3 Praktische Umsetzung

Im folgenden, zweiten Hauptteil dieser Arbeit sollen die im theoretischen Teil erarbeiteten Grundlagen auf die Personalprozesse der Fa. Mustermann GmbH angewandt werden. Zu Beginn werden die bereits vorhandenen Gegebenheiten und Rahmenbedingungen der Fa. Mustermann GmbH näher beleuchtet, wobei explizit auf die für diese Arbeit relevanten Restriktionen und Einflüsse eingegangen wird. Anschließend werden die relevanten Geschäftsprozesse ermittelt und anhand des im theoretischen Teil dieser Arbeit entworfenen Phasenmodells des Geschäftsprozessmanagement bearbeitet. Abschließend soll ein Blick in die Zukunft des Personalmanagements innerhalb der Automobilindustrie allgemein und der Fa. Mustermann GmbH im Speziellen sowie ein Resümee diese Arbeit abrunden.

3.1 Fa. Mustermann GmbH

Die Fa. Mustermann GmbH mit Sitz in Musterstadt ist seit mehreren Jahrzehnten Lieferant von Kunststoffspritzteilen und komplett montierten Baugruppen. Insbesondere im Bereich der Klima-, Navigations- und Radiobedienelemente werden alle größeren Automobilzulieferer (Sony, Harman-Becker, Visteon, Delphi, Siemens VDO, Blaupunkt u.v.m.) als so genannter Second Tier Supplier bedient. Die Fa. Mustermann GmbH ist seit Februar 2004 im Bereich der Qualitätsmanagementsysteme nach ISO 9001 zertifiziert, im August 2004 stand die Erweiterung auf die TS 16949 an. Im Rahmen dieses Audits wurden auch die Personalprozesse der Fa. Mustermann GmbH hinsichtlich ihrer Vollständigkeit und Wirksamkeit überprüft. Mustermann GmbH zählt mit einer Belegschaft von ca. 380 Mitarbeitern zu einem typisch mittelständischen Unternehmen in der Branche und kann als einer der Marktführer angesehen werden. Der Hauptsitz befindet sich in Musterstadt, wobei die Fertigung, die Lackiererei und der Versand in ein zweites Werk nach Musterstadt - Untermusterstadt ausgelagert wurden. In Ungarn befindet sich seit Anfang 2004 ein weiteres Werk, in welchen hauptsächlich die manuellen Fertigungsschritte ausgeführt werden.

3.2 Organisation der Fa. Mustermann GmbH

Für das Verständnis der durchgeführten Maßnahmen im Rahmen dieser Arbeit ist es erforderlich, den grundsätzlichen Aufbau der Fa. Mustermann GmbH an sich als auch die Systematik des bereits implementierten QMS nach ISO 9001 näher zu betrachten. Es existieren hier einige durch den Verfasser nicht beeinflussbare Einflüsse und Restriktionen, welche direkten Einfluss auf den Fortgang und das Ergebnis dieser Arbeit haben.

