Der Zweck des Beschaffungscontrollings besteht darin, den Einkauf sukzessive auf Höchstleistung zu bringen.[1]
Die zunehmende Globalisierung der Absatz- und Beschaffungsmärkte sowie steigende Kundenansprüche im Bezug auf Preis, Qualität und Lieferbereitschaft einhergehend mit steigender Wettbewerbsintensität stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Kürzere Produktlebenszyklen, steigende Variantenvielfalt und sinkende Endverkaufspreise sind weitere Schwierigkeiten, denen sich Unternehmen im Wettbewerb stellen müssen.[2] Die Beschaffung bildet einen wesentlichen Ansatzpunkt, um diese vielfältigen Herausforderungen zu meistern. Bereits heute verursachen Beschaffungsaktivitäten einen der größten betrieblichen Kostenblöcke. Es besteht daher eine wachsende Notwendigkeit, sowohl die Kosten als auch die Leistungen der Beschaffung zu messen und zu optimieren.[3] Verstärkt wird die Bedeutung der Beschaffung für den Unternehmenserfolg durch Outsourcing-Tendenzen. Tätigkeiten, die nicht zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens gehören, werden ausgelagert und im Anschluss wieder zugekauft. Damit sinkt die Fertigungstiefe. Der Kostenanteil der Beschaffungs- an den Gesamtkosten steigt stetig an.[4] In Folge der zunehmenden Fremdübertragung von Wertschöpfungsaufgaben kommt auf die Beschaffung eine verstärkte Koordinations-, Kooperations- und Integrationsaufgabe der Lieferanten über die gesamte Supply-Chain zu. Schon bei der Produktentwicklung ist eine Zusammenarbeit mit den Lieferanten anzustreben. So können sowohl Zeit-, Qualitäts-, als auch Kostenvorteile realisiert werden, um dem steigenden Wettbewerbsdruck standzuhalten.
Die dargestellten Entwicklungen zeigen, dass Beschaffungsaktivitäten sowohl an Bedeutung als auch an Komplexität gewinnen.[5] Trotzdem wird die Beschaffung bislang oft nur als „notwendiges Übel“ gesehen, um den Produktionsprozess in Gang zu halten.[6] Die Beschaffung wird auf reine Preisverhandlungen mit dem Ziel der Kostenreduktion herunter gebrochen. Sie erfolgt reaktiv auf den zur Produktion notwendigen Materialbedarf. Sie ist dadurch sowohl in der Wissenschaft als auch der Praxis ein zu wenig beachteter betrieblicher Funktionsbereich.[7] Dies gilt insbesondere für das Controlling in der Beschaffung.[8] Beschaffungscontrolling bleibt für viele Unternehmen bislang ein Fremdwort. So ergab eine Befragung aus dem Jahr 2011, dass erst bei 32 % der Unternehmen ein eigenständiges Beschaffungscontrolling implementiert ist.[9] Dabei stellt ein instrumental an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasstes Beschaffungscontrolling eine Vielzahl von Unterstützungsfunktionen für die Beschaffungsführung bereit, um die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen der Beschaffung zu bewältigen. Durch den gezielten Einsatz des Beschaffungscontrollings können Materialkosten gesenkt und die Materialwirkung erhöht, Einkaufsprozesse optimiert, Bestandskosten reduziert und Investitionen beurteilt werden.[10] Das Beschaffungscontrolling unterstützt dabei die Beschaffungsführung bei der Erreichung der Beschaffungsziele und führt so wiederum zu Beschaffungserfolgen. Da Unternehmenserfolg als ein Resultat des Erfolgs einzelner Funktionsbereiche angesehen werden kann, leistet das Beschaffungscontrolling letztlich seinen Beitrag zur Sicherstellung des Unternehmenserfolgs und unterstützt damit die Existenzsicherung, in einem immer anspruchsvoller werdenden Wettbewerbsumfeld.[11]
Das Ziel der vorliegenden Bachelorarbeit ist es die vielfältigen Funktionen aufzuzeigen, die das Beschaffungscontrolling dem Management zur Realisierung von Beschaffungserfolgen bereitstellt. Auch die dazu notwendige instrumentale Ausgestaltung wird diskutiert. Außerdem werden die durch inner- und außerbetriebliche Einflussfaktoren verursachten, notwendigen funktionalen und instrumentalen Anpassungsmaßnahmen des Beschaffungscontrollings zur Gewährleistung zukünftiger Beschaffungserfolge dargestellt.
Hierfür werden in Kapitel 2[12] zunächst die theoretischen Grundlagen für die funktionale und instrumentale Betrachtung des Beschaffungscontrollings geschaffen. Dazu wird in Abschnitt 2.1 zunächst der Controlling-Begriff anhand der in der Literatur vorherrschenden Diskussion erläutert. Dabei richtet sich ein besonderes Augenmerk auf die Vielschichtigkeit des Begriffs in Bezug auf Definitionen, Konzeptionen, Ebenen und Träger.
