht die jüngeren, sondern die älteren Personenkreise auf. Der Anteil an Computernutzenden im Alter zwischen 25 und 54 Jahren ist in den letzten drei Jahren um 8 Prozentpunkte und bei den über 54-Jährigen um 6 Prozentpunkte gestiegen.[7]
Abbildung 1: Ausstattung von Haushalten mit PC und Internetzugang[8]
Jeder Mitarbeiter trägt somit seinen Teil zur Wandlungs- und Innovationsfähigkeit des Unternehmens bei.[9]
Gegen Ende des Jahres 2003 wurde zeitgleich sowohl seitens der Fachabteilung Personal also auch seitens der IT-Abteilung der SMA Energie die Frage aufgeworfen, in welche Richtung man sich technologisch entwickeln soll, welche Plattform die Personalarbeit in Zukunft effizient und zeitgemäß unterstützen kann. Da bei der SMA Energie bereits Produkte der SAP AG im Einsatz waren und das Thema Portale und Self-Services immer aktueller wurde, entschied man sich zu einer ersten Vorstudie. Diese Studie sollte als „Standortbestimmung“ dienen und Indikatoren für eventuelle Potenziale aufzeigen. Die im März 2004 erstellte Untersuchung kam zu dem Ergebnis, dass die Prozesse im Personalbereich der SMA
nicht eindeutig identifizierbar,
nicht definiert,
nicht standardisiert,
nicht kommuniziert,
sind und damit nicht umsetzbar in einem Portal. Nach Meinung eines Experten ist grundsätzlich Einsparungspotenzial durch ein Mitarbeiterportal vorhanden. Dies wurde jedoch nicht konkret ermittelt.
Die Prozesse waren nur auf einer abstrakten Ebene definiert, nicht standardisiert und organisatorisch unscharf festgelegt. SAP war zu diesem Zeitpunkt als technologische Plattform im Personalbereich der SMA Energie etabliert, das Potenzial der technischen Plattform zur Prozessoptimierung wurde jedoch nur ansatzweise genutzt. Die meisten SAP-HR Module waren technisch implementiert, jedoch gab es bis dahin nicht das notwendige „Business Process Redesign“.[10]
Durch Umorganisationen innerhalb der SMA Energie ruhte das Vorhaben bis Juli 2005, und im Oktober 2005 wurde es dem Arbeitsdirektor der SMA Energie vorgestellt. Für die ersten Schritte einer genaueren Analyse wurden daraufhin im Budget für das Jahr 2006 entsprechende Positionen berücksichtigt.
Es war nun Aufgabe eines Projektteams, die Prozesse näher zu untersuchen und...