3.2.1 Aufbau und Prozessorganisation

Die Fa. Mustermann GmbH ist eine klassische Ein-Linien-Organisation mit mehreren Stabsstellen (s. Organigramm in der VA Organisation im Anhang I). Aufgrund der langen Entscheidungs- und Kommunikationswege bei dieser Form der Aufbauorganisation wird zur Verbesserung der Abläufe die direkte Abstimmung zwischen einzelnen Stellen verschiedener Abteilungen zugelassen, wobei die jeweils übergeordnete Stelle informiert werden muss („Fayolsche Brücke“).[148] Die Fa. Mustermann GmbH wird von einem Geschäftsführer, welcher gleichzeitig Eigentümer des Unternehmens ist, geleitet, wobei er von vier Prokuristen aus den Bereichen Buchhaltung, Vertrieb, Betriebsleitung und Einkauf unterstützt wird. Die Tiefe der Hierarchieebenen (Leitungstiefe) ist sehr unterschiedlich, sie reicht von zwei (Konstruktion / Formenbau) bis sechs Hierarchieebenen (Endmontage, inkl. Schichtführer und Einsteller). Auch die Leitungsspanne differiert sehr stark, hierbei muss allerdings die Qualifikation des unterstellten Personals betrachtet werden. Aus diesem Grunde seien hier die reinen Produktions- und Fertigungsbereiche mit ihren vorwiegend repetitiven Routinetätigkeiten ausgeklammert, alleinig die Bereiche mit höher qualifizierten MA soll hierbei beleuchtet werden. Im Bereich der höher qualifizierten MA reicht die Leitungsspanne von fünf MA (Buchhaltung) bis zu 27 MA (Werkzeugbau), die durchschnittliche Führungsspanne ohne Produktions- und Fertigungsbereiche liegt bei ca. 12 MA. Wie aus dem Organigramm zu entnehmen, ist innerhalb der Fa. Mustermann das Personalwesen und die Lohnbuchhaltung als Teilbereich der Buchhaltung angesiedelt. Eine personelle Trennung der Bereiche Lohnbuchhaltung und Personalwesen findet nicht statt, zusammen sind in beiden Bereichen zwei Mitarbeiter tätig. Der Aufgabenbereich der Lohnbuchhaltung / des Personalwesens erstreckt sich von der Zeiterfassung und der Lohnabrechung über die Verwaltung der Personalstammdaten und Führung der Urlaubskartei bis hin zum Schalten von Stellenanzeigen und der Annahme von Bewerbungsunterlagen. Wie bereits aus der vorangegangen Aufzählung ersichtlich, handelt es sich beim Aufgabenspektrum der Lohnbuchhaltung um nahezu rein administrative Tätigkeiten, die operative Personalarbeit wird komplett auf die Führungskräfte der einzelnen Fachabteilungen verlagert. Die Betreuung der kaufmännischen Auszubildenden wird durch den Prokuristen aus dem Bereich Finanzen sichergestellt, die fachspezifische Ausbildung erfolgt in den Abteilungen selbst. Die gewerblichen Auszubildenden werden komplett von den jeweiligen Abteilungsleiters / Meistern in den einzelnen Bereichen betreut.

Im Rahmen der Vorbereitung auf die Zertifizierung nach ISO 9001 wurden die verschiedenen Prozessebenen mit den zugehörenden Geschäftsprozessen definiert, eine Anpassung in Vorbereitung auf die Zertifizierung nach TS 16949 war aufgrund der identischen Basis beider Normen nicht erforderlich. Die Prozesse gliedern sich in die vier Prozessebenen

Managementprozesse

Geschäftsprozesse

Unterstützende Prozesse

Mess-, Analyse-, und Verbesserungsprozesse

Zusammen mit den einzelnen Prozessen und den zugehörigen Schnittstellen bilden diese Ebenen die Prozesslandkarte (s. Anhang I) der Fa. Mustermann GmbH ab. Im Rahmen dieser Arbeit sind vor allem die Prozesse „Personalentwicklung“ aus der Ebene der Managementprozesse als auch der Prozess „Prozessmessung“ aus der Ebene der Mess-, Analyse-, und Verbesserungsprozesse relevant, selbstverständlich dürfen aber deren Wechselwirkungen mit sämtlichen anderen Prozessen innerhalb der Unternehmung nicht vernachlässigt werden.

3.2.2 Systematik der QMS – Dokumentation der Fa. Mustermann GmbH

Der Aufbau der QMS – Dokumentation der Fa. Mustermann GmbH wurde bereits in Vorbereitung auf die Zertifizierung nach ISO 9001 festgelegt; eine Anpassung in Hinblick auf die Zertifizierung nach TS 16949 ist aufgrund der selben Normenfamilie nicht notwendig. Der grundsätzliche Aufbau der Dokumentation ist durch die TS 16949 vorgegeben, die Ausgestaltung der jeweiligen unternehmensspezifischen Unterlagen obliegt wiederum der Organisation.[149] Die Dokumentation der Fa. Mustermann GmbH gliedert sich in vier Ebenen, wobei die oberste Stufe das Managementhandbuch darstellt. Bei einem Managementhandbuch handelt es sich um ein Vorgabedokument, in dem das Managementsystem einer Organisation festgelegt ist, wobei sowohl getrennte Handbücher für Qualität, Umweltschutz und Arbeitsschutz als auch integrierte Handbücher möglich sind.[150] Die Fa. Mustermann GmbH hat sich für den Einsatz eines integrierten Handbuches entschieden. In zweiter Ebene der QMS - Dokumentation stehen die Verfahrensanweisungen, welche die bereichsübergreifenden Prozesse inklusive deren Schnittstellen abbilden. Auf der dritten Ebene sind die Arbeitsanweisungen zu finden, welche die auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogenen Tätigkeiten abbilden. In der untersten, vierten Ebene sind ggf. noch Checklisten und Prüfanweisungen vorhanden, welche zur korrekten Umsetzung der jeweiligen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen unterstützend eingesetzt werden. Für weitergehende Erläuterungen hinsichtlich der QMS – Dokumentation der Fa. Mustermann GmbH sei hier auf die im...