Nach der Erläuterung des Controlling-Begriffs befasst sich Abschnitt 2.2 mit dem betrieblichen Funktionsbereich Beschaffung, der die Bezugsgrundlage für das Beschaffungscontrolling bildet. Zunächst wird hierzu das betriebliche Versorgungssystem in die Komponenten Logistik, Materialwirtschaft und Beschaffung untergliedert, um im Anschluss daran eine differenzierte Betrachtung der drei Teilbereiche vorzunehmen. Danach erfolgt die Darstellung des Objektumfangs des verwendeten Beschaffungsbegriffs sowie des typischen Verlaufs des Beschaffungsprozesses. Im Anschluss daran soll das Zielsystem der Beschaffung anhand der vielfältigen, strategischen und operativen Beschaffungsziele verdeutlicht werden.
Nachdem das Controlling als Funktion und die Beschaffung als Funktionsbereich dargestellt sind, erfolgt die Darstellung des Beschaffungscontrollings als funktionsbereichsbezogene Controlling-Form in Abschnitt 2.3. In Analogie zum allgemeinen Controlling-Begriff soll auch hier die Vielschichtigkeit des Beschaffungscontrollings im Hinblick auf Definitionen, Konzeptionen, Ebenen und Träger dargestellt werden. In Abschnitt 2.4 wird die in der Literatur vorgenommene Diskussion zur funktionalen Dimension des Beschaffungscontrollings aufgezeigt. Es wird verdeutlicht, welche Schwierigkeiten bei der exakten Funktionszuordnung auf operativer sowie strategischer Ebene bestehen, um anschließend die zentralen Funktionen des Beschaffungscontrollings, die Informationsversorgung der Beschaffungsführung sowie die Unterstützung der Planungs-, Kontroll- und Steuerungsfunktion[13] der Beschaffungsführung, zu benennen. Damit das Beschaffungscontrolling seine Funktionen entfalten kann, bedarf es einer entsprechend ausgestalteten instrumentalen Grundlage. Deshalb folgt in Abschnitt 2.5 ein Überblick über die instrumentale Dimension des Beschaffungscontrollings. Nach der Definition des Begriffs „Instrument“ werden die aus der Fachliteratur bekannten Kategorisierungen bezüglich des Beschaffungscontrolling-Instrumentariums diskutiert und anhand von Beispielen konkretisiert. Außerdem werden die allgemeinen Anforderungen an die Instrumentarien des Beschaffungscontrollings erläutert.
In Kapitel 3 erfolgt die Betrachtung des Beschaffungscontrollings aus funktionaler und instrumentaler Perspektive. Dazu richtet sich der Fokus in Abschnitt 3.1 zunächst auf die Benennung und Systematisierung der unternehmensexternen sowie der unternehmensinternen Einflussfaktoren des Beschaffungscontrollings, da sich diese auf die dem Beschaffungscontrolling zugeordneten Funktionen auswirken. Die Funktionen des Beschaffungscontrollings werden in 3.2 dargestellt, wobei zunächst die Zusammenhänge zwischen Informations-, Planungs-, Kontroll-, und Steuerungsfunktion verdeutlicht werden, bevor eine genauere Darstellung (3.2.1 bis 3.2.4) der einzelnen Funktionen erfolgt. Im Anschluss daran wird in 3.2.5 aufgezeigt, auf welche Handlungsfelder die vier Kernfunktionen des Beschaffungscontrollings Anwendung finden. In diesem Zusammenhang werden die Handlungsfelder[14] Material- und Güterflüsse, Lieferanten, Beschaffungsprogramm, Zahlungsströme sowie der innerbetriebliche Beschaffungsbereich ausgemacht und konkretisiert. Eine empirische Untersuchung wird nachfolgend in Abschnitt 3.2.6 als Grundlage herangezogen, um in der Praxis bestehende Schwachstellen der funktionalen Ausgestaltung einzelner Teilfunktionen des Beschaffungscontrollings aufzudecken. In Abschnitt 3.2.7 wird aufgezeigt, welchen Herausforderungen sich das Beschaffungscontrolling in Zukunft stellen muss. Daraus werden Implikationen für die notwendige funktionale und damit auch instrumentale Ausgestaltung zukünftiger Beschaffungscontrolling-Konzeptionen gezogen.
In Abschnitt 3.3 erfolgt, ausgehend von den in 3.2.6 und 3.2.7 gewonnenen Erkenntnissen, die Darstellung und Erläuterung von sechs in der Zukunft als besonders relevant zu erachtender Instrumente des Beschaffungscontrollings. Eine enumerative Aufzählung, wie oftmals in der Literatur vorgenommen, soll dadurch vermieden werden.[15] Bei der Darstellung der Controlling-Instrumente wird versucht, jedes der genannten Verfahren hinsichtlich seiner Stärken und Schwächen zu würdigen und Verknüpfungsmöglichkeiten mit anderen Instrumenten aufzuzeigen.[16]
In der Zusammenfassung und im Ausblick werden die Funktionen und Instrumente des Beschaffungscontrollings abschließend dargestellt. Ausgehend vom Ist-Zustand werden die funktionalen und instrumentalen Anpassungsmaßnahmen skizziert, die notwendig sind, um auch in Zukunft mit Hilfe des Beschaffungscontrollings einen substantiellen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten zu können. Zudem soll aufgezeigt werden, in welchen Bereichen des Beschaffungscontrollings weiterhin akuter Forschungsbedarf...